Controle de veículos: importância e como fazer na frota

Frotas de todos os tamanhos têm se voltado para sistemas de controle de veículos para ajudar a gerenciar a sua operação.

Esses sistemas proporcionam uma série de benefícios, desde uma maior segurança até uma melhor economia de combustível, pois, além de automatizar processos, também ajudam no agendamento de revisões e manutenções, poupando tempo e dinheiro.

Neste artigo, vamos analisar a importância do controle de veículos e como os gerentes de frota podem implementá-lo em suas operações. Boa leitura!

Qual a importância de fazer o controle de veículos da frota?

Qualquer empresa ou organização que utilize veículos para fins comerciais precisa ter um sistema para rastrear e gerenciar sua frota.

Há muitos benefícios em ter um sistema de gerenciamento de frota, incluindo maior segurança, custos reduzidos e mais eficiência.

Uma das razões mais importantes para rastrear e gerenciar veículos da frota é para fins de segurança.

Sabendo sempre onde estão todos os veículos, as empresas podem evitar possíveis acidentes e perigos, entrando em contato com o motorista sempre que identificarem um comportamento estranho na movimentação dos veículos.

Os sistemas de gerenciamento de frotas também podem ajudar as empresas a acompanharem os registros de manutenção e programarem serviços regulares para garantir que todos os veículos estejam seguros e em boas condições de circulação.

Outro benefício de gerenciar veículos de frota é que pode ajudar as empresas a economizarem dinheiro.

Ao ter um sistema para rastrear o uso de combustível, as empresas podem garantir que seus veículos sejam tão eficientes quanto possível em termos de autonomia.

Os sistemas de gerenciamento de frotas também podem ajudar as empresas a negociarem melhores tarifas com fornecedores e prestadores de serviços.

Finalmente, o gerenciamento de veículos da frota pode ajudar as empresas a aumentar sua eficiência.

Ao ter um repositório central para todas as informações sobre veículos, rotas e trajetos, as empresas podem acessar rápida e facilmente os dados de que precisam, quando precisam.

Ou seja, trata-se de uma maneira eficiente de economizar tempo e recursos valiosos que podem ser melhor gastos em outras tarefas.

Em geral, há muitas razões importantes para controlar os veículos da frota. Da melhoria da segurança ao aumento da eficiência, o gerenciamento dos veículos da frota pode ter um impacto positivo em qualquer negócio ou organização.

Quem é o responsável por fazer o controle de veículos?

O responsável por fazer o controle dos veículos de uma empresa é o gestor de frotas, um profissional capacitado em técnicas de gerenciamento e roteirização.

Esse profissional tem a função de manter todos os dados sobre os veículos, como o histórico e agendamento de manutenções, controle de combustível, controle de rotas e até mesmo a gestão de pneus.

O dia a dia envolve coletar e processar dados sobre os veículos e motoristas a fim de melhorar a operação, seja criando rotas otimizadas ou identificando a necessidade de manutenções preventivas ou emergenciais.

Como fazer o controle de veículos de forma eficaz?

Agora, confira algumas dicas para fazer o controle de veículos da sua frota de maneira eficaz:

1. Conheça os veículos da empresa;
2. Faça a gestão do combustível;
3. Preveja os custos e despesas;
4. Defina indicadores de desempenho;
5. Faça a manutenção preventiva da frota;
6. Analise a performance dos motoristas;
7. Capacite os condutores;
8. Faça o gerenciamento das rotas;
9. Conte com a tecnologia.

1. Conheça os veículos da empresa

O primeiro passo para fazer um controle de veículos eficiente é conhecer bem quais são os automóveis da sua frota e as suas reais necessidades.

Para simplificar esses procedimentos, muitas empresas apostam na tática de comprar vários veículos do mesmo modelo.

Dessa forma, é possível manter uma uniformidade na frota, o que facilita a gestão, já que os veículos possuem peças que podem ser intercambiáveis.

Mas essa não é a realidade de todas as transportadoras no Brasil. Na verdade, a grande maioria possui diferentes modelos de veículos. Então, é necessário um pouco mais de atenção por parte dos gestores de frota.

É preciso criar ou utilizar um sistema que centralize todas as informações sobre os veículos da empresa, pois assim é possível organizar melhor esses dados e exercer um controle fino sobre a operação e as eventuais necessidades de manutenção.

2. Faça a gestão do combustível

A gestão de combustível diz respeito à prática de controlar quanto combustível cada veículo da frota gasta diariamente em suas operações.

Ou seja, trata-se de uma tarefa que envolve a coleta de dados sobre a autonomia de cada veículo, para que os cálculos e estimativas de gastos sejam mais precisos.

Para descobrir a autonomia dos veículos da sua frota, basta buscar por essa informação nos manuais dos veículos ou procurar pelo modelo e ano de fabricação do automóvel na internet.

