incorporaram a tecnologia em sua rotina de forma completa.
É uma solução que traz benefícios para a organização e seus colaboradores, pois é capaz de registrar a jornada de trabalho de forma efetiva.
No Brasil, seu uso é permitido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e seu funcionamento deve seguir as recomendações do Ministério do Trabalho.
A lei do ponto digital traz todas as regras que a empresa deve seguir para implementá-lo.
Pensando nisso, explicamos neste artigo um pouco mais sobre a ferramenta e seu funcionamento, as normas reguladoras e outros assuntos relacionados.
Vamos lá?
O que é ponto eletrônico?
O ponto eletrônico digital é uma ferramenta que registra de forma automática a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa por meio de aparelhos específicos ou aplicativos, o que dispensa o uso de recursos manuais para realizar esse controle.
Por isso, quando pensamos no que é ponto digital, automaticamente nos vem à mente a segurança e a praticidade que este sistema informatizado traz para as organizações.
Não sem motivo, é uma tecnologia amplamente adotada nos negócios. Mas você sabe como funciona o registro de ponto digital?
Como funciona o ponto eletrônico?
O sistema de ponto eletrônico funciona por meio de um aparelho que registra as batidas de ponto dos colaboradores.
Para garantir a segurança e a efetividade desse controle, existem algumas maneiras de fazer esse registro:
- Relógios digitais: sistema digital fixado na empresa ou instalado nos dispositivos móveis de cada colaborador (ideal para home office e para equipes externas).
- Cartão magnético: crachá com etiqueta RFID (Radio Frequency Identification), que tem informações pré-gravadas, ou digita sua senha pessoal para realizar o registro.
- Leitura biométrica: une o reconhecimento facial e a geolocalização.
Agora que você já sabe mais sobre o que é ponto digital, como funciona e os tipos de registro, tenha em mente que existem regras a serem seguidas.
E qual a legislação que regula o tema?
O que diz a lei do ponto eletrônico digital?
As regras sobre o registro eletrônico da jornada de trabalho constam na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e na Portaria nº 671/2021 do atual Ministério do Trabalho e Previdência (MTP, antigo MTE).
De acordo com o artigo 74 da CLT, o horário de trabalho deve ser anotado em registro de empregados. Especificamente no §2º, aparece a possibilidade de realizar essa anotação por registro eletrônico:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
A regra, que vale mesmo se o trabalho for executado fora do estabelecimento empresarial, é complementada pelas instruções dos órgãos competentes. Neste caso, pelo Ministério do Trabalho.
Até há pouco tempo, as normas do tema constavam também nas Portarias 1510/2009 e 373/2011 do MTP.
Porém, com a modernização das formas de trabalho, como o home office, ambas as portarias se mostraram desatualizadas.
Foi quando a lei do ponto digital foi compilada e atualizada na Portaria 671/2021.
Portaria 671/2021
A Portaria 671/2011 reuniu as regras de ponto eletrônico digital e as adequou para a realidade do trabalho atual.
Elas estão presentes no Capítulo V (Da Jornada de Trabalho), Seção IV (Da anotação da hora de entrada e de saída em registro manual, mecânico ou eletrônico).
A seguir, pontuamos duas regras para exemplificar as diretrizes da portaria:
- Classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em REP- C, REP-A e REP-P, bem como suas principais regras e características;
- Obrigatoriedade da emissão ou da disponibilização do acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, com informações mínimas, como identificação da empresa e do trabalhador.
Entendeu como funciona o ponto eletrônico digital na CLT e na Portaria 671/2021? É fundamental se atentar às exigências da legislação ao adotar um sistema para sua empresa.
Quais são as vantagens do ponto eletrônico digital para empresas?
O controle da jornada de trabalho realizado em ambiente digital pode ser feito de maneira rápida em computadores, tablets, smartphones e relógios fixados no ambiente de trabalho.
Dentre as vantagens que este sistema apresenta, destacamos:
Produtividade
Devido à automatização de processos, como fechamento de folha e cálculo de horas, ocorre um aumento na produtividade da equipe de RH.
Além disso, o sistema elimina erros manuais e reduz o tempo necessário para tarefas administrativas, permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas.
Essa eficiência operacional impacta diretamente na gestão do tempo, aumentando a capacidade de resposta e promovendo um ambiente mais ágil e eficiente.
Redução de custos
Não há necessidade de investimento em uma infraestrutura robusta, pois basta um computador ou um dispositivo móvel para realizar o controle de ponto.
