O passo a passo para fazer a captação de alunos

Toda instituição de ensino — seja ela de educação básica, superior ou continuada — se preocupa com a manutenção e a captação de alunos.

As instituições de ensino precisam ter essa preocupação para continuar funcionando. Ou seja, é também parte da estratégia de negócios da empresa.

Por isso, é preciso entender aspectos que vão além da estratégia, como também dos meios para promover uma melhor captação de alunos.

Quais recursos devem ser utilizados? Quais caminhos explorar para atrair a atenção de uma nova geração de alunos e clientes? E qual o papel da tecnologia na captação de alunos? Vamos tirar essas dúvidas agora!

O que é captação de alunos?

Captação de alunos é o conjunto de estratégias para atrair mais pessoas para estudarem na instituição.

Portanto, é um dos pontos que devem receber mais atenção por parte dos gestores e de toda a organização em si.

Inclusive, é um ponto que aproxima os mais diversos tipos de instituições de ensino: a necessidade de captar alunos.

É justamente esse o motivo que torna esse objetivo cada vez mais difícil. Afinal, as IE e IES precisam se adequar a diferentes tipos de perfis e convencê-los de que a sua metodologia de ensino é a mais adequada.

Assim, quem já está no mercado tenta se reinventar e aliar isso ao peso do nome da marca. Já aos novatos no mercado, recai a responsabilidade de despontar como sinônimo de inovação.

No fundo, entenda que essa designação não cabe para apontar o que uma IE deve fazer. O mais importante é que a empresa conheça o perfil dos alunos que deseja captar, para que os esforços sejam direcionados para eles.

Uma vez entendido esse ponto, é mais simples descobrir a melhor estratégia a ser adotada. A inovação e a reinvenção se tornam parte do processo — que vai exigir do seu time um mindset voltado para a melhoria contínua.

É uma estratégia que vai garantir muito mais do que novos alunos, mas que sua IE como um todo se posicione de maneira competitiva diante da concorrência.

Porém, existem algumas dicas que podem valer para todos os perfis de instituições.

Não basta que sua IE saia investindo em outdoors ou mesmo em campanhas online. É necessário seguir um pensamento e levar em conta alguns aspectos essenciais por trás da captação de alunos.

Como fazer uma boa captação de alunos?

Instituições de ensino possuem suas particularidades que se diferenciam de outros negócios. Por esse motivo, a estratégia de negócio na educação também deve ser diferente. 

Separamos algumas dicas que podem ajudar você na captação de novos alunos:

1. Conheça os perfis dos alunos

Compreender a fundo quem são seus potenciais alunos é o ponto de partida para uma captação bem-sucedida. 

Esse processo envolve mapear faixa etária, área de interesse, nível de formação e até objetivos profissionais. Todos eles são fatores que influenciam diretamente na escolha de um curso. 

Para isso, vale a pena realizar pesquisas com alunos atuais, levantar dados demográficos e conduzir entrevistas ou enquetes. 

É dessa forma que se consegue identificar se o público busca formação técnica, EAD, graduação, pós-graduação ou cursos livres, por exemplo, além de compreender suas motivações.

Pode ser tanto avançar na carreira, fazer uma transição profissional como buscar desenvolvimento pessoal. 

Esses insights ajudam a personalizar a linguagem e as estratégias de marketing, o que fortalece o valor percebido pelos futuros estudantes e aumenta as chances de conversão.

2. Defina a meta e o orçamento disponível

Para que qualquer estratégia de captação seja efetiva, o sucesso depende da clareza sobre quantos alunos se deseja atrair em um determinado período e quanto a instituição está disposta a investir para atingir esse objetivo. 

Metas realistas (por exemplo, o número de matrículas em um semestre ou em um ciclo de vestibular) permitem criar campanhas mais direcionadas e mensurar com precisão o retorno de cada ação. 

Ao mesmo tempo, estabelecer um orçamento específico ajuda a evitar gastos aleatórios e facilita a escolha dos canais e ferramentas de marketing mais adequados. 

Considere ainda fatores como a capacidade de atendimento, possíveis adaptações na infraestrutura (física ou virtual) e os custos de manter uma equipe de suporte e vendas. 

Dessa forma, a instituição consegue alinhar recursos e expectativas, otimizando as chances de sucesso no processo de captação.

3. Trabalhe o funil de vendas

Uma estratégia de captação de alunos bem estruturada segue a lógica de um funil de vendas, que contempla etapas de atração, consideração e decisão. 

Na fase de atração, por exemplo, a instituição pode criar conteúdos relevantes — como artigos sobre tendências de carreira ou posts em redes sociais que abordam o diferencial dos cursos oferecidos — para despertar o interesse de potenciais estudantes. 

