Garantir a segurança de documentos é uma prática intrínseca a empresas bem-sucedidas. Isso porque a proteção das informações traz muitos benefícios à organização e pode evitar prejuízos financeiros e à reputação.
Existem algumas informações corporativas que devem ser protegidas, como dados de clientes, planos de negócios e dados confidenciais.
Essa proteção se aplica de igual maneira às organizações que já passaram pela automação e que hospedam suas atividades no ambiente virtual.
Diante desse contexto, como realizar uma boa gestão de informação e de documentos, de modo a assegurar sua organização? Como proteger documentos digitais?
Apresentamos 10 práticas de segurança de documentos que todo gestor deve adotar em seu negócio.
Acompanhe!
Por que é importante garantir a segurança de documentos empresariais?
Você sabia que, de acordo com pesquisa da Gartner, 56% dos clientes expressam interesse na segurança cibernética das organizações com quem fazem negócios?
Sim, os consumidores estão cada vez mais interessados sobre qual será sua exposição ao risco caso decidam usar o serviço ou produto de uma empresa.
Um estudo da Comparitech analisou os preços das ações de 34 empresas listadas na Bolsa de Valores de Nova York que sofreram grandes violações de dados. Após três semanas da data da publicização do incidente, os preços das ações caíram em média 3,5%.
No longo prazo, os preços das ações das empresas afetadas não acompanharam a média da NASDAQ. Após três anos, as empresas tiveram um desempenho inferior ao NASDAQ em 15,6%, em média.
Essas duas situações já expressam a importância de uma empresa se atentar para a segurança de documentos, certo? A seguir, listamos alguns motivos para prezar pela proteção de dados empresariais:
- Fidelizar clientes: manter a privacidade das informações dos seus clientes transmite confiança e segurança, o que pode ajudar na fidelização deles.
- Prevenir ataques cibernéticos: garantir que seus documentos e informações confidenciais estejam protegidos é um dos caminhos para evitar ataques cibernéticos.
- Assegurar a integridade das informações do negócio: garantir a segurança de documentos também é equivalente a assegurar que eles não serão alterados indevidamente.
- Garantir conformidade com leis: várias leis estabelecem diretrizes sobre proteção de dados e privacidade, como o GDPR (General Data Protection Regulation) da União Europeia e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), do Brasil.
- Evitar vazamento de informação confidencial e/ou sensível: dados sigilosos e confidenciais da empresa, como planos de negócios, estratégias de marketing ou informações sobre parcerias, por exemplo, podem ser prejudiciais se caírem em mãos erradas.
- Proteger a reputação e a credibilidade: uma empresa que se preocupa com segurança de arquivos digitais demonstra ter responsabilidade com as informações dos seus clientes, o que pode ser visto como positivo pelos consumidores e pelo mercado em geral.
Agora que já falamos sobre a importância de garantir a segurança documental, vamos às informações que devem estar asseguradas com as práticas empresariais.
Que informações do negócio devem ser protegidas?
Uma boa gestão de informação e de documentos depende da categorização dos dados para definir o nível de segurança. Ou seja, embora todos os dados de negócio sejam importantes, há alguns específicos que devem ser protegidos por força de lei ou por seu caráter confidencial.
Dessa forma, podemos separar as informações em cinco categorias que necessariamente devem ser protegidas:
- Informações da administração: contratos empresariais, relatórios financeiros e contábeis, outros documentos relativos à relação de emprego etc.
- Informações dos clientes: dados pessoais e confidenciais, que envolvem informações financeiras e de contato, CPF, CNH e outras informações.
- Informações dos colaboradores: dados pessoais, números de telefone, dados médicos, informações de login e senha, endereço residencial, endereços de e-mail etc.
- Informações profissionais: são específicas de determinada profissão, como os diagnósticos do setor de saúde ou as informações de imposto de renda no setor contábil.
- Informações da gestão empresarial: segredos comerciais, propriedade intelectual, listas de fornecedores exclusivos, informações financeiras (orçamentos e previsões), estratégia de marketing, planos estratégicos, documentos de aquisição e fusões etc.