Com o uso destes dispositivos, a empresa economiza na manutenção de equipamentos, insumos físicos e em processos manuais que demandam mais tempo.
Além disso, pela automatização, também ocorre a diminuição do risco de multas trabalhistas decorrentes de erros no registro de jornadas, representando uma economia a longo prazo.
Flexibilidade
A ausência de equipamento fixo na empresa traz flexibilidade para o gestor, que pode adotar o home office ou um modelo híbrido de trabalho sem dificuldades.
Assim, o sistema digital oferece flexibilidade ao permitir o registro remoto da jornada de trabalho, eliminando a dependência de equipamentos fixos e facilitando o monitoramento de equipes em diversas localizações.
Essa versatilidade torna o sistema ideal para empresas que lidam com equipes externas ou que possuem políticas de trabalho descentralizado.
Segurança
Por meio de recurso como biometria, geolocalização e criptografia, o sistema permite maior segurança, evitando possíveis fraudes e garantindo a integridade dos dados armazenados.
Além disso, alguns sistemas mantém um histórico rastreável e protegido contra acessos não autorizados, garantindo que todas as partes envolvidas no processo tenham seus direitos preservados
Acompanhamento em tempo real
A possibilidade de coletar e analisar dados e indicadores em tempo real dá aos gestores a possibilidade de agir rapidamente quando necessário. Essa funcionalidade permite ações rápidas para corrigir problemas, como o excesso de carga horária ou o cumprimento inadequado da jornada.
Além de facilitar o planejamento das escalas de trabalho, o acompanhamento em tempo real promove uma gestão mais eficiente e alinhada às necessidades da empresa.
Transparência
Ao fornecer informações detalhadas e de fácil acesso, o registro eletrônico promove maior transparência e compreensão sobre a jornada de trabalho. Assim, colaboradores e gestores podem consultar dados em tempo real, eliminando dúvidas e fortalecendo a confiança entre as partes.
A emissão ou disponibilização de comprovantes registra a entrada, saída e pausas dos funcionários, garantindo conformidade com a legislação e criando um ambiente organizacional mais íntegro e confiável.
Melhor gestão de equipes externas
O ponto eletrônico também facilita a gestão de equipes externas ao registrar a jornada de trabalho, independentemente da localização. Com o uso de geolocalização, gestores podem verificar a presença dos colaboradores no local esperado, promovendo maior controle e eficiência.
Integração a outros sistemas do RH
A integração a outros sistemas de gestão de RH permite a centralização de dados e automatiza processos como cálculo de folha de pagamento e gestão de benefícios.
Essa conexão garante consistência nos registros e facilita análises estratégicas, promovendo uma visão abrangente do desempenho e das necessidades da equipe. Além disso, a integração reduz retrabalhos, melhorando a eficiência dos fluxos administrativos.
Autosserviço
Com o autosserviço, os colaboradores têm acesso a diversas funcionalidades, como o registro de jornada, saldo de horas e histórico de faltas, por meio de aplicativos ou plataformas digitais.
Essa funcionalidade reduz a dependência do setor de RH para consultas simples, otimizando tempo e recursos.
Além disso, o autosserviço aumenta a percepção de autonomia e transparência, permitindo que os funcionários gerenciem suas informações de maneira prática e independente.
Se você conhece a lei do ponto digital e obedece às normas, certamente poderá usufruir dessas vantagens. Confira a seguir quais os tipos de ponto eletrônico o gestor pode escolher.
Conheça os tipos de ponto eletrônico digital
Existem 4 principais tipos de registro eletrônico da jornada de trabalho: cartão de ponto, biometria, REP-A e REP-P.
Cartão de ponto digital
O registro por meio de cartão de ponto digital pode ser realizado de três formas:
- Inserção do cartão no dispositivo;
- Digitação da senha no painel do relógio;
- Leitura por aproximação do cartão, que tem um código de barras.
O aparelho funciona por meio de cabeamento e um sistema auxiliar para a leitura dos dados registrados. Após a leitura, ocorre a impressão do comprovante do ponto.
Relógio de ponto biométrico
O relógio de ponto biométrico é uma opção mais segura do que o cartão, pois o colaborador utiliza sua biometria para o reconhecimento.
Para o controle de ponto, o relógio deve cadastrar a biometria de todos os colaboradores previamente, que pode ser impressão digital ou reconhecimento facial.
REP-A
O REP-A é o sistema de registro eletrônico de ponto alternativo.
De acordo com o artigo 77 da Portaria 671/2021, ele precisa ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho e só pode ser utilizado durante a vigência da convenção ou do acordo.
