Quando se trata de administrar um negócio, os empresários pensam bem mais nas receitas e nos lucros como os pilares principais. No entanto, há um aspecto que merece igualmente a atenção: as despesas operacionais.
Elas até podem não ser no centro das atenções, mas, na prática, desempenham um papel fundamental nos bastidores para garantir que tudo funcione sem problemas.
Se você tem um supermercado, por exemplo, ao entender como esses gastos se encaixam no panorama geral, fica mais fácil tomar decisões inteligentes e estratégicas.
São elas que vão impulsionar suas operações em direção a um crescimento sustentável.
Então, o que são essas despesas e como, ainda, otimizá-las?
Continue lendo para descobrir!
O que são despesas operacionais?
Despesas operacionais nada mais são do que os gastos contínuos e necessários que uma empresa ou organização incorre como parte normal de suas atividades diárias.
Essas despesas estão diretamente relacionadas à operação do negócio (por isso o nome) e são essenciais para manter a empresa funcionando, independentemente de estar gerando receitas ou não.
São, basicamente, os custos envolvidos na execução das operações principais de uma organização, entende?
Para se ter uma ideia geral do que isso seria na prática, então:
- Custos relativos aos salários dos funcionários, incluindo salários base, bônus, comissões e benefícios como planos de saúde, seguros e planos de aposentadoria;
- Gastos relacionados ao espaço físico usado pela empresa, como aluguel do local, custo do uso da energia e água no ambiente, limpeza e manutenção do espaço;
- Custos associados à compra de materiais e suprimentos necessários para a operação, como matérias-primas para a produção, papelaria e suprimentos de escritório.
Quais são os 3 tipos de despesas operacionais?
Existem 3 tipos de despesas operacionais: aquelas que são comerciais, as que são administrativas e as que não são nem uma nem outra, ou seja, as demais.
Vamos explicar um pouco melhor!
Despesas comerciais
As despesas comerciais estão relacionadas diretamente às atividades de vendas, marketing e promoção de produtos ou serviços da empresa.
Elas são essenciais para atrair clientes e impulsionar as vendas.
Alguns exemplos de despesas comerciais incluem:
- Publicidade e marketing: gastos relacionados à promoção da marca, campanhas publicitárias, marketing digital, materiais promocionais, anúncios em mídia e eventos promocionais;
- Comissões de vendas: pagamentos a representantes de vendas, agentes e intermediários que ajudam a empresa a fechar negócios;
- Desenvolvimento de produto: investimentos em pesquisa e desenvolvimento de produtos, incluindo prototipagem, testes e melhorias contínuas;
- Despesas de vendas: custos associados às atividades de vendas, como viagens de negócios, hospedagem, refeições e entretenimento para clientes em potencial.
Despesas administrativas
As despesas administrativas englobam os custos associados à gestão geral e operacional da empresa.
Elas são vitais para manter o funcionamento eficiente da organização.
Exemplos de despesas administrativas incluem:
- Salários e benefícios dos funcionários: custos de remuneração para equipes administrativas, incluindo pessoal de recursos humanos, contabilidade e administração.
- Aluguel e instalações: despesas relacionadas ao aluguel de escritórios, instalações de produção e armazenamento;
- Energia e serviços públicos: custos de eletricidade, água, gás e outros serviços públicos essenciais para as operações.
- Tecnologia da informação (TI): custos de hardware, software, manutenção e pessoal de suporte para a infraestrutura de TI da empresa.
- Suprimentos de escritório: gastos com papelaria, materiais de escritório, equipamentos de escritório e outros suprimentos.
- Despesas gerais: custos administrativos gerais, como serviços de contabilidade, consultoria jurídica, segurança e limpeza.
Outras despesas
Este é um agrupamento amplo que abrange diversas despesas operacionais que não se encaixam diretamente nas categorias anteriores.
Isso pode incluir:
- Viagens e entretenimento: gastos relacionados a viagens de negócios, hospedagem, refeições e entretenimento em eventos corporativos.
- Depreciação e amortização: gastos relacionados à depreciação de ativos tangíveis (como equipamentos) e à amortização de ativos intangíveis (como patentes).
- Seguros e taxas: pagamentos de prêmios de seguro para cobertura de diversas eventualidades e taxas associadas a licenças e regulamentações governamentais.
Exemplos de despesas operacionais de um supermercado
Para quem gerencia um supermercado, pode ser interessante ver um exemplo de como funciona essas despesas na prática.
Imagine esse estabelecimento local de bairro, chamado “Mercado Delícia”, dedicado a atender as necessidades variadas dos residentes.
Com as prateleiras bem abastecidas, o Mercado Delícia se esforça para oferecer produtos frescos e diversos — inclusive, se diferenciando do que os grandes supermercados muitas vezes conseguem proporcionar.