Com esses dados em mãos, o gestor de frota é capaz de criar estimativas de gastos de combustível, permitindo um planejamento mais eficiente.

Outra vantagem é que, ao saber quanto combustível cada veículo irá utilizar, é possível identificar discrepâncias mais facilmente e apurar o que está acontecendo.

Muitas vezes, pode acontecer de um motorista não respeitar as rotas definidas ou de o próprio veículo apresentar algum defeito que está custando a sua autonomia.

Ou seja, a prática da gestão de combustível ajuda a diminuir os gastos da empresa e a identificar gargalos prejudiciais à saúde financeira da instituição.

3. Preveja os custos e despesas

Existem vários custos fixos que devem ser considerados pelas transportadoras na hora de fazer o seu controle de gastos e previsões.

Não estamos falando somente dos gastos com combustível, folha de pagamento e manutenções do veículo.

É preciso também levar em consideração o pagamento de horas extras, bem como o pagamento de eventuais multas, algo normal da operação.

Por isso, tente prever quanto a sua empresa terá de despesas mensalmente com todos esses fatores e coloque-os no cálculo. Assim, você irá garantir que haverá caixa suficiente para manter a operação em funcionamento e poderá, no futuro, beneficiar-se dos lucros.

4. Defina indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho são uma forma útil e eficiente de acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria.

Ao estabelecer e medir metas específicas, as empresas podem avaliar se elas estão atingindo seus objetivos rumo à rentabilidade e saúde financeira.

Existem muitos tipos diferentes de indicadores de desempenho, mas os mais comuns para as transportadoras são os índices de consumo de combustível, o tempo médio de entrega e coleta e outros dados sobre o comportamento dos motoristas nas vias.

Alguns indicadores, como a taxa de consumo de combustível, por exemplo, podem ajudar os gestores de frota a identificarem problemas com os veículos ou com a maneira com a qual os motoristas vêm conduzindo os automóveis da empresa.

Portanto, é fundamental que você consiga identificar quais são os indicadores que fazem mais sentido para a sua operação e como utilizá-los para melhorar os serviços prestados.

5. Faça a manutenção preventiva da frota

Ao realizar manutenção preventiva em sua frota, você pode evitar o custo e o tempo de inatividade dos reparos, bem como melhorar a segurança de seus motoristas.

Uma frota bem conservada também é mais eficiente no consumo de combustível, o que pode economizar dinheiro de sua empresa.

A manutenção preventiva inclui trocas regulares de óleo e filtro, assim como afinações e rotações de pneus.

É importante seguir o cronograma de manutenção recomendado para seus veículos a fim de garantir que eles sejam mantidos adequadamente.

Além disso, você deve ficar de olho no desempenho de sua frota e tratar de quaisquer problemas que surjam em tempo hábil.

Isso porque, ao cuidar de sua frota, você pode evitar reparos dispendiosos e manter seus veículos funcionando de forma segura e eficiente.

6. Analise a performance dos motoristas

Há uma série de maneiras de analisar o desempenho do motorista. Um método comum é usar um sistema de telemetria, que pode fornecer dados sobre fatores tais como velocidade, aceleração, frenagem e curvas.

Estes dados podem ser usados para identificar áreas em que um motorista pode melhorar e também podem ser usados para comparar diferentes motoristas.

Outra maneira de analisar o desempenho do motorista é usar filmagens. Isto pode ser útil para ver se o motorista está fazendo algo de errado, mas também pode ser usado para ver o que ele está fazendo bem.

Estudando tanto os dados quanto o vídeo, é possível obter uma imagem muito clara dos pontos fortes e fracos de um motorista e identificar a necessidade de novos treinamentos.

7. Capacite os condutores

Os motoristas são as pessoas mais importantes das transportadoras. Eles são o rosto da empresa e são aqueles que interagem diariamente com os clientes.

É importante treinar os motoristas para que sejam capazes de prestar o melhor serviço possível aos clientes, bem como respeitar as leis de trânsito.

Os motoristas devem ser treinados sobre como manusear corretamente os veículos, como se comunicar com os clientes e como dirigir os veículos com segurança.

Eles também devem receber uma verificação minuciosa de seus antecedentes antes de serem contratados, pois essa é uma forma de garantir que somente os melhores motoristas sejam contratados pela empresa.

8. Faça o gerenciamento das rotas

Outro aspecto fundamental das transportadoras é fazer a roteirização e o gerenciamento de rotas, pois essa é uma das formas mais eficazes de economizar combustível, evitar a ociosidade dos veículos (que rodem descarregados) e fazer entregas mais rápidas.

