Termo de ciência: o que é, importância e como fazer

Você já ouviu falar em termo de ciência? É um documento que proporciona a uma pessoa conhecimento sobre algo, de forma que ela entenda todas as regras, deveres e direitos envolvendo o tema em questão.

Assim, todos os envolvidos em negociação têm ciência sobre um processo ou um contrato, por exemplo, o que evita penalidades e multas futuras.

Mas qual é a importância de um termo de ciência? Qual a sua função? Como elaborá-lo? Para esclarecer todas as suas dúvidas, elaboramos este artigo com as principais informações sobre o assunto. Vamos lá?

O que é um termo de ciência?

Trata-se de um documento que tem o objetivo de transmitir ao destinatário o conhecimento sobre alguma coisa.

Assim, quando alguém assina um contrato, um termo de ciência informa sobre as cláusulas e condições ali estabelecidas.

O mesmo ocorre com quem quer abrir uma empresa e optar pelo Simples Nacional. É preciso assinar o termo para estar ciente de todas as regras do regime tributário e as suas obrigações.

Por que esse documento é importante?

O termo de ciência é importante porque funciona como uma prova de que o destinatário conhece as normas ou regras que deve cumprir. 

Assim, se ele violar alguma delas, o termo pode ser usado para aplicar eventuais punições, indenizações ou reparações pelos danos causados.

Ele deve conter todas as orientações que precisam ser seguidas.

Além disso, um termo de ciência deve ser impresso e assinado pela pessoa que está dando ciência. Ele deve conter as informações pessoais do destinatário, a descrição das normas ou regras de que ele está ciente, bem como as consequências em caso de violação. 

É recomendável que os documentos mencionados no termo sejam anexados e rubricados pelo destinatário e tenham informações verídicas.

Exemplos de situações em que esse termo é aplicável

Admissão de funcionários

Quando uma empresa admite um funcionário, ele precisa assinar um termo de ciência para confirmar que está ciente das normas e regras da empresa. 

Assim, é por meio dela que ele saberá o que precisa seguir, os regulamentos, políticas ou instruções da organização, o que evita possíveis punições ou indenizações em caso de descumprimento.

Locação de imóvel

Outro exemplo de situação em que o termo de ciência é aplicável é na locação de imóvel. O inquilino pode assiná-lo para declarar que está ciente das cláusulas contratuais da locação, como:

• prazo;
• valor;
• reajuste;
• multa;
• outras informações que devem constar no documento. 

Dessa forma, ele se obriga a cumprir essas cláusulas e evita problemas com o proprietário ou com a justiça.

Formalização de empresas

Um terceiro exemplo de situação em que o termo de ciência é aplicável é na formalização de empresas. 

Se você quer abrir uma empresa e ser optante do Simples Nacional, por exemplo, precisa assinar um termo para declarar que está ciente das obrigações legais e tributárias do regime, como emitir notas fiscais, pagar o DAS mensalmente e fazer as declarações.

Como você pode ver, ele é um documento muito útil e importante para diversas situações. Ele serve para comprovar que alguém tem conhecimento sobre determinada regra e que se compromete a respeitá-la. 

O que diz a lei sobre o termo de ciência?

Não há uma legislação única e geral que trate do termo de ciência em todas as suas aplicações e situações. Cada caso deve ser analisado conforme o seu contexto e as normas aplicáveis.

No entanto, no Art. 299 do Código Penal temos o seguinte trecho:

“Art. 299 – Omitir, em documento público ou particular, declaração que dele devia constar, ou nele inserir ou fazer inserir declaração falsa ou diversa da que devia ser escrita, com o fim de prejudicar direito, criar obrigação ou alterar a verdade sobre fato juridicamente relevante:

Pena – reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é público, e reclusão de um a três anos, e multa se o documento é particular.“

Já no caso do termo de ciência para Microempreendedor Individual (MEI), há uma regulamentação específica na Lei complementar nº 128/ 2008 , que dispõe sobre os requisitos e procedimentos para a formalização do MEI. 

Nesse caso, ele deve ser assinado pelo MEI no momento da inscrição no Portal do Empreendedor.

Já no caso do termo de ciência para funcionários de uma empresa, não há uma legislação específica que trate do assunto. Assim, deve-se observar os princípios gerais do Direito do Trabalho e do Direito Civil, bem como as normas internas da empresa. 

Vale ressaltar que ele deve ser claro, objetivo e transparente, informando ao funcionário sobre os seus direitos e deveres na relação empregatícia.

Entenda o conceito de petição do termo de ciência

Uma petição tem como objetivo deixar todas as partes envolvidas a par do processo e devem tomar as decisões juntas. 

Assim, o termo de ciência torna concreto a atuação de cada um no processo. Além disso, comprova que uma pessoa tomou conhecimento de um fato ou de uma decisão judicial. 

Por exemplo: se Meire recebeu uma intimação para comparecer a uma audiência, deve assinar o termo para confirmar que recebeu a notificação e que está ciente da data e do horário da audiência.

