Relatório administrativo: o que é, importância e como elaborar

No mundo empresarial dinâmico e competitivo, o relatório administrativo transcende a papelada burocrática. 

Sua função de informar e atualizar os gestores sobre as operações é imprescindível no contexto atual e é uma das formas de sair na frente da concorrência. Afinal, conhecimento é poder. 

E você sabe como elaborar um relatório da administração? Quais são os demais objetivos do documento? E o relatório de atividades administrativas?

Neste artigo, vamos explorar cada aspecto deste documento. Confira!

O que é um relatório administrativo?

Um relatório administrativo é um documento sistematizado que fornece uma visão abrangente do desempenho operacional, financeiro e estratégico de uma empresa. 

Ele é utilizado para transmitir informações críticas às partes interessadas, de modo a facilitar a tomada de decisões e a avaliação de performance. 

Por meio desta ferramenta, gestores podem consolidar dados, interpretar resultados e traçar caminhos para o futuro dos negócios.

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Qual o objetivo do relatório da administração?

O objetivo primordial de um relatório da administração é oferecer transparência e promover o entendimento pleno das atividades e resultados da empresa. 

Este instrumento se mostra de extrema importância ao subsidiar a gestão estratégica e operacional com informações precisas, agindo como um alicerce para o crescimento contínuo e a melhoria de processos. 

Ademais, o relatório de gestão administrativa cumpre um papel crítico na comunicação com investidores, acionistas e outros stakeholders, o que contribui para assegurar a confiança e sustentabilidade do empreendimento a longo prazo.

Diante de tanta importância, é provável que você queira saber como fazer um relatório administrativo, certo? Mas antes disso, é preciso entender se toda empresa deve elaborá-lo.

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Toda empresa deve elaborar esse documento?

A elaboração do relatório não é obrigatória para nenhuma organização, por não ser uma exigência legal, mas é uma prática altamente recomendável para qualquer empresa.

Ela não é exclusivamente destinada a grandes corporações, uma vez que micro, pequenos e médios negócios também podem se beneficiar dessa ferramenta. 

Para pequenas e médias empresas, ele proporciona claridade acerca do progresso e dos obstáculos operacionais, enquanto para as grandes é essencial para manter a organização e o alinhamento estratégico. 

Relatórios robustos são indicadores de um negócio que preza pela transparência, controle e objetividade, fatores decisivos para a construção de uma imagem sólida frente ao mercado e que geram confiança entre acionistas e parceiros comerciais.

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Como fazer um relatório administrativo?

Quer aprender como fazer um relatório administrativo? A prática requer planejamento e atenção a detalhes, então fique atento aos seguintes passos:

1. Comece com a definição do período que o relatório cobrirá;
2. Colete e analise dados financeiros, operacionais e de recursos humanos;
3. Seja conciso e objetivo, compondo um documento que seja simultaneamente abrangente e fácil de compreender;
4. Utilize um modelo de relatório administrativo padronizado para manter a consistência e profissionalismo;
5. Certifique-se de incluir uma seção de resumo executivo, análises fundamentadas, e visões gerais de performance;
6. Ao final, apresente recomendações práticas e considerações para o futuro. Isso não só mostra retrospectiva e prospectiva, mas também demonstra proatividade em endereçar melhorias e planos de ação.

Seguindo essas dicas, você terá um bom modelo de relatório administrativo. Mas é fundamental conhecer os erros mais comuns para saber como evitá-los.

Principais erros na elaboração desse relatório e como evitá-los

Para produzir um documento confiável, influente e informativo, o responsável precisa evitar algumas armadilhas comuns na criação do relatório de gestão administrativa. 

Abaixo, apontamos alguns dos deslizes frequentemente encontrados, já com a solução para evitá-los:

• Ausência de análise e contexto: não basta apenas listar dados; é imprescindível oferecer análises que expliquem o significado por trás dos números;
• Desorganização: use uma estrutura lógica e clara que guie o leitor pelos pontos-chave do relatório. Um fluxo incoerente pode obscurecer dados importantes;
• Objetividade reduzida: em dados e discussões, seja objetivo. Elimine opiniões pessoais ou suposições sem fundamentos que possam minar a confiabilidade do relatório;
• Ignorância do público-alvo: compreenda quem são os destinatários do relatório e ajuste a linguagem e o formato para se adequar ao nível de entendimento e expectativas;
• Informações excessivas: evite sobrecarregar o relatório com dados desnecessários. Foque em informações úteis que impulsionam o entendimento da condição atual e futura da empresa.

Abordando esses erros com estratégias preventivas, o relatório ganhará valor e eficácia comunicativa.

E para ajudá-lo na elaboração, apresentamos a seguir um modelo que pode inspirá-lo!

Modelo de relatório administrativo

Um modelo eficiente deste relatório fornece uma estrutura clara para a apresentação de informações essenciais. 

Ele deve guiar o leitor numa jornada lógica que começa pelo panorama geral e se aprofunda nos detalhes, culminando em conclusões estratégicas e recomendações.

Incluir um relatório de atividades administrativas nem sempre é essencial, mas pode contribuir para o entendimento das demais informações.

Confira a seguir o que não pode faltar em seu modelo:

1. Cabeçalho

– Título do Relatório (ex.: Relatório de Gestão Administrativa Anual)

– Subtítulo (se aplicável)

– Nome da Empresa

– Período de Tempo (ex.: 1º Trimestre de 2023)

2. Sumário Executivo

– Sinopse dos pontos centrais do relatório

3. Índice

– Tabela de conteúdos com numeração de páginas

4. Introdução

– Objetivo do relatório

– Métodos de coleta de dados

5. Análise Financeira

– Resumo das finanças

– Gráficos e tabelas pertinentes

6. Desempenho Operacional

– Avaliação de processos operacionais

– Dados de desempenho

7. Conquistas e Progresso

– Objetivos alcançados

– Desafios encontrados e soluções adotadas

8. Planejamento e Projeções Futuras

– Estratégias para o futuro

– Metas e objetivos propostos

9. Conclusões e Recomendações

– Sumário das descobertas

– Ações recomendadas

10. Anexos

– Documentos adicionais de suporte

Esse modelo pode ser ajustado de acordo com as necessidades específicas e podem ser incluídas outras seções como o “Relatório de Atividades Administrativas”, dependendo da complexidade e requisitos da administração da empresa.

Ao final, é importante constar a assinatura do responsável para dar legitimidade ao documento, e o processo pode ser mais fácil se sua empresa contar com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, como o sistema da TOTVS.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Na era digital, agilidade e segurança nos processos são primordiais para toda empresa. O TOTVS Assinatura Eletrônica vem como um aliado vital, possibilitando a assinatura de documentos de maneira rápida, segura e legalmente válida. 

Com o sistema da maior empresa de tecnologia do Brasil, os relatórios administrativos e outros documentos importantes podem ser assinados eletronicamente, de modo a economizar tempo e reduzir erros. 

Seja com certificado digital A1 ou A3, e também sem o uso de certificado, seus documentos serão assegurados com alta tecnologia de criptografia (SHA256).

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ele pode transformar a sua rotina empresarial!

Conclusão

O relatório administrativo é um mecanismo indispensável para negócios de qualquer tamanho. 

Com este documento informativo, que traz uma visão abrangente do desempenho empresarial, gestores e investidores podem tomar decisões informadas, alavancando estratégias e promovendo crescimento. 

A precisão na sua elaboração é tanto um reflexo quanto um impulsionador da excelência administrativa. Para isso, a concisão e a objetividade são grandes aliados.

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