Existem vários sistemas disponíveis no mercado, mas o ideal é que você utilize um roteirizador profissional, como o TOTVS Roteirização e Entregas, que se utiliza da geolocalização para traçar rotas inteligentes que ajudam a diminuir as taxas de ociosidade.

Além disso, você pode utilizar a aplicação para criar rotas que consomem menos combustível e que evitem pedágios, diminuindo os custos dos fretes para sua base de clientes.

9. Conte com a tecnologia

Por fim, a tecnologia de maneira geral é a melhor maneira de fazer o controle de veículos, seja por meio do rastreamento veicular e do rastreamento de cargas ou por meio da aplicação de softwares de gestão, como o TOTVS Gestão de Frotas.

Os rastreadores veiculares ajudam no controle da frota mostrando em tempo real a localização e velocidade de cada veículo da sua empresa.

Em outras palavras, o time de gestão de frotas tem controle total sobre a operação, podendo entrar em contato com motoristas em tempo real caso estejam acima da velocidade, dirigindo por rotas não planejadas ou para informar sobre mudanças de trajeto eventualmente necessárias.

Já os softwares de gestão ajudam você com toda a parte administrativa da frota, relembrando a necessidade de revisões e manutenções, aspectos como a gestão de combustível e a gestão de pneus e na parte burocrática, como a gestão de multas.

Além disso, na medida em que o tempo for passando, a plataforma também gera indicadores de desempenho importantes para que você possa tomar decisões baseadas na realidade material da sua empresa.

Ou seja, você terá informações mais confiáveis sobre como funciona a sua operação e tomará decisões mais acertadas, pois foram baseadas nas reais necessidades do negócio.

Controle de veículos: dúvidas frequentes

Agora veja algumas dúvidas frequentes sobre o assunto:

Como fazer um controle de entrada e saída de veículos?

Para ser feito da maneira mais básica, você pode fazer o controle por meio de planilhas ou registros manuais, lembrando sempre de coletar dados sobre data, hora, quilometragem, motorista e registro de avarias.

Contudo, a melhor forma é por meio de ferramentas de automação, que cortam diversos processos e garantem mais agilidade para essa tarefa.

Independentemente da metodologia escolhida, você deve analisar os seguintes pontos:

• O controle deve ser feito diariamente ou todos os dias em que a empresa funcionar;
• Você deve registrar informações básicas, como data, hora, quilometragem, motorista, entre outros;
• O controle deve ser feito por motoristas responsáveis;
• O controle deve estar atrelado a um checklist de avarias.

A planilha de controle de frota de veículos é uma solução eficiente?

Não. Apesar de ser uma forma de controle, simples planilhas feitas em programas como Excel não são uma solução tão eficiente quanto um sistema de gestão especializado.

Isso porque as planilhas são apenas documentos e, portanto, devem ser preenchidas manualmente, sendo que cada cálculo para cada indicador a ser registrado e analisado também deverá ser feito individualmente.

Com um sistema de gestão profissional, você não precisa se preocupar com esses detalhes, pois boa parte desses processos, como o próprio cálculo de indicadores, é feito automaticamente, poupando tempo e esforço da sua equipe.

Como funciona um sistema de controle de frotas de veículos?

Um sistema de controle de frotas funciona reunindo todas as informações sobre as frotas em um único lugar, de fácil acesso a todos os autorizados.

Você ainda terá de medir e preencher muitos dados, mas a interface dessas aplicações permite que você faça esse controle de maneira muito mais fácil, gerando indicadores e outros dados importantes de maneira automática.

Por exemplo, ao registrar a quilometragem de cada veículo no sistema, ele já faz automaticamente o cálculo de quantos quilômetros aquele veículo rodou, quantos litros de combustível consumiu e outros dados importantes para o controle.

Dessa forma, sua equipe poupa tempo e dinheiro da empresa, aplicando esforços em outras áreas que necessitam de mais atenção. 

TOTVS Gestão de Frotas

O TOTVS Gestão de Frotas é uma solução abrangente de gerenciamento de frota, que ajuda as organizações a otimizarem a administração de seus veículos.

Nosso software monitora todos os aspectos da frota, desde o consumo de combustível até a necessidade de manutenção do veículo.

Ele também fornece visibilidade em tempo real do desempenho da frota, apontando indicadores de desempenho importantes e pontos de melhoria.

Otimize o gerenciamento de veículos da sua empresa com o TOTVS Gestão de Frotas!

Conclusão

Para manter seus veículos e motoristas seguros na estrada, é importante ter um sistema que ajude a otimizar o controle de veículos.

O TOTVS Gestão de Frotas pode ajudar você a fazer exatamente isso. Nosso software abrangente oferece recursos como mapeamento de rotas, rastreamento em tempo real e análise de combustível para ajudá-lo a tomar melhores decisões quando se trata de sua frota.

Entre em contato conosco hoje para obter mais informações!