Portanto, a petição do termo de ciência é o ato pelo qual você solicita ao juiz que possa concedê-lo. Ou seja, é um instrumento jurídico que visa a garantir o direito de defesa e o contraditório das partes em um processo judicial.

Isso pode ser necessário em algumas situações, como quando você não recebeu a intimação pessoalmente, mas por meio de um advogado ou de um representante legal. 

Nesse caso, é preciso pedir ao juiz que lhe dê o termo para que possa se manifestar sobre o processo.

A petição do termo de ciência deve conter os seguintes elementos:

• número do processo e os nomes das partes envolvidas;
• identificação do requerente e do seu advogado ou representante legal;
• exposição dos fatos que motivaram o pedido;
• pedido expresso de concessão do termo;
• data e a assinatura do requerente, advogado ou representante legal.

A petição deve ser protocolada no cartório da vara onde tramita o processo e deve ser dirigida ao juiz competente. O juiz irá analisar o pedido e decidir se concede ou não o termo. Se concedido, o requerente terá um prazo para se manifestar sobre o processo. Se negado, o requerente poderá recorrer da decisão.

O que significa termo de ciência e anuência?

Trata-se de um documento que serve para comprovar que uma pessoa tem conhecimento e concorda com determinada norma ou regra que lhe é aplicável. É um documento que confere maior segurança jurídica para as partes envolvidas em uma relação que exige o cumprimento de normas ou regras. 

Por isso, é recomendável que ele seja utilizado sempre que possível, para evitar conflitos ou problemas futuros.

Ele pode ser usado quando uma pessoa é associada a uma entidade e precisa respeitar as normas da associação, como o estatuto social. Também pode ser utilizado quando você contrata os serviços de uma empresa ou profissional e precisa cumprir as condições do contrato e do orçamento.

O termo de ciência e anuência pode ser um documento simples, que contém apenas os dados da pessoa que assina, a descrição das normas ou regras que ela está ciente e concorda, a data e a assinatura. 

Mas também pode ser um documento mais detalhado, que anexa os documentos que contêm as normas ou regras mencionadas no termo. Nesse caso, é importante que a pessoa que assina o termo rubrique todas as páginas dos documentos anexados, para comprovar que teve acesso à integralidade das normas.

Qual a diferença entre termo de ciência e responsabilidade?

Esses dois documentos são muito usados em situações que envolvem riscos ou consequências para as partes envolvidas, mas eles não são a mesma coisa. Vamos entender melhor cada um deles.

O termo de responsabilidade é como um aviso legal sobre um produto ou serviço, como quando instalamos algum aplicativo no celular e precisamos concordar com os termos e assinar.

Ou seja, é um documento que transfere a responsabilidade de algo para uma pessoa. Assim, as empresas têm uma maior proteção jurídica e evitam processos que possam prejudicá-las.

Por exemplo: se você vai alugar um carro, a locadora pode te pedir para assinar um termo de responsabilidade pelo veículo. Isso significa que você se compromete a devolver o carro nas mesmas condições que recebeu e que vai arcar com os custos de eventuais danos ou multas.

Já o termo de ciência, como mencionado anteriormente, é um documento que registra que uma pessoa foi informada sobre algo importante, como uma condição, um procedimento, um direito ou uma obrigação. 

Por exemplo: se você vai fazer uma cirurgia, o médico deve te explicar os riscos e benefícios do procedimento e te entregar um termo para assinar. Isso significa que você está ciente do que vai acontecer e que concorda em seguir as orientações do profissional.

Portanto, ambos têm finalidades diferentes. O primeiro visa a garantir que a pessoa esteja informada e consciente sobre algo, enquanto o segundo visa a atribuir a responsabilidade sobre algo. Ambos são importantes para evitar problemas jurídicos ou conflitos entre as partes.

Política de privacidade e termo de ciência: como se diferem?

O termo de ciência e a política de privacidade são dois documentos importantes que regulam a forma como os dados pessoais são coletados, armazenados e utilizados pelos serviços online.

A política de privacidade é elaborada por alguém da área jurídica, com garantias e direitos. Ela explica quais dados são coletados pelo site ou aplicativo, para quais finalidades eles são usados, com quem eles são compartilhados, por quanto tempo eles são guardados e quais são os direitos como titular dos dados.

Por isso, ela deve ser clara, transparente e acessível para que você possa entender como os dados são tratados e quais são as medidas de segurança adotadas para protegê-los.

Além disso, a política de privacidade precisa aparecer no site de maneira visível para que os usuários possam visualizar.

As principais informações que devem constar nela são:

• dados pessoais do usuário;
• endereço;
• registros bancários;
• histórico de conversas;
• cookies e preferência de navegação;
• limitação de conteúdo.

Já o termo de ciência de informação faz o registro do consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais pelo site ou aplicativo. Por isso, deve ser específico, livre e informar. Ou seja, você deve saber exatamente quais dados serão coletados e para quais finalidades.

Ele também deve ser destacado da política de privacidade, para que você possa manifestar a sua vontade de forma clara.

A diferença entre eles é que a primeira é um documento informativo, que descreve as práticas de tratamento dos dados pessoais pelo site ou aplicativo. Enquanto o segundo é um documento contratual, que formaliza a sua autorização para o uso dos seus dados pelo site ou aplicativo. 

