No mundo corporativo moderno, o ponto digital foi desenvolvido como uma solução prática e eficiente para o registro de jornadas de trabalho. Mas, como exatamente ele funciona e quais benefícios ele proporciona para o setor de RH?
Neste artigo, vamos explorar as funcionalidades da ferramenta e como ela pode transformar a rotina das empresas.
Desde a sua regulamentação até sua aplicação prática, este recurso não só otimiza processos, mas também oferece uma visão abrangente da jornada de trabalho de cada funcionário.
Se você busca modernizar a gestão de pessoal, entender como funciona este sistema é o primeiro passo em direção a uma operação mais ágil e precisa. Conheça!
O que é e como funciona um ponto digital?
O sistema de ponto digital é uma tecnologia que registra eletronicamente as horas trabalhadas pelos funcionários, substituindo os antigos métodos manuais.
Com o aumento da digitalização, tornou-se uma parte fundamental do gerenciamento de recursos humanos nas empresas. Este sistema automatiza o acompanhamento de entrada e saída, eliminando erros humanos comuns nos registros em papel.
Existem várias formas de implementação do recurso, como o ponto digital biométrico, no celular e outros. Cada uma dessas alternativas oferece diferentes níveis de conveniência e segurança.
Por exemplo, o ponto biométrico utiliza impressões digitais para autenticar a identidade do funcionário, tornando o sistema mais seguro e menos suscetível a fraudes.
Já o ponto digital no celular traz a flexibilidade necessária para ambientes de trabalho modernos, onde a mobilidade é essencial.
A digitalização do registro de entrada e saída não só melhora sua precisão, mas também simplifica a vida do profissional de RH, que precisa de informações rápidas e confiáveis para a gestão eficiente dos recursos humanos.
Mas para implementar o sistema de maneira correta, é preciso conhecer as normas que o regem.
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O que diz a lei sobre controle de ponto digital
A legislação trabalhista brasileira estabelece diretrizes claras sobre o controle de ponto, que buscam garantir transparência e precisão na relação empregador-empregado.
Nas últimas décadas, duas portarias fundamentais orientavam especificamente a adoção de sistemas de ponto digital eletrônico: a Portaria 1510 e a Portaria 373. A Portaria 671 do Ministério do Trabalho veio para substituí-las.
Portarias 1510 e 373
A Portaria 1510, publicada em 2009 pelo Ministério do Trabalho, definiu padrões para o registro eletrônico de ponto.
Esta portaria especificava, entre outras coisas, que os sistemas de ponto eletrônico deviam registrar fielmente a entrada, saída e intervalos dos trabalhadores, assegurando a impossibilidade de alteração dos dados sem rastreamento.
Dentre os seus principais pontos, citamos:
- O sistema de ponto eletrônico deve operar sem qualquer tipo de restrição ao trabalhador;
- Os equipamentos devem seguir um padrão de homologação, garantindo confiabilidade e transparência nos registros;
- Os dados de registro devem ser armazenados de modo seguro e inviolável, oferecendo ao empregado um comprovante físico de seus registros em cada marcação.
Avançando para 2011, veio a Portaria 373. Ela também falava da permissão do uso de sistemas alternativos de controle de ponto, incluindo o uso de ferramentas digitais, desde que acordado em convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Ela delineava que os registros deviam ser fidedignos, prevenindo adulterações e garantindo que os dados sejam disponibilizados aos funcionários.
A ênfase estava no respeito aos direitos trabalhistas, assegurando que as horas fossem computadas de maneira justa e transparente.
A implementação do ponto digital eletrônico dentro das diretrizes da portaria cumpria alguns requisitos, como a apresentação do dispositivo de controle aos órgãos da Justiça do Trabalho, se solicitado, e a disponibilização dos registros aos trabalhadores sempre que necessário.
Como a diferença entre as portarias era pequena (a 1510 regulamentava os controles manual, mecânico e eletrônico, e a 373 trouxe critérios para sistemas alternativos advindos do avanço da tecnologia), elas foram unificadas e atualizadas pela Portaria 671.