REP-P
REP-P é um tipo de ponto eletrônico online via programa. Conforme consta no artigo 78 da Portaria 671, o REP-P é um software executado em ambiente em nuvem ou servidor dedicado utilizado exclusivamente para o registro de jornada.
Ele pode ser instalado em computadores e dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. O reconhecimento do funcionário é feito por biometria.
Tanto o REP-A quanto o REP-P geram assinaturas eletrônicas em seus programas, que devem utilizar certificados digitais emitidos por autoridade certificadora integrante da ICP-Brasil, inclusive.
O que avaliar ao escolher um ponto eletrônico?
A avaliação sobre as necessidades da empresa é o ponto de partida para o gestor que deseja implementar um sistema de ponto eletrônico digital.
Como apontamos, ele pode não ser a melhor opção se é preciso ter controle de acesso ao escritório físico, certo?
Porém, se este sistema pode ser aplicado à empresa, é fundamental pensar em outros critérios relevantes, como:
- Suporte: o fornecedor do sistema deve oferecer um suporte eficaz para que a resposta a qualquer problema seja rápida e não atrapalhe a marcação de ponto.
- Segurança: sistemas com recursos de segurança, como geolocalização, criptografia, reconhecimento facial e login, são mais indicados.
- Adequação à lei do ponto digital: um relógio de ponto eletrônico digital ou um app devem estar adequados à Portaria 671/2021 e ser homologados.
- Funcionalidades: existem funcionalidades que vão além do armazenamento e do registro de ponto, como integrações a diferentes sistemas (ERP), relatórios personalizados e controle de banco de horas. Avalie o que é mais importante para o RH da sua empresa.
Considerando esses critérios, é possível fazer uma boa escolha de sistema. E como faço para colocar ponto eletrônico na empresa?
Dicas para implementar um sistema de ponto eletrônico em sua empresa
Cada sistema de registro eletrônico da jornada de trabalho tem a sua própria forma de implantação. Por isso, na hora da escolha, o gestor deve conversar com seu fornecedor para compreender como adotar a ferramenta.
No entanto, seja qual for a opção, existem boas práticas para implementar o sistema sem problemas, como:
- Informe os colaboradores sobre a adoção do registro eletrônico da jornada de trabalho e explique como será seu funcionamento em cada caso (trabalho remoto, híbrido ou presencial);
- Capacite os colaboradores para adotar o sistema, seja por meio de cartão ou ponto eletrônico digital no app;
- Siga as instruções do fornecedor para realizar as configurações adequadas à empresa e cadastrar os colaboradores;
- Insira os dados pessoais e de jornada de trabalho de cada colaborador, inclusive respeitando eventuais normas coletivas;
- Faça a integração com seu ERP ou com outros sistemas de gestão, se for o caso.
Desafios no gerenciamento do ponto eletrônico
Os desafios no gerenciamento do ponto eletrônico estão associados à necessidade de equilibrar conformidade legal, segurança, eficiência e flexibilidade no controle da jornada de trabalho.
A adaptação às exigências da legislação demanda a implementação de sistemas capazes de fornecer registros juridicamente válidos, precisos e detalhados, evitando multas e garantindo conformidade.
Além disso, a proteção contra fraudes e acessos não autorizados é essencial, tendo-se em vista a importância de preservar a integridade dos dados e a confiança entre empregadores e colaboradores.
Outro ponto crítico é a gestão de equipes externas ou em modelos híbridos, que exige soluções que permitam o registro remoto de jornadas e a verificação de presença com ferramentas como geolocalização.
A automatização e a integração com outros sistemas de RH são fundamentais para reduzir erros manuais e otimizar processos, como a assinatura digital de documentos ou o cálculo da folha de pagamento.
Por estes aspectos, a implementação de soluções tecnológicas auxilia significativamente no enfrentamento deste cenário de desafios por oferecem funcionalidades desenvolvidas para a otimização da gestão e garantia de maior eficiência operacional.
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Conclusão
O ponto eletrônico digital é uma alternativa moderna para fazer o controle de jornada dos colaboradores, seja presencialmente ou à distância, por meio de biometria ou relógios digitais.
É, também, um sistema consoante às ideias de transformação digital, pois oferece benefícios diversos proporcionados pela tecnologia, como produtividade, flexibilidade e segurança da informação.
Uma das formas de garantir a segurança é a emissão de assinaturas por meio de certificados digitais. Confira o que é e como funciona um certificado digital!
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