Segurança de documentos: 10 dicas para aplicar
As empresas têm enorme capacidade de produzir um grande volume de documentos e dados diariamente. Por isso, é preciso ter atenção com a segurança de arquivos digitais e físicos.
E quais os cuidados que devemos ter com os documentos? Como proteger documentos digitais? Vamos às dicas práticas!
- Compartilhe as políticas internas da organização;
- Oriente e treine os funcionários;
- Armazene corretamente os documentos físicos;
- Limite o acesso e compartilhamento;
- Organize e categorize os arquivos;
- Aplique métodos de segurança de arquivos digitais;
- Invista em cloud computing;
- Programe backups automáticos;
- Aplique a gestão de documentos;
- Faça a destruição adequada dos arquivos.
1. Compartilhe as políticas internas da organização
O compartilhamento das políticas de segurança da informação da organização é crucial para a proteção de documentos. Essas políticas ajudam a definir os padrões de segurança que devem ser seguidos pelos funcionários e fornecem orientações sobre como tratar de documentos sensíveis.
Além disso, compartilhar essas políticas pode incentivar o debate sobre segurança e aumentar a conscientização dos funcionários sobre os riscos envolvidos na manipulação de informações confidenciais.
2. Oriente e treine os funcionários
O fator humano é o principal componente da segurança da informação. Ao mesmo tempo, conforme o relatório Insider Data Breach Survey 2021, esse fator foi a causa mais comum das violações de dados internos sofridos pelas organizações em 2020.
Diante deste cenário, a orientação e o treinamento adequados dos funcionários são fundamentais para a segurança documental. Um programa bem projetado contribui para a redução do risco de perda, roubo ou dano de documentos.
Além disso, também pode ajudar a proteger os documentos contra acesso não autorizado ou uso inadequado.
3. Armazene corretamente os documentos físicos
Um dos aspectos mais importantes da segurança de documentos físicos é o armazenamento. Se os documentos não forem armazenados adequadamente, podem ser danificados ou destruídos, tornando-os inúteis. E quais os cuidados que devemos ter com esses documentos?
Há algumas coisas a ter em mente ao armazenar documentos. Primeiro, eles devem ser armazenados em um ambiente climatizado para evitar que se deteriorem. Em segundo lugar, devem ser armazenados em local seco para evitar mofo ou bolor.
Existem outras diretrizes de conservação, mas o foco aqui é manter documentos físicos em lugar seguro, com trancamento e acesso restrito.
4. Limite o acesso e compartilhamento
Quando se trata de segurança de documentos, uma das boas práticas que podem ser adotadas é limitar o acesso e o compartilhamento.
Ao fazer isso, o gestor protege os documentos contra acesso não autorizado e garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou editá-los.
Limitar o compartilhamento também impede que informações confidenciais sejam acidentalmente vazadas ou compartilhadas com pessoas não autorizadas.
No caso da segurança de arquivos digitais, isso pode ser feito com credenciais e senhas seguras.
5. Organize e categorize os arquivos
Organizar e categorizar os documentos de forma correta é essencial para garantir a segurança das informações.
Um sistema de organização, arquivamento e categorização eficiente pode impedir o acesso não autorizado a documentos sensíveis, evitar a perda de informações importantes e garantir que os documentos sejam recuperados rapidamente quando necessário.
Além disso, um bom método facilita a busca dos dados. Dessa forma, contribui diretamente para a produtividade dos profissionais e para sua colaboração no ambiente de trabalho (inclusive em home office).
6. Aplique métodos de segurança de arquivos digitais
A proteção de documentos virtuais pode ser assegurada por alguns métodos. Veja:
- Tokens: são dispositivos eletrônicos (USB) geradores de senhas que armazenam, de maneira inviolável e segura, arquivos com certificação digital. Eles permitem uma autenticação segura de usuário.
- Tecnologia de chave pública: é uma forma de encriptar/codificar informações. É o que acontece no certificado digital, em que se aplica algoritmos de criptografia de chave pública para autenticar documentos por meio de assinaturas digitais.