Quais seriam os exemplos de despesas operacionais desse estabelecimento?
- Despesas comerciais:
- Publicidade local: anúncios em jornais locais e redes sociais para promover ofertas especiais da semana e eventos na loja;
- Programas de fidelidade: custos associados à implementação de um programa de fidelidade para recompensar os clientes regulares;
- Materiais promocionais: impressão de folhetos, cartazes e banners para destacar promoções e produtos em destaque.
- Despesas administrativas:
- Salários da equipe: remuneração dos caixas, reposicionadores de mercadorias, gerente da loja e equipe de atendimento ao cliente;
- Aluguel e manutenção: custos mensais de aluguel do espaço do supermercado e manutenção das instalações, como reparos e limpeza;
- Tecnologia da informação: pagamentos para sistemas de ponto de venda, sistemas de monitoramento de estoque e manutenção de equipamentos de TI;
- Suprimentos de escritório: compra de papelaria, impressoras, materiais de escritório e outros suprimentos essenciais.
- Outras despesas:
- Energia e serviços públicos: pagamentos mensais de eletricidade, água e gás para manter o supermercado em funcionamento;
- Transporte de mercadorias: custos de transporte para receber produtos dos fornecedores e distribuí-los nas prateleiras;
- Depreciação de equipamentos: apreciação de ativos tangíveis, como geladeiras, freezers e carrinhos de compras, ao longo do tempo;
- Seguros: prêmios de seguro para cobertura contra riscos como incêndios, roubos e responsabilidade civil.
No “Mercado Delícia”, o equilíbrio entre esses tipos de despesas operacionais é crucial para oferecer uma experiência de compra excepcional enquanto mantém a viabilidade financeira!
Por que é importante analisar esse tipo de despesa?
Analisar as despesas operacionais é essencial. Mas por que?
De maneira geral, elas oferecem insights críticos para uma gestão financeira eficaz e estratégica.
Mas por trás desse motivo maior, há muitos outros associados: eficiência operacional, controle de custos, planejamento financeiro, negociação com fornecedores, entre outros.
Entenda mais a seguir!
1. Eficiência operacional
A análise das despesas operacionais ajuda a identificar ineficiências nos processos e operações.
O efeito disso é a otimização de fluxos de trabalho, a eliminação de desperdícios e a melhoria geral da eficiência operacional.
2. Controle de custos
Manter um controle rigoroso sobre as despesas operacionais ajuda a evitar gastos excessivos. E nenhuma empresa deve fazer isso, certo?
Então, é fundamental para garantir que a empresa opere dentro de seus limites financeiros — inclusive, considerando orçamentos dos setores — e evite problemas de fluxo de caixa.
3. Planejamento financeiro
Analisar as despesas operacionais é chave para o planejamento financeiro de curto e longo prazo.
Assim, as empresas conseguem estabelecer orçamentos realistas, prever despesas futuras e garantir a sustentabilidade financeira.
4. Negociações com fornecedores
Uma análise detalhada das despesas operacionais pode fornecer informações valiosas ao negociar contratos com fornecedores.
E o que o negócio ganha com isso? Melhores termos e condições, levando a economias significativas.
5. Avaliação de rentabilidade
Ao comparar as despesas operacionais com as receitas geradas, as empresas podem avaliar sua rentabilidade. Essa é a melhor maneira de entender se os esforços estão resultando em lucros saudáveis!
6. Identificação de tendências
Analisar as despesas ao longo do tempo pode ajudar a identificar tendências sazonais, flutuações e mudanças nos padrões de gastos.
Tudo isso oferece uma melhor preparação para desafios e oportunidades futuras.
7. Apoio a investidores e credores
Investidores e credores geralmente analisam as despesas operacionais ao avaliar a saúde financeira de uma empresa.
Percebe como uma gestão sólida das despesas pode aumentar a confiança dessas partes interessadas?
8. Inovação e crescimento
Ao entender onde os recursos estão sendo usados, as empresas podem direcionar investimentos para áreas que têm potencial de crescimento e inovação.
Ou seja, impulsionam a expansão e o desenvolvimento do negócio!
9. Transparência e prestação de contas
Os gastos sempre vão ter que ser prestados e justificados.
Então, uma análise detalhada das despesas operacionais promove a transparência nos negócio, principalmente no que diz respeito à prestação de contas aos stakeholders.
E isso vale para funcionários, clientes e parceiros.
No fim das contas, essa análise permite que as empresas se mantenham competitivas, alcancem seus objetivos financeiros e garantam a sustentabilidade a longo prazo.
Despesas pré-operacionais e não operacionais: entenda os conceitos
Além das despesas que estamos falando, também existem aquelas não operacionais e pré-operacionais. Mas o que isso realmente significa?