Já na etapa de consideração, é fundamental nutrir esses leads com informações mais específicas, como grades curriculares, depoimentos de ex-alunos ou perspectivas de mercado, para que enxerguem valor na formação. 

Finalmente, na fase de decisão, a comunicação deve ser ainda mais focada nos benefícios concretos, destacando vantagens como bolsas de estudo, flexibilidade de horários ou programas de intercâmbio. 

4. Utilize estratégias de marketing

Para atrair e engajar potenciais alunos, é essencial adotar um conjunto diversificado de ações de marketing. 

Uma boa prática é apostar em campanhas segmentadas de e-mail marketing, que apresentem novidades, promoções ou conteúdos de valor sobre os cursos oferecidos. 

Outro recurso poderoso é o Inbound Marketing, que consiste em produzir materiais relevantes (blog posts, e-books, webinars) para nutrir o interesse do público ao longo de sua jornada de decisão. 

Além disso, anúncios direcionados em plataformas como Google Ads e redes sociais permitem direcionar mensagens para faixas etárias ou interesses específicos, tornando a comunicação mais efetiva.

Também vale considerar parcerias com empresas ou eventos — por exemplo, oferecer palestras em feiras de educação ou firmar convênios com organizações que busquem capacitação profissional para seus colaboradores. 

5. Use as redes sociais

Você já parou para pensar que boa parte dos prospects e leads não conhece a sua instituição de ensino? Por isso, aproveitar o potencial das redes sociais é uma boa!

A presença digital nos principais canais digitais é essencial para que sua IE se posicione de forma positiva aos olhos da persona.

E lembre-se que isso não significa que a instituição deve ter contas ativas em todas as redes sociais.

Aqui, você pode observar a importância da persona: mantenha-se ativos apenas nas redes que a sua persona costuma utilizar.

Assim, você e seu time não perdem o foco e podem desenhar melhores estratégias de atração e captação que se moldem aos mecanismos e dinâmicas de cada rede social.

6. Estabeleça os canais de aquisição dos leads

Saber onde e como o público-alvo se informa e toma decisões é tão importante quanto direcionar esforços de captação!

Para isso, identifique quais canais (site da instituição, redes sociais, feiras educativas, parcerias com empresas) atraem mais leads qualificados. 

Avalie também plataformas específicas, como portais de educação e buscadores de cursos, onde estudantes pesquisam oportunidades de formação.

Ao definir esses pontos de contato, fica mais fácil implementar estratégias personalizadas em cada ambiente!

Sem isso, fica bem mais difícil a instituição potencializar a geração de leads, nutrir cada contato de forma adequada e aumentar as chances de conversão.

7. Desburocratize processos

Etapas como agendamento de visitas, inscrição e matrícula podem se tornar pontos de desistência caso sejam muito complexas ou exijam muitas etapas manuais. 

Para evitar esse cenário, é bem valioso a instituição:

• Facilitar o agendamento de visitas e reuniões com a equipe acadêmica, disponibilizando opções de data e horário por meio de um sistema online. Isso oferece praticidade e reduz o número de ligações e e-mails trocados;
• Simplificar a inscrição, adotando formulários digitais que solicitem apenas as informações essenciais, integrados a um ambiente de upload de documentos, evitando o uso de papéis e filas presenciais;
• Otimizar a matrícula, permitindo assinaturas eletrônicas de contratos e a realização de pagamentos via plataformas seguras, para que assim se tenha uma experiência mais fluida e ágil para o futuro aluno.

8. Acompanhe as taxas de conversão

Para avaliar a eficácia das ações de captação, é preciso monitorar cada etapa da jornada do aluno — da geração de leads até a matrícula efetiva. 

Analise quantas pessoas avançam de um estágio para outro, identificando possíveis pontos de abandono ou ineficiência. 

Por exemplo, se muitos candidatos realizam o cadastro, mas poucos concluem a inscrição, pode ser que o processo esteja complexo ou faltem informações claras.

Ferramentas de CRM e plataformas de análise de dados ajudam a visualizar métricas em tempo real, permitindo ajustes rápidos na estratégia e a adoção de testes A/B (como diferentes formulários ou páginas de inscrição). 

Ao acompanhar e otimizar cada fase, a instituição maximiza o retorno sobre o investimento em marketing e cria uma experiência mais fluida para o futuro aluno.

