No mundo corporativo, a elaboração de relatórios técnicos é uma prática essencial para a comunicação eficaz de informações complexas e detalhadas.
Esses documentos desempenham um papel crucial na documentação de processos, análise de dados e tomada de decisões.
Mas afinal, o que é um relatório técnico? Qual a sua importância e como estruturá-lo adequadamente?
Neste blogpost, exploraremos esses pontos, abordando os objetivos, principais tipos e exemplos de relatórios técnicos.
Nosso objetivo é fornecer um guia completo que ajude gestores e empresários a entenderem melhor como esses documentos podem otimizar a rotina empresarial e garantir a eficiência operacional.
Vamos lá?
O que é relatório técnico?
Um relatório técnico é um documento que tem como finalidade apresentar informações detalhadas e precisas sobre um determinado serviço realizado em uma visita técnica.
A linguagem utilizada é própria de especialistas, direcionada a um público que possui conhecimento específico na área abordada.
Ele pode abordar temas variados, desde manutenção de equipamentos até análises ambientais, sempre com um enfoque claro e objetivo.
Por isso, é fundamental para a documentação de processos, inspeções e auditorias, oferecendo uma base sólida para a tomada de decisões informadas.
Para entender melhor o que é relatório técnico, vamos nos aprofundar em seus objetivos.
Qual é o objetivo de um relatório técnico?
O principal objetivo de um relatório técnico é fornecer uma descrição clara e detalhada de um evento, serviço ou processo, com o intuito de informar, analisar ou recomendar ações.
Esses relatórios são utilizados para documentar os procedimentos seguidos, os resultados obtidos e as conclusões alcançadas, o que facilita a comunicação entre equipes técnicas e gestores.
Além disso, eles servem como registro oficial, uma espécie de histórico de dados, e podem ser consultados em auditorias, investigações e revisões.
Devido a estas finalidades, a precisão e a clareza das informações são essenciais para garantir que as decisões baseadas nesses relatórios sejam fundamentadas e eficazes.
Antes de aprender como fazer um relatório técnico, é preciso entender por que elaborar o documento.
Por que elaborar um relatório como este?
Elaborar um relatório especializado é fundamental por diversas razões, tais como:
- Confere padronização aos processos empresariais;
- Confere transparência ao comprovar para o cliente a realização do trabalho;
- Proporciona uma documentação detalhada e estruturada que facilita a compreensão dos procedimentos e resultados de um projeto ou atividade;
- É crucial para a tomada de decisões informadas, pois oferece uma base sólida de dados e análises que sustentam as ações estratégicas da empresa;
- Serve como uma ferramenta de comunicação eficaz entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos, o que garante que todos os envolvidos tenham acesso às mesmas informações.
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Principais tipos de relatório técnico
Existem diversos tipos de relatórios técnicos, cada um com uma finalidade específica e estrutura particular.
A seguir, exploramos os principais tipos e fornecemos modelos bem simples e resumidos que podem auxiliar na elaboração desses documentos.
Relatório técnico de manutenção
O relatório técnico de manutenção é um documento essencial para o registro detalhado das atividades de manutenção preventivas ou corretivas realizadas em equipamentos, sistemas ou instalações.
Ele deve incluir informações como:
- Identificação do equipamento;
- Descrição das falhas encontradas;
- Ações corretivas executadas;
- Peças substituídas;
- Tempo de serviço;
- Resultados obtidos.
Além disso, é importante registrar as recomendações para futuras manutenções preventivas e corretivas, garantindo a continuidade operacional e a eficiência dos equipamentos.
Este tipo de relatório é fundamental para monitorar o desempenho dos ativos, identificar padrões de falhas e planejar intervenções de forma proativa, evitando paradas inesperadas e custos elevados de reparo.
A elaboração bem estruturada deste documento contribui significativamente para a gestão eficiente dos recursos e a sustentabilidade das operações.
Confira a seguir um exemplo de relatório técnico de manutenção:
Título: Relatório de Manutenção – Equipamento XYZ
Identificação do equipamento: Máquina XYZ, Número de Série: 12345
Data da manutenção: 01/07/2024
Técnico responsável: João Silva
Descrição das atividades realizadas:
- Substituição do filtro de ar.
- Verificação e ajuste das correias.
- Lubrificação das partes móveis.
Peças substituídas: Filtro de ar (Código: 67890)
Tempo de serviço: 2 horas
Resultados obtidos: Equipamento funcionando dentro dos parâmetros normais.
Recomendações: realizar nova manutenção preventiva em 6 meses.
Relatório técnico de visita
O relatório técnico de visita é utilizado para documentar as observações e ações realizadas durante visitas técnicas a locais específicos, como obras, instalações industriais ou áreas de produção.
O documento deve incluir;
- Descrição detalhada do local visitado;
- Objetivos da visita;
- Condições observadas;
- Atividades realizadas;
- Recomendações feitas.
Informações como datas, horários e a identificação das pessoas envolvidas também são importantes para um registro completo e preciso.
