Quem atua no setor varejista, precisa entender o que é a sangria de caixa e seu papel nas operações comerciais. Essa operação ocorre quando há a retirada de um excesso de dinheiro em caixa.
É importante manter o controle de quaisquer discrepâncias que possam potencialmente impactar o sucesso do seu negócio. Afinal, sabemos que as mudanças no comportamento do cliente em relação aos meios de pagamento afetam diretamente a saúde do negócio.
Portanto, você deve saber como monitorar o fluxo de caixa corretamente, além de criar estratégias para mitigar os riscos associados ao acúmulo de dinheiro em caixa.
Acompanhe o conteúdo a seguir e confira nossas principais dicas para proteger os resultados do seu empreendimento, sem perdas desnecessárias. Boa leitura!
O que é sangria de caixa?
Sangria de caixa consiste na ação não planejada de retirar uma quantia específica de dinheiro do caixa.
Suponhamos que você precisa adquirir novos materiais para o seu comércio. Ao recolher esse capital, estará suprindo uma demanda que ajudará na gestão da empresa, além de remover o montante excedente da frente do caixa.
Esse procedimento também pode ser encarado com uma estratégia de segurança, já que os números contábeis da companhia não podem apresentar disparidades. Quando isso acontece — mesmo com a realização da sangria —, há uma quebra de caixa.
A quebra pode ser positiva ou negativa. Caso os valores apresentados nos relatórios foram menores do que as quantias encontradas em caixa, trata-se de uma quebra positiva.
Porém, quando essa relação se inverte, ocorre a quebra negativa, que pode estar ligada a entrega equivocada de troco aos clientes ou, em um cenário pessimista, fraudes.
Portanto, a sangria assume um papel crucial na detecção de falhas nas contas da organização. Ela proporciona mais tranquilidade aos operadores de caixa, já que, com um menor capital guardado, as chances de roubos ou erros de contagem diminuem.
Qual a importância de realizar esse processo?
Executar a sangria se faz necessário para evitar que haja um grande acúmulo de dinheiro na frente do caixa, como já explicamos a você há pouco.
Apesar da queda nos pagamentos em espécie pelos consumidores — muitos utilizam o cartão de crédito, débito, Pix etc. atualmente, o que implica na redução de valores excedentes — algumas pessoas ainda preferem o modelo tradicional.
Nesse aspecto, a operação pode ser utilizada para validar a contabilidade do fluxo de caixa. Os operadores incluirão tais dados em seus relatórios, que poderão ser comparados com a quantia retirada.
Em caso de incompatibilidade de informações, a quebra de caixa poderá ser identificada rapidamente, evitando que o seu empreendimento sofra grandes prejuízos.
Entendeu a importância da sangria? De forma simples, a metodologia serve para cobrir imprevistos nas atividades do varejo.
Caso você note que precisará pagar algum fornecedor de última hora, por exemplo, poderá recorrer à sangria para resolver a situação.
Quando a sangria deve ser realizada?
Não há um momento certo para realizar essa operação. Nossa dica é aplicá-la sempre que notar um grande acúmulo de capital em caixa.
Para isso, monitore o capital presente na frente do caixa frequentemente. Assim, você conseguirá determinar quando existem valores excedentes.
De todo modo, nossa recomendação é acompanhar mais de perto os períodos comemorativos do varejo — Dias das Mães, Natal, Dia das Crianças e outros. É nessas ocasiões que os pagamentos em dinheiro aumentam significativamente.
Quem faz a sangria no caixa?
São os responsáveis pelas operações de caixa que devem executar a sangria. Caso você tenha mais de um funcionário que ocupe essa função, o melhor é nomear somente um colaborador para executá-la. Assim, terá mais controle do processo.
Como é feita a sangria do caixa?
A melhor forma de fazer a sangria de caixa é contando com um sistema de gestão para executá-la eficientemente.
Contudo, sabemos que essa operação — aliás, qualquer procedimento administrativo de caixa — pode parecer complexa para quem está no começo da jornada no varejo.