9. Automatize a régua de relacionamento com seus leads

Contar com uma régua de relacionamento bem estruturada vai fazer a diferença na hora de nutrir o interesse e conseguir a captação dos alunos

Para isso, vale a pena investir em ferramentas de automação  — como CRMs e plataformas de e-mail marketing — que enviam mensagens personalizadas de acordo com o estágio do lead no funil de vendas.

Por exemplo, após o cadastro no site, o lead pode receber um e-mail de boas-vindas com informações sobre os cursos. 

Se ele demonstrar interesse em uma área específica, a ferramenta pode disparar conteúdos relevantes e lembretes de prazos para inscrição ou bolsa de estudos. 

Cada contato se sente valorizado e mais propenso a avançar na jornada até a matrícula. O efeito disso é uma experiência sempre melhor!

10. Use canais de atendimento adequados

Os candidatos a alunos esperam um contato rápido e eficiente ao tirar dúvidas ou buscar informações sobre cursos e processos de matrícula.

Então, é indispensável diversificar e integrar os canais de atendimento, como chat online, WhatsApp, telefone e e-mail. 

Cada potencial aluno tem uma preferência de comunicação, e atendê-lo no canal certo gera uma experiência mais acolhedora, aumenta a satisfação e diminui as chances de abandono.

Além disso, contar com uma equipe bem treinada ou mesmo com soluções de chatbot (para perguntas frequentes) pode acelerar o atendimento inicial, direcionando o estudante para a área ou pessoa mais indicada quando necessário. 

11. Utilize a Inteligência Artificial a seu favor

Soluções de Inteligência Artificial (IA) podem otimizar desde a análise de dados até a segmentação de potenciais alunos, permitindo direcionar ofertas e conteúdos conforme o perfil de cada público. 

Chatbots inteligentes, como você deve saber, conseguem oferecer atendimento 24 horas para esclarecer dúvidas frequentes, liberando a equipe para focar em interações mais complexas. 

Além disso, algoritmos de Machine Learning podem identificar comportamentos e tendências, sugerindo abordagens personalizadas para quem demonstra maior probabilidade de se matricular. 

Ao integrar essas ferramentas aos processos de captação, a instituição passa a tomar decisões mais embasadas, atendendo às necessidades de cada candidato com mais rapidez e eficácia.

12. Use cases e depoimentos de alunos

Nada é mais convincente do que provas sociais de quem já passou pela experiência de estudar na instituição. 

Por isso, envolva os ex-alunos em sua estratégia de forma a contar suas histórias e buscar em sua trajetória com sua IE os elementos que configuram sucesso.

Depoimentos de alunos e cases de sucesso tornam tangível o valor oferecido, mostrando como o aprendizado impactou a carreira, a vida acadêmica ou o desenvolvimento pessoal. 

Esses relatos podem ser publicados em diferentes formatos — texto, vídeo, entrevistas ou até participações em eventos online — e ajudam a construir credibilidade e confiança perante os futuros estudantes. 

Além disso, destacar conquistas, prêmios ou trajetórias de ex-alunos reforça o reconhecimento e a qualidade da instituição no mercado de educação.

Gestão educacional com os sistemas TOTVS

Agora que você entende as vantagens de implementar um sistema de gestão educacional na sua organização de ensino, é hora de conhecer os sistemas TOTVS!

As soluções da TOTVS para instituições de ensino são completas e possuem tecnologias para empresas de todos os portes.

Tenha mais eficiência e mobilidade na captação de alunos de ensino superior, de ensino básico ou cursos online.

Nosso software tanto gerencia a captação e seleção, como também faz toda a gestão da permanência, o que evita diretamente a evasão escolar.

E o melhor: os sistemas podem ser integrados junto ao módulo financeiro, oferecendo uma experiência completa e tecnológica para sua instituição de ensino.

Obtenha funcionalidades que permitam a criação, aprovação e manutenção de toda a estrutura curricular da sua instituição de ensino

Saiba mais sobre os sistemas TOTVS para o setor educacional e como ele pode ajudar sua gestão!

Conclusão

A captação de alunos é uma parte recorrente da rotina de uma IE, e por isso, deve ser encarada com seriedade.

É preciso ir além e implementar uma estratégia recorrente, que busque novos alunos e ofereça novas experiências de ensino. 

A boa notícia é que a tecnologia para gestão educacional está disponível como uma grande aliada. 

Assim, sua instituição pode se destacar em um cenário tão competitivo como o atual. E claro, potencialize isso tudo com o uso da tecnologia.

Um sistema de gestão escolar é a resposta para as principais necessidades atuais da sua IE e uma adição incrível à empresa, com grande potencial de transformar seu nível de atendimento.

Aproveite para ler também sobre regimento escolar e como elaborar!