Este tipo de relatório é essencial para garantir a transparência e a rastreabilidade das inspeções, auditorias e avaliações. Assim, facilita o acompanhamento de ações corretivas e preventivas.
Além disso, como já pontuado, é uma poderosa ferramenta de comunicação entre diferentes equipes e departamentos.
Confira a seguir um modelo:
Título: Relatório Técnico de Visita – Instalação ABC
Data da visita: 01/07/2024
Técnico responsável: Giovanna Oliveira
Objetivo da visita: Inspeção periódica das condições operacionais.
Descrição das condições observadas:
- Sistema de ventilação funcionando adequadamente;
- Pequenos vazamentos identificados nas tubulações de água.
Ações realizadas:
- Ajuste nos controles de ventilação;
- Reparos temporários nos vazamentos.
Recomendações: Substituir tubulações danificadas na próxima visita.
Relatório técnico de segurança do trabalho
O relatório de segurança do trabalho é um documento crucial para garantir a conformidade da gestão da saúde e segurança no ambiente laboral.
Ele deve incluir:
- Avaliações detalhadas dos riscos presentes no local de trabalho;
- Medidas preventivas adotadas;
- Incidentes ou acidentes ocorridos;
- Ações corretivas implementadas;
- Treinamentos realizados;
- Inspeções de equipamentos de segurança;
- Conformidade com as normas regulamentadoras.
A elaboração desse relatório é fundamental para identificar e mitigar riscos, promover a segurança dos trabalhadores e garantir a conformidade legal.
Dessa forma, contribui para a criação de um ambiente de trabalho seguro e saudável, o que reduz a incidência de acidentes e doenças ocupacionais e melhora a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
A seguir, você confere um modelo de relatório técnico de segurança do trabalho:
Título: Relatório Técnico de Segurança do Trabalho – Setor de Produção
Data da inspeção: 01/07/2024
Engenheiro de segurança: Tânia Diniz
Avaliação de riscos:
- Risco de queda em plataformas elevadas;
- Exposição a ruído acima dos limites permitidos.
Medidas preventivas adotadas:
- Instalação de corrimãos adicionais;
- Distribuição de protetores auriculares.
Incidentes registrados: Nenhum
Conclusões e recomendações: Reforçar treinamentos sobre uso de EPIs.
Relatório de avaria
O relatório de avaria é utilizado para documentar e analisar danos ou defeitos em equipamentos, produtos ou instalações.
O documento inclui uma descrição detalhada da avaria, identificando a natureza do problema, as possíveis causas e os impactos resultantes.
Além disso, traz informações sobre as medidas corretivas adotadas, os responsáveis pela resolução e o tempo estimado para a recuperação total.
Fotografias ou ilustrações do dano podem ser adicionadas para proporcionar uma visualização clara da situação.
Dada sua natureza, este tipo de relatório é crucial para a gestão de qualidade e manutenção, permitindo uma resposta rápida e eficaz a problemas que possam comprometer a operação.
Confira um modelo simples sobre um veículo de uma frota:
Título: Relatório de Avaria – Veículo ABC
Data da avaria: 01/07/2024
Responsável pela inspeção: Pedro Alves
Descrição da avaria:
- Amassado na porta traseira direita;
- Vidro lateral quebrado.
Causas prováveis: Colisão com objeto fixo.
Medidas corretivas: Substituição do vidro e reparo da porta.
Tempo estimado para reparo: 3 dias
Relatório técnico ambiental
O relatório técnico ambiental avalia e comunica os impactos ambientais de atividades ou projetos específicos. É muito comum nos momentos de instalação e operação de novos empreendimentos. Para cumprir sua finalidade, ele traz as seguintes informações:
- Descrição detalhada das atividades realizadas;
- Metodologias de avaliação utilizadas;
- Resultados obtidos;
- Medidas mitigadoras recomendadas;
- Informações sobre a conformidade com as regulamentações ambientais e as licenças necessárias;
- Ações de monitoramento e controle ambiental implementadas.
Ao prezar pela boa estrutura de relatório técnico ambiental, o responsável garante não só a sustentabilidade, mas a responsabilidade e o compromisso ambiental das operações empresariais.
O documento também serve como uma ferramenta de comunicação com órgãos reguladores, investidores e a comunidade.
Confira um modelo simples:
Título: Relatório Técnico Ambiental – Projeto XYZ
Data da avaliação: 01/07/2024
Especialista ambiental: Juliane Valadares
Descrição das atividades:
- Coleta de amostras de solo e água;
- Análise da flora e fauna local.
Resultados obtidos:
- Solo com níveis de contaminação dentro do permitido;
- Fauna diversificada e saudável.
Medidas mitigadoras: Instalação de barreiras de contenção de sedimentos.
Conclusões: Impacto ambiental mínimo, projeto pode prosseguir.
Relatório de não conformidade
O relatório de não conformidade é utilizado para documentar desvios em relação a normas, especificações ou padrões estabelecidos. Ele avalia, portanto, a qualidade.