As despesas pré-operacionais são aquelas antes do início das operações comerciais. Elas envolvem os custos relacionados ao planejamento, preparação e estabelecimento do negócio.
Ou seja, são custos antes da operação iniciar e devem ser pagos nesse período. Basicamente, é o investimento inicial necessário para colocar a empresa na ativa.
Geralmente, esses valores conseguem ser amortizados ao longo do tempo à medida que a empresa começa a gerar receitas. A compra do espaço ou o custo com licenças e alvarás são algumas delas.
Enquanto isso, as despesas não operacionais são o oposto do que falamos até agora: não se relacionam como o funcionamento e atividade principal da empresa.
Elas são eventos ou transações fora do escopo regular do negócio e não impactam diretamente o resultado operacional.
Por isso, também, não são fundamentais para que a empresa continue desenvolvendo as suas atividades. Exemplo simples: subvenção para investimentos.
Como calcular as despesas operacionais?
Não existe uma fórmula para o cálculo das despesas operacionais. Na verdade, ele envolve a identificação e a soma de todos os gastos relacionados à operação regular de uma empresa ou organização.
Você deve reunir, então, todas as informações necessárias para cada categoria de despesa. Isso pode envolver a obtenção de recibos, extratos bancários, faturas de fornecedores, informações de folha de pagamento, etc.
O valor total será sua despesa operacional daquele período.
Como otimizar as despesas operacionais?
Para otimizar as despesas operacionais da sua empresa, o primeiro passo é identificar minuciosamente todas as categorias de gastos envolvidas nas operações.
Isso inclui analisar tanto as despesas fixas, que são constantes, independentemente do volume de produção, quanto as despesas variáveis, que flutuam com a atividade da empresa.
Além disso, considerar o uso de ferramentas de produtividade pode ser uma estratégia eficaz.
Em outras palavras, investir em tecnologias que automatizam tarefas, melhoram a eficiência e reduzem o retrabalho pode resultar em economias significativas a longo prazo, permitindo que a empresa alcance um equilíbrio financeiro sustentável.
A tecnologia como aliada para um melhor controle das despesas
A tecnologia é o melhor caminho para se conseguir um controle das despesas e, com isso, estamos falando de sistemas e softwares focados em melhorar esse aspecto.
A automação de processos, as análises detalhadas e o monitoramento em tempo real, por exemplo, não apenas simplificam o processo, mas ajudam empresas a a tomarem decisões informadas e estratégicas.
Um exemplo bem simples disso: com uma ferramenta, você consegue visualizar as despesas da empresa de maneira gráfica e intuitiva.
Relatórios podem mostrar tendências de gastos ao longo do tempo, o que pode ser útil para identificar padrões e oportunidades de economia.
A consequência disso é justamente um uso mais inteligente dos recursos financeiros!
Sistemas TOTVS para Supermercados
A TOTVS tem o sistema ideal para elevar a gestão de processos essenciais do seu supermercado a um patamar mais estratégico e eficiente.
O TOTVS Varejo Supermercados – Linha Consinco é uma solução desenvolvida com foco exclusivo em suprir todas as exigências operacionais e administrativas das empresas do ramo supermercadista.
Abrangendo todas as etapas essenciais, essa solução se destaca pela sua flexibilidade, ajustando-se de maneira precisa às particularidades de cada negócio. Ele cobre áreas como operações na loja, aspectos comerciais, análises de gestão e backoffice.
O programa também inclui funcionalidades analíticas, que viabilizam o monitoramento de indicadores cruciais como vendas, fluxo financeiro, níveis de estoque e despesas – abrangendo as despesas operacionais.
Ainda, disponibiliza aplicações exclusivas que aprimoram a flexibilidade da equipe e impulsionam a plena digitalização das atividades operacionais.
Este sistema é adquirido por meio de uma assinatura e tem a capacidade de operar tanto em servidores internos da sua empresa quanto na nuvem.
Que tal conhecer ainda mais sobre o que o sistema TOTVS pode fazer pelo seu supermercado?
Conclusão
As despesas operacionais são a espinha dorsal da sustentabilidade empresarial.
Sem um acompanhamento e, principalmente, controle, fica difícil fechar a conta.
Através desse olhar atento, as empresas podem identificar áreas de melhoria, otimizar recursos e assegurar uma gestão saudável.
Mas, nesse processo, não podemos esquecer como a tecnologia é um grande aliado para tornar essa análise mais eficiente, certo?
Então, além de identificar bem suas despesas e analisá-las, é preciso investir em uma ferramenta de qualidade para o seu negócio.
Se você quer continuar aprendendo sobre esses temas, leia também nosso artigo sobre centro de custo!
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