Assim, é interessante adotar um software de gestão financeira para a loja, que apresenta a funcionalidade de sangria de caixa. Além disso, confira abaixo nossas dicas para realizar o procedimento sem erros.
Faça o controle das movimentações do caixa
Siga um bom modelo de controle de caixa para acompanhar cada movimentação realizada. Você pode usar uma planilha ou um sistema automatizado. De todo modo, isso é fundamental para uma sangria segura e organizada.
Registre as entradas e saídas ao longo do dia
Documente tudo o que entra e sai em caixa ao longo do expediente. Vendas, trocos, pagamentos, compras e outras atividades não podem ser negligenciadas.
Para um controle melhor, abra o caixa com uma pequena quantia para facilitar o troco aos clientes. No final do dia, registre os seguintes dados:
- Caixa inicial;
- Vendas em espécie;
- Vendas no débito;
- Vendas no crédito;
- Total de vendas;
- Montante final em caixa.
Sem essas informações detalhadas, a sangria de caixa pode não ser suficiente para controlar a contabilidade do empreendimento, devido à falta de organização.
Faça a conferência dos valores e execute a sangria
Reserve um período ao fim do expediente para contabilizar os valores presentes em caixa. Ao identificar que há uma quantia excedente, execute as seguintes etapas para tentar solucionar as discrepâncias:
- Conte o total recebido novamente — dinheiro, cheques, crédito, débito, cupons etc.;
- Confira as informações documentadas e procure por dados ausentes;
- Analise as transações mais uma vez para identificar erros humanos.
Depois disso, poderá, então, partir para a sangria de caixa. Em seguida, armazene o montante em um local protegido. Vale mencionar a importância de garantir que todas as sangrias sejam registradas, para fins tributários.
Como reduzir a sangria em seu estabelecimento?
Você já entendeu o que é sangria de caixa, sua importância e como fazer, não é? Mas, já imaginou que precisar aplicar essa metodologia com frequência não é algo positivo para a saúde financeira do seu negócio?
Ter altos valores acumulados em caixa sempre, gera riscos para o empreendimento. Além disso, a sangria requer o manuseio de dinheiro, que vem acompanhado de falhas humanas — erros de contagem, roubos e violações.
Por isso, é importante entender o que fazer para reduzir a necessidade da sangria em seu comércio. Nossa dicas envolvem:
- Investir na locação de espaço: reaproveite áreas do seu estabelecimento sem uso e alugue para outros varejistas. Se você tiver uma loja de roupas, poderá alugar um pequeno espaço à uma cafeteria para que seus clientes possam relaxar depois das compras. Ao ganhar dinheiro com essa estratégia, as quantias circulam dentro do estabelecimento e não se acumulam no caixa;
- Otimizar os pagamentos: aposte em soluções que agilizem o processo de pagamento e a entrega de trocos aos consumidores. Alguns softwares se integram ao sistema da loja, evitando a quebra de caixa;
- Implementar soluções de saque: outra opção é utilizar sistemas de gestão que transformem sua frente de caixa em um caixa eletrônico. Desse modo, o PDV vira uma local para saques emergenciais pelos clientes, reduzindo as sangrias.
Como tornar o processo de sangria mais ágil e seguro?
Depois de analisar a contabilidade da sua empresa por completo, você identificou que a sangria é realmente necessária. Para torná-la altamente segura, é importante aplicar algumas medidas que otimizem a operação, reduzindo as chances de falhas.
Nossa melhor recomendação é investir em um software de automação, que irá dar mais agilidade e proteção à metodologia. Com um sistema integrado, você poderá gerir o fluxo de caixa com máxima eficiência e precisão, deixando as rotinas do varejo bem organizadas.
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Conclusão
Entender o que é a sangria de caixa, sua importância e como ela é feita pode ajudá-lo a reduzir as perdas em seu estabelecimento. Os sistema TOTVS para varejistas foram criados para tornar a experiência de gestão mais ágil e segura para você e seus clientes.
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