Portaria 671
A Portaria 671, adotada em 2021, veio para substituir a regulamentação trazida pelas portarias 373 e 1510.
Introduzida no contexto do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, trouxe modificações significativas e sintetizou diretrizes acerca do controle de jornada digital para empresas no Brasil.
Ao substituir as portarias anteriores, ela consolidou questões fundamentais ligadas ao registro eletrônico de ponto, carteira de trabalho, entre outros aspectos importantes para o gerenciamento de recursos humanos.
Uma das principais inovações da Portaria 671 é a classificação dos Registradores Eletrônicos de Ponto em três categorias: REP-C, REP-A e REP-P.
Essa categorização ajudou a esclarecer funcionalidades, incluindo o uso de aplicativos que facilitam o gerenciamento de horas trabalhadas e a identificação de sistemas por suas capacidades extras.
A mudança na legislação também proporciona às empresas mais autonomia, abolindo a necessidade de acordos sindicais para a adoção de sistemas REP-P, simplificando a implementação de tecnologias de controle de ponto.
Além disso, a Portaria 671 revisou as regras para a emissão de comprovantes de marcação de ponto, permitindo que fossem gerados eletronicamente, desde que em formato PDF e assinados digitalmente.
Esta medida reforça a transparência e segurança para empregados e empregadores, assegurando que os registros sejam de fácil acesso e invioláveis.
Em suma, a Portaria 671 moderniza o escopo legal da marcação de ponto, aumentando a eficiência e a segurança dos processos trabalhistas.
Ponto digital x relógio de ponto
Embora o termo “relógio de ponto” seja usado muitas vezes de forma intercambiável com controle de jornada digital, eles apresentam diferenças significativas em suas funcionalidades.
O relógio de ponto tradicional exige que o funcionário registre fisicamente suas horas por meio de um cartão, enquanto o relógio digital utiliza meios eletrônicos para facilitar o processo.
Um relógio de ponto digital para pequenas empresas, por exemplo, pode ser particularmente vantajoso, pois combina simplicidade e eficiência.
Afinal, o sistema digital elimina a necessidade de papelada extensa e reduz os custos operacionais.
Além disso, o ponto digital para funcionários oferece mais flexibilidade e precisão, já que as informações são registradas automaticamente e podem ser integradas a outros sistemas de software.
Vamos detalhar melhor os benefícios deste sistema para as organizações.
Os benefícios do ponto digital para empresas
O ponto digital e eletrônico oferece um vasto leque de vantagens que vão além de simplesmente facilitar a vida do RH.
Aqui estão algumas das principais:
Custo-benefício
Investir em um sistema de ponto digital para empresas é um movimento estratégico para otimizar custos.
A automatização dos processos reduz a necessidade de controles manuais e, consequentemente, minimiza erros de cálculo que poderiam resultar em custos adicionais ou perda de produtividade.
Além disso, a agilidade proporcionada por essa tecnologia permite que o RH possa se concentrar em tarefas mais estratégicas e menos operacionais, gerando valor de maneira contínua.
Segurança
Ao contrário dos métodos de registro manual, o relógio de ponto digital (no celular ou em outros dispositivos) oferece uma camada de segurança adicional.
Com funcionalidades, como o ponto digital biométrico, a possibilidade de fraudes ou manipulações por parte dos funcionários é significativamente reduzida.
Isso assegura que as informações de ponto sejam precisas e confiáveis. Com dados seguros, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre sua força de trabalho.
Integração a outros sistemas
Um dos maiores benefícios que o controle de jornada digital oferece é a capacidade de integrar seus dados com outros sistemas de administração de recursos humanos.
Isso significa que informações como folha de pagamento e gestão de benefícios podem ser automatizadas, o que proporciona uma visão mais coesa e abrangente do gerenciamento da força de trabalho.
Essa integração facilita igualmente a migração de dados para relatórios analíticos e de desempenho, tornando a estratégia de RH mais proativa no ambiente empresarial.