- Proteção por senha: um dos principais métodos e mais utilizados, ela deve obedecer a alguns requisitos para ser altamente segura. Isso significa ser complexa, com combinações de símbolos, letras (maiúscula e minúscula) e números. Quanto mais elaborada, menores os riscos.
- Criptografia: é uma forma tradicional de segurança de arquivos digitais cujo objetivo é proteger o conteúdo ao tornar a mensagem indecifrável. Por meio da técnica de embaralhamento da escrita, o acesso fica restrito ao autor e ao destinatário, que devem utilizar uma senha específica.
7. Invista em cloud computing
A maioria das empresas hoje têm algum tipo de infraestrutura em nuvem. A computação em nuvem oferece muitos benefícios, incluindo maior flexibilidade, escalabilidade e economia de custos.
Mas um dos benefícios mais importantes da computação em nuvem é a segurança aprimorada. Quando os documentos são armazenados na nuvem, eles são protegidos contra danos físicos ou roubo.
Além disso, os sistemas de segurança baseados em nuvem geralmente são mais robustos e sofisticados do que aqueles implantados no local.
Como resultado, as empresas que investem em cloud computing podem desfrutar de maior tranquilidade sabendo que seus documentos estão seguros e protegidos.
8. Programe backups automáticos
Os backups automáticos permitem a cópia de segurança dos documentos, garantindo maior proteção contra perdas ou violações.
Eles podem ser realizados tanto em servidores da própria empresa como na nuvem, o que se tornou mais comum atualmente.
Seja qual for o método escolhido, a ideia é salvaguardar os arquivos em outros dispositivos. Ao criar um backup, você cria uma cópia do seu documento que pode ser usada para restaurar o original se ele for corrompido ou perdido.
9. Aplique a gestão de documentos
A gestão de documentos se refere à padronização das informações para que elas sejam acessíveis, organizadas e preservadas.
Isso pode ser feito com um software específico para tal finalidade, garantindo maior segurança, controle e acesso às informações.
Por isso, considera-se que a gestão é fundamental para a segurança documental, de forma a evitar danos, perda ou roubo.
Vale destacar ainda a gestão eletrônica de documentos, que é focada na segurança de arquivos digitais, cumpre o mesmo papel da gestão de arquivos físicos e permite seu rastreamento e o controle de acesso a eles, além de facilitar sua recuperação em caso de incidentes.
10. Faça a destruição adequada dos arquivos
Os documentos obsoletos ou que não são mais necessários devem ser destruídos segundo normas legais e internas, garantindo a proteção dos dados.
Ao destruir arquivos que não são mais necessários, você pode ajudar a proteger as informações contidas neles de cair em mãos erradas.
Isso pode ser feito por meio de empresas especializadas em destruição segura de documentos. Elas podem utilizar vários métodos, como trituração, queima e polpação. O método mais adequado varia de acordo com o tipo e a sensibilidade das informações envolvidas.
No entanto, todos os métodos de destruição devem ser realizados de forma segura para garantir que a informação seja realmente irrecuperável.
Ao seguir essas dicas, sua empresa terá uma boa proteção de documentos e informações em geral, garantindo maior segurança e evitando possíveis problemas legais ou prejuízos financeiros.
E, como se pode perceber, muitas práticas envolvem soluções tecnológicas que contribuem para a segurança de arquivos digitais.
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Conclusão
Prezar pela segurança de documentos é algo muito benéfico para as empresas. Além de preservar a reputação e evitar prejuízos financeiros, demonstra responsabilidade e comprometimento com os dados dos stakeholders.
Para tanto, é possível investir em algumas práticas, como a segurança com senhas e criptografia, a gestão de documentos e a destruição adequada dos arquivos obsoletos. Assim, sua empresa pode ter garantias de maior segurança na proteção de informações importantes.
Comece a adotar essas práticas e garanta proteção de documentos de maneira eficaz em sua empresa. Aproveite para entender o que é gestão eletrônica de documentos e como fazê-la!
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