Ambos os documentos são obrigatórios pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em 2020 no Brasil.

A LGPD estabelece que os sites e aplicativos devem respeitar os princípios da finalidade, adequação, necessidade, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização no tratamento dos dados pessoais. 

Além disso, ela garante aos titulares dos dados o direito de acesso, retificação, cancelamento, oposição, portabilidade e revogação do consentimento.

Mesmo sabendo de tudo isso, aproximadamente 80% das empresas no Brasil ainda não se adequaram à LGPD, segundo pesquisa desenvolvida pelo Grupo DAYRUS.

Como dar ciência em um documento?

Dar ciência é uma forma de registrar que você tomou conhecimento de um documento ou de um processo, seja ele judicial ou administrativo. É necessário fazer isso para cumprir uma intimação, para responder a uma solicitação, para concordar com uma norma ou para se manifestar sobre um assunto.

Para dar ciência a um documento, é necessário ter acesso ao documento ou ao processo. Isso pode ser feito por meio de um sistema eletrônico ou por meio de um protocolo físico.

Além disso, você precisa verificar o conteúdo do documento ou do processo e entender o que ele significa. Depois disso, assinar o documento ou clicar na opção correspondente no sistema eletrônico.

Todo esse processo pode evitar multas e penalidades por descumprimento de prazos ou obrigações. Além disso, facilita a comunicação e a resolução de conflitos entre as partes envolvidas.

Como se faz um termo de ciência?

Não há um modelo único, mas alguns elementos são essenciais para a validade do documento. Veja a seguir:

• identificação das partes: o termo deve conter os dados pessoais da pessoa que assina o documento (nome, nacionalidade, estado civil, CPF) e da pessoa ou entidade que solicita o documento (nome, CNPJ, endereço);
• descrição das normas: ele deve especificar quais são as normas ou regras que a pessoa está dando ciência;
• consequências da violação: o termo deve informar quais são as possíveis sanções ou penalidades que a pessoa pode sofrer caso descumpra as regras que está dando ciência;
• local e data: indicar o local e a data em que foi assinado;
• assinatura: o termo deve ser assinado pela pessoa que está dando ciência das normas ou regras. Recomenda-se que a assinatura seja reconhecida em cartório para maior segurança jurídica.

Para fica mais claro, confira um modelo de termo de ciência simples para empresa:

TERMO DE CIÊNCIA 

Estabelecimento Razão social/Nome ___________ CNPJ _________ Telefone _________ Endereço __________ nº _______  Bairro ___________ CIDADE– UF CEP _______

Representante Legal Nome ___________ RG ___________ CPF___________ 

Eu, representante legal do estabelecimento acima identificado, assumo a responsabilidade de exercer a(s) atividade(s) econômica(s) abaixo listada(s) atendendo todas as exigências previstas na Lei Estadual n.º 13.331 de 23 de novembro 2001, regulamentada pelo Decreto Estadual n.º 5.711 de 23 de maio de 2002, ou outros que vierem a substituí-los, bem como nas demais normas sanitárias vigentes e aplicáveis. 

CNAE Principal (com código) ________________________________________

CNAE(s) Secundário(s) – (listar todos com código) _______________________

Declaro estar ciente de que o não cumprimento das exigências legais acarretará nas penalidades previstas na Lei Estadual n.º 13.331 de 23 de novembro 2001, bem como em legislações municipais específicas. 

Declaro, ainda, ter ciência de que a autoridade sanitária, no desempenho de suas atribuições, atendidas as formalidades legais, têm livre acesso, em qualquer dia e hora, ao estabelecimento em epígrafe para inspeção e aplicação de medidas de controle sanitário. 

Por ser verdade, firmo o presente. ___________________________________________________________

 Assinatura do Representante Legal 

Cidade, _____ de _________________ de 20____.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Agora que você entendeu o que é termo de ciência, que tal conhecer um sistema que facilitará a assinatura dele e de qualquer documento?

O TOTVS Assinatura Eletrônica faz isso e muito mais para você. Ela possibilita que seja feito o acompanhamento do status do documento e quem envia e recebe cada um deles pode acessar online, fazer o download e imprimir.

Além disso, é possível informar aos destinatários as ações que devem ser feitas, como assinar ou validar. Você consegue também consultar os documentos pendentes de assinatura e devolvê-los ao remetente, caso precise de alguma alteração.

Tenha mais facilidade na assinatura dos seus documentos e do termo de ciência com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Como explicamos neste artigo, você já sabe que o termo de ciência é um documento que comprova que uma pessoa está ciente de determinadas normas. Ele ainda pode ser usado em diversas situações e mencionamos algumas aqui para você.

Além disso, abordamos sobre a diferença entre ele e a política de privacidade, por exemplo, além de explicar como fazê-lo.

Para assinar um termo de ciência com agilidade e rapidez, recomendamos o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, que fará a automação dessa parte na sua empresa.

Aproveite e leia também o nosso conteúdo sobre quais são os impactos da LGPD para o varejo!