Gerenciamento do banco de horas
Gerenciar o banco de horas é uma tarefa que requer precisão e atenção ao detalhe. Com um sistema automatizado de ponto, o controle sobre horas extras e banco de horas torna-se muito mais eficaz.
As empresas podem monitorar as horas trabalhadas em tempo real e realizar ajustes apropriados conforme necessário.
Essa precisão evita acréscimos indesejados ou déficits e torna o gerenciamento do banco de horas transparente tanto para a empresa quanto para o funcionário.
Inovação tecnológica
A adoção de tecnologias para o controle de jornada de trabalho é também um passo em direção à transformação digital, essencial para as empresas que desejam manter sua competitividade no mercado.
Além de elevar a padronização da gestão de presença, o ponto eletrônico e digital oferecem uma infinidade de funções que podem ser moldadas às necessidades específicas de cada empresa, demonstrando inovação constante e adaptabilidade às novas exigências do mercado laboral.
Facilidade de uso
Os sistemas digitais de controle de ponto são projetados para serem intuitivos e fáceis de usar, tanto para gestores quanto para funcionários.
Essa facilidade reduz o tempo necessário de treinamento e adaptação, além de permitir uma implementação mais suave e menos disruptiva para a operação diária da empresa.
O ponto digital no celular, por exemplo, é uma solução prática para gestores e equipes em movimento, garantindo registros precisos e relativamente livres de erros.
Controle da jornada remota
A flexibilidade de controle que o sistema de ponto digital para empresas oferece é crucial para o desenvolvimento de ambientes de trabalho mais dinâmicos.
Com o aumento do trabalho remoto e do home office, a capacidade de monitorar e registrar horas de trabalho fora do local físico da empresa tornou-se uma necessidade.
A ferramenta transcende as barreiras físicas, entregando relatórios precisos de produtividade e engajamento.
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Implantação online e suporte ao cliente
Uma grande vantagem de tecnologias, como a de controle de jornada digital, é que sua implantação pode ser feita completamente online. Na prática, estamos falando de pouca complexidade e pouco tempo para implementação.
Além disso, muitas empresas oferecem suporte ao cliente para assegurar que todos os aspectos do sistema funcionem corretamente desde o início, criando uma experiência sem atrito para a equipe de RH e os funcionários ao bater ponto digital.
Acesso a relatórios
Por fim, mas não menos importante, um sistema de controle de entradas e saídas digital proporciona acesso a relatórios detalhados e em tempo real, que são fundamentais para a análise estratégica dos recursos humanos.
Esses documentos permitem mais transparência e conhecimento sobre o comportamento dos funcionários e o funcionamento da tecnologia, possibilitando ajustes nas políticas de RH, quando necessário.
Com dados analíticos em mãos, as empresas podem preparar estratégias preditivas mais eficazes.
Esses benefícios se traduzem em uma operação de RH mais eficiente e simplificada, que será potencializada ao adotar as soluções completas da TOTVS.
RH da TOTVS
A TOTVS oferece soluções completas e integradas para otimizar o RH das empresas, incorporando as melhores práticas de gestão de controle de jornada.
Seu portfólio inclui não apenas ferramentas para controle de ponto, mas também soluções amplas para toda a gestão de capital humano.
Com o RH da TOTVS, sua empresa poderá focar no que realmente importa: pessoas.
Se você está pronto para levar a tecnologia de ponta ao seu setor de Recursos Humanos, explore as soluções oferecidas pelo RH da TOTVS.
Conclusão
O ponto digital é uma revolução no modo como as organizações gerenciam o acompanhamento de horas trabalhadas.
Ao combinar precisão, segurança, e integração, esta tecnologia proporciona uma base sólida para decisões de pessoal mais estratégicas e informadas.
Seja qual for o tamanho da sua empresa, adotar um sistema de controle de jornada digital é uma escolha que pode fortalecer a gestão de recursos humanos e trazer melhorias significativas para a organização.
Considere implantar essa inovação para manter sua empresa alinhada com as necessidades modernas de gestão laboral.
E, claro, fique atento às boas práticas de controle de jornada. Saiba como funciona a tolerância de atraso no registro de ponto!
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