Em um modelo de relatório técnico de não conformidade é preciso constar:
- Descrição detalhada da não conformidade identificada;
- Causas subjacentes;
- Impactos potenciais;
- Ações corretivas e preventivas adotadas;
- Responsabilidades e prazos para a implementação das ações corretivas.
Com a elaboração deste relatório, a empresa trabalha em prol da gestão da qualidade e da melhoria contínua dos processos.
Isso porque ele ajuda a identificar áreas problemáticas, prevenir a recorrência de falhas e garantir que os produtos e serviços atendam aos requisitos estabelecidos.
Este documento também é essencial para auditorias e certificações, o que demonstra o compromisso da empresa com a conformidade e a excelência. Confira um modelo simples:
Título: Relatório de Não Conformidade – Produto XYZ
Data da identificação: 01/07/2024
Responsável pela avaliação: Lucas Ferreira
Descrição da não Conformidade:
- Produto fora das especificações de tamanho.
Causas identificadas: Falha no ajuste da máquina de corte.
Ações corretivas: Reajuste da máquina e revisão dos processos de controle de qualidade.
Prazo para Implementação: Imediato
Relatório fotográfico
Finalizando nossa lista de tipos de relatórios técnicos, o relatório fotográfico utiliza imagens para documentar condições, eventos ou processos de forma visual e detalhada.
Por isso, inclui fotografias organizadas de maneira lógica, acompanhadas de descrições explicativas que contextualizam cada imagem.
É importante registrar a data, o local e as circunstâncias em que cada foto foi tirada.
Ele é especialmente útil em manutenções, inspeções, auditorias e projetos de construção, onde as imagens podem fornecer evidências claras e irrefutáveis das observações feitas. É uma forma de comprovar o “antes e depois”.
Além de facilitar a comunicação entre diferentes partes interessadas e permitir uma compreensão visual imediata das condições relatadas, o documento auxilia na tomada de decisões e no acompanhamento de ações corretivas e preventivas.
Confira abaixo um modelo:
Título: Relatório Fotográfico – Inspeção de Obra
Data da Inspeção: 01/07/2024
Fotógrafo responsável: Paula Lima
Descrição das fotos:
Foto 1: Estado atual da fundação (Descrição: Fundação concluída, sem rachaduras).
Foto 2: Estrutura de sustentação (Descrição: Colunas de aço instaladas corretamente).
Foto 3: Área de armazenamento de materiais (Descrição: Materiais organizados e cobertos).
Observações adicionais: Todas as etapas estão de acordo com o cronograma.
Como deve ser a estrutura deste documento?
A estrutura de um relatório técnico pode variar dependendo do tipo e do objetivo do documento, mas geralmente segue um formato padrão que inclui:
- Cabeçalho: inclui o logotipo da empresa e o título do relatório;
- Informações gerais: contém dados sobre a empresa que elaborou o relatório, informações do cliente e detalhes sobre o serviço prestado. Essa seção estabelece o contexto e garante que todas as partes envolvidas estejam identificadas;
- Campos descritivos: nesta seção, são detalhadas as solicitações iniciais, os problemas encontrados, as soluções aplicadas e as recomendações. É a parte principal do relatório, onde se descreve minuciosamente o trabalho realizado e os resultados obtidos;
- Checklist de inspeção: inclui questões específicas para verificar a conformidade com normas e padrões estabelecidos. Essa lista ajuda a garantir que todos os aspectos relevantes foram avaliados e documentados;
- Registros fotográficos: fotografias que documentam as condições antes, durante e após a execução do serviço;
- Finalização: contém uma seção que detalha os valores envolvidos no serviço, as conclusões da equipe técnica e as assinaturas dos responsáveis.
Essa estrutura organizada e detalhada é fundamental para garantir que o relatório técnico seja claro, completo e útil para a tomada de decisões.
Vamos ver então como fazer um relatório técnico simples?
Leia também: Controle de documentos: importância e como fazer na empresa
Como fazer um relatório técnico?
Para elaborar o documento de maneira clara e eficaz, basta seguir as seguintes etapas:
- Defina o objetivo: compreenda claramente o propósito do relatório e o público-alvo;
- Colete os dados: reúna todas as informações e dados necessários de forma organizada e sistemática;
- Utilize uma estrutura padrão: utilize a estrutura padrão mencionada anteriormente, adaptando conforme necessário e conforme as normas de cada área;
- Redija: escreva de forma clara, objetiva e técnica, evitando jargões desnecessários;
- Revise: revise o documento para garantir precisão, clareza e consistência das informações.
Ao final, não se esqueça de colher a assinatura dos responsáveis, processo que pode ser facilitado com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, como o da TOTVS.
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Conclusão
Elaborar relatórios técnicos de qualidade é essencial para a documentação precisa de processos, tomada de decisões informadas e comunicação eficaz entre equipes.
Compreender os diferentes tipos de relatórios e suas estruturas é fundamental para garantir que esses documentos cumpram seu papel de forma eficiente.
Para mais informações sobre como otimizar a elaboração de relatórios técnicos, confira nosso artigo sobre a organização de documentos empresariais!
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