Você já se deparou com uma situação em que um processo não seguiu como o planejado? Ou talvez tenha identificado um produto que não atendia aos requisitos de qualidade? Nessas situações, o relatório de não conformidade é uma ferramenta ideal para documentar, analisar e corrigir o problema.
Mas afinal, o que é um relatório de não conformidade? Em termos simples, é um documento que registra um desvio em relação a um padrão, requisito ou norma estabelecida.
E por que ele é tão importante? Porque ele permite que a sua empresa aprenda com os erros, evita que eles se repitam e, consequentemente, melhora seus processos e produtos.
Neste artigo, vamos mostrar como elaborar um relatório de não conformidade de forma eficaz e como ele pode trazer benefícios significativos para a sua empresa.
O que é um relatório de não conformidade?
Um relatório de não conformidade é um documento formal utilizado para registrar qualquer desvio ou falha nos processos de uma empresa em relação aos padrões, ou normas estabelecidos.
Ou seja, é uma condição em que um produto, processo ou sistema não satisfaz integralmente os critérios especificados.
Imagine que uma fábrica de chocolates descobre que alguns bombons estão com um sabor amargo. Um funcionário registrou essa ocorrência em um relatório de não conformidade.
Ele detalhou o problema (sabor amargo), o local onde ocorreu (linha de produção 2), a data, o lote afetado e as evidências (fotos dos bombons).
Depois, a equipe de qualidade investigou o problema e descobriu que um novo fornecedor de cacau está utilizando um lote com um sabor diferente do habitual.
A fábrica trocou o fornecedor, limpou a linha de produção e realizou testes para garantir que o problema fosse resolvido.
Por que é importante registrar uma não conformidade?
Registrar uma não conformidade é essencial para a integridade operacional e a qualidade dos produtos e serviços de uma organização. Sem esses registros, problemas podem passar despercebidos, comprometendo a confiança dos clientes e a reputação da empresa.
Pense na última vez que você encontrou um produto defeituoso; agora imagine se cada cliente tivesse a mesma experiência. O registro documentado ajuda não apenas na resolução, mas na análise e prevenção futura.
Ao documentar o problema, você:
- Evita a repetição de erros: ao analisar as causas de uma não conformidade, você pode identificar e eliminar as falhas nos processos que levaram ao problema;
- Demonstra comprometimento com a qualidade: um sistema de gestão de não conformidades eficaz demonstra para seus clientes e stakeholders que a sua empresa leva a qualidade a sério;
- Atende a requisitos legais e normativos: muitas normas e regulamentações exigem que as empresas registrem e investiguem as não conformidades.
Quem é responsável por elaborar o documento?
A responsabilidade por elaborar um relatório de não conformidade geralmente recai sobre o gestor ou supervisor do departamento onde o incidente ocorreu. No entanto, a colaboração de toda a equipe é valiosa.
Pense assim: enquanto o gestor organiza e verifica todos os detalhes, a equipe fornece o conhecimento em primeira mão do ocorrido. Esse trabalho conjunto garante que o relatório seja completo e preciso.
No entanto, geralmente essa tarefa é atribuída ao:
- Equipe de qualidade: profissionais com conhecimento técnico e experiência em gestão de qualidade;
- Gestor ou supervisor do processo: a pessoa responsável pelo processo onde a não conformidade ocorreu;
- Funcionário que identificou a não conformidade: em alguns casos, o próprio funcionário que identificou o problema pode ser responsável por elaborar o relatório inicial.
Como fazer um relatório de não conformidade?
Criar um relatório de não conformidade exige um processo meticuloso, onde cada detalhe é relevante. Vamos detalhar cada etapa deste processo para garantir que nada passe despercebido.
Registro e descrição do fato
O primeiro passo é documentar o que aconteceu. Descreva o evento com clareza, respondendo às perguntas básicas: o que, quando, onde e quem estava envolvido.
A narrativa precisa ser objetiva e factual, assim como um relatório policial que precisa ser preciso para gerar resultados e análises posteriores.
Confira o passo a passo:
- O que aconteceu? Descreva de forma clara e objetiva o fato que gerou a não conformidade;
- Quando ocorreu? Indique a data e o horário exatos;
- Onde ocorreu? Localize o local onde a não conformidade foi identificada;
- Quem estava envolvido? Identifique as pessoas que estavam presentes no momento da ocorrência.
Evidências objetivas
As evidências são o alicerce do relatório de não conformidade. Elas sustentam a descrição do fato e fornecem base para análise. Isso pode incluir fotos, vídeos, dados de sistemas ou testemunhos de funcionários.
Quanto mais robustas forem as evidências, mais claro será o entendimento da situação.
Veja o passo a passo:
- Fotos: registre visualmente a não conformidade;
- Documentos: anexe qualquer documento relevante, como relatórios de inspeção, ordens de serviço, etc;
- Testemunhas: liste as pessoas que podem confirmar o ocorrido.
Referências ou requisitos normativos
Relacione a não conformidade aos padrões ou normas que foram violados. Isso pode ser uma norma ISO, uma regulamentação interna ou uma exigência legal.
Clarificar a ligação com os requerimentos consultados fornece um contexto necessário à compreensão do erro e facilita a identificação da solução.
Assim, você responde à pergunta: “Qual norma ou procedimento foi violado?” e cita a norma, especificação ou procedimento não cumprido.
Ações imediatas
Logo após uma não conformidade ser identificada, é importante que você verifique as ações imediatas tomadas para conter ou mitigar o problema.
Elas têm como objetivo limitar qualquer efeito adverso instantâneo e garantir a segurança ou a continuidade operacional.
Para isso, você precisa responder à pergunta: “O que foi feito para conter o problema?” e descrever as ações tomadas para evitar que a não conformidade cause danos maiores.
Ações corretivas
As ações corretivas são pensadas a longo prazo, com o intuito de evitar que a mesma não se repita.
Para isso, aborde como essas ações serão implementadas e quem será responsável por cada etapa. Deve ser um plano claro, como o roteiro em um filme, onde cada cena leva ao clímax desejado.
Responda à pergunta: “Como evitar que o problema se repita?” e proponha ações para eliminar a causa raiz do problema e prevenir que ele ocorra novamente.
Leia também: Assinatura avançada: mais segurança e agilidade para seus documentos
Exemplo de relatório de não conformidade preenchido
Para ajudar na compreensão, vamos apresentar um exemplo fictício de um relatório de não conformidade preenchido.
A visão prática ilustra como cada seção deve ser abordada e oferece um modelo para comparação e análise.
Confira o modelo de relatório de não conformidade:
Título: Desvio na espessura do revestimento de peças metálicas
Data: 15/03/2024
Departamento: Produção
Processo: Revestimento de peças metálicas
Descrição da Não Conformidade: Durante a inspeção final de qualidade, foi constatado que um lote de 100 peças metálicas apresentava a espessura do revestimento inferior ao especificado na norma técnica XYZ-123. A espessura média encontrada foi de 2,5mm, enquanto o valor mínimo estabelecido é de 3,0mm.
Evidências Objetivas:
Relatório de inspeção nº 1234, com data de 15/03/2024.
Fotos das peças com desvio de espessura.
Amostras das peças não conformes.
Requisitos Normativos:
Norma técnica XYZ-123: Especificação técnica para revestimento de peças metálicas.
Ações Imediatas:
Isolamento do lote de peças não conformes em área específica.
Comunicação ao responsável pela produção para interrupção do processo.
Análise das causas do problema junto à equipe técnica.
Ações Corretivas:
Causa raiz: Desajuste no equipamento de revestimento.
Ação: Realizar a calibragem do equipamento e realizar testes para garantir a conformidade do processo.
Responsável: Técnico de manutenção.
Prazo: 24 horas.
Verificação: Realizar nova inspeção em um lote de peças após a correção para confirmar a eficácia da ação.
Responsável pela Investigação:
Engenheiro de Qualidade – João Silva
Aprovação:
Gerente de Produção – Maria Santos
Data de Aprovação: 16/03/2024
Observações:
A não conformidade impactou diretamente a qualidade do produto final, podendo comprometer a sua durabilidade e funcionalidade.
Identificar e corrigir a causa raiz é fundamental para evitar a reincidência do problema.
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Conclusão
Como você viu, o relatório de não conformidade é uma ferramenta essencial para garantir a qualidade dos produtos e serviços da sua empresa.
Utilizar essa prática regularmente contribuirá para a melhoria contínua e o sucesso sustentado de sua organização.
Aplicar essas etapas pode fazer toda a diferença na forma como sua empresa administra e corrige suas falhas, trazendo mais eficiência e qualidade aos seus processos diários.
Lembre-se: a identificação de uma não conformidade não deve ser vista como um problema, mas sim como uma oportunidade de aprendizado e crescimento.
Aproveite e leia o nosso artigo sobre os 5 modelos de cláusulas para adicionar no contrato de assinatura eletrônica.
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