Imagine uma escola bem estruturada, com professores qualificados e um ensino de excelência, mas que enfrenta um desafio constante: o atraso no pagamento das mensalidades.
A equipe administrativa precisa entrar em contato com os responsáveis, enviar lembretes e renegociar valores de maneira recorrente, o que consome tempo e recursos.
Enquanto isso, a inadimplência cresce, impacta o fluxo de caixa e compromete investimentos essenciais para a qualidade do ensino.
Se essa realidade parece familiar, continue a leitura e descubra como cobrar mensalidade em atraso de maneira eficiente, sem prejudicar o relacionamento com pais e responsáveis.
Como cobrar mensalidade em atraso?
Fazer a cobrança de mensalidades escolares atrasadas é um desafio comum nas instituições de ensino. Afinal, além de garantir a saúde financeira da escola, é essencial cultivar um bom relacionamento com os responsáveis pelos alunos.
Por isso, o ideal é que a cobrança aconteça de forma estruturada, com prazos bem claros e estratégias que incentivem o pagamento sem desgastar a relação com os familiares e alunos.
O primeiro passo é ter um processo bem definido para identificar e agir rapidamente, evitando que o atraso se prolongue.
A seguir, confira seis dicas práticas para entender como cobrar mensalidade em atraso de forma mais estratégica e eficiente.
1. Converse diretamente com o responsável
Muitas vezes, os atrasos nos pagamentos de mensalidade escolar acontecem por esquecimento ou desorganização, e um simples contato pode resolver a situação rapidamente.
É importante que esse contato seja feito diretamente com o responsável pelo pagamento. Opte por canais eficientes, como e-mail, telefone ou aplicativos de mensagens, para garantir que a mensagem chegue ao destinatário.
Lembre-se também de registrar esse contato para manter um histórico com datas e respostas. Isso ajuda a monitorar o status da cobrança e permite um maior controle sobre cada caso.
2. Seja claro e transparente
A cobrança da mensalidade deve ser feita de forma direta, com informações claras sobre o valor pendente, o vencimento e os meios de pagamento disponíveis.
Esclareça possíveis consequências do não pagamento, como a aplicação de juros ou restrições em serviços da escola, sem usar uma linguagem ríspida.
A transparência contribui para uma relação de confiança entre escola e responsáveis, além de evitar mal-entendidos. Por isso, evite mensagens muito genéricas ou confusas.
3. Mantenha um tom amigável e profissional
Entender como cobrar mensalidade em atraso de maneira formal, sem abrir mão de um tom amigável, é um passo fundamental para manter um relacionamento saudável com os alunos e responsáveis.
Mesmo em caso de atrasos recorrentes, manter uma comunicação respeitosa e humanizada é essencial. Isso ajuda a criar um ambiente mais propício para a negociação.
Lembre-se de que diversos fatores podem levar ao atraso no pagamento.
Um responsável pode estar enfrentando desafios financeiros momentâneos e, muitas vezes, deseja resolver a situação, mas precisa de um prazo ou uma alternativa viável, por exemplo.
Por isso, evite usar tons agressivos e acusatórios. Ofereça alternativas, adote uma postura compreensiva e busque sempre se comunicar com empatia.
Ao entrar em contato, use frases como “Identificamos uma pendência na mensalidade e gostaríamos de entender se podemos ajudar de alguma forma”.
4. Diversifique as formas de pagamento
A ausência de um método de pagamento compatível com a realidade das famílias pode ampliar o nível de inadimplência.
Para reduzir esse problema, identifique as alternativas que melhor se adequam às necessidades dos responsáveis e diversifique as formas de pagamento disponibilizadas. Algumas opções são:
- Pix;
- Boleto bancário;
- Débito automático;
- Cartão de crédito, com possibilidade de parcelamento.
Uma solução que tem sido cada vez mais implementada pelas instituições de ensino é o pagamento recorrente. Ele permite automatizar os pagamentos, o que reduz atrasos e esquecimentos, além de trazer mais praticidade para os responsáveis.
5. Esteja aberto a negociações
Como mencionamos anteriormente, nem sempre um atraso significa que o responsável não tenha a intenção de pagar. Por isso, é importante demonstrar flexibilidade e estar disposto a negociar.
Para avaliar como cobrar uma mensalidade atrasada em casos de dificuldades financeiras temporárias, por exemplo, considere as políticas internas da escola, buscando manter o equilíbrio das finanças.
Uma estratégia eficiente é permitir parcelamentos ou conceder prazos extras sem juros em situações específicas.
6. Não cobre de forma constrangedora ou humilhante
A inadimplência é um assunto sensível para muitas famílias, e a forma como a cobrança é realizada faz toda a diferença.
Evite expor o aluno à situação, mencionando o atraso em sala de aula ou impedindo-o de participar de atividades educacionais essenciais, por exemplo.
O próprio Código de Defesa do Consumidor prevê esse cuidado, em seu artigo 42. Segundo a legislação, “o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça” no processo de cobrança.
Independentemente do caso, uma abordagem respeitosa e profissional preserva a relação entre escola e familiares, contribuindo para um ambiente mais saudável para todos.
Exemplos de mensagens de cobrança de mensalidade atrasada
Manter uma comunicação respeitosa, clara e profissional é a chave para resolver situações de inadimplência com eficiência e agilidade.
Veja como cobrar mensalidade em atraso com três exemplos práticos de mensagens.
1. Lembrete amigável
Assunto: Lembrete de pagamento – Mensalidade em aberto
Olá, [Nome do responsável], tudo bem?
Verificamos que a mensalidade de [Nome do aluno] referente ao mês de [mês] ainda está em aberto. Caso já tenha realizado o pagamento, favor desconsiderar esta mensagem.
Para sua comodidade, segue o link para pagamento: [inserir link]. Caso precise de alguma orientação, estamos à disposição!
Atenciosamente,
[Nome da escola]
2. Segunda tentativa de contato
Assunto: Aviso importante – Regularização de mensalidade
Prezado(a) [Nome do responsável],
Gostaríamos de reforçar que identificamos um atraso na mensalidade de [Nome do aluno] referente ao mês de [mês]. O prazo para pagamento foi [data].
Caso precise de ajuda para regularizar, entre em contato. Estamos disponíveis para esclarecer dúvidas e encontrar a melhor solução para você.
Atenciosamente,
[Nome da escola]
3. Proposta de negociação
Assunto: Opções para regularização da mensalidade
Olá, [Nome do responsável], tudo bem?
Entendemos que imprevistos acontecem. Por isso, gostaríamos de oferecer algumas alternativas para regularizar a mensalidade em atraso de [Nome do aluno] referente ao mês de [mês]. Entre em contato para encontrarmos as melhores condições para você.
Atenciosamente,
[Nome da escola]
O que diz a lei sobre mensalidades em atraso nas escolas?
A Lei 9870/1999, responsável por regulamentar a cobrança de mensalidade nas escolas, define algumas normas importantes para os casos de inadimplência. Confira quais são elas:
- Alunos inadimplentes só podem ser desligados da instituição ao final do ano letivo ou do semestre letivo, em casos de instituições do ensino superior que adotam esse sistema;
- Caso aluno ou responsável solicite a transferência, a escola deve fornecer todos os documentos necessários, mesmo que existam débitos em aberto;
- A escola não pode suspender provas, reter documentos do aluno ou aplicar penalidades pedagógicas devido a inadimplência;
- Alunos inadimplentes ficam impossibilitados de realizar a renovação da matrícula.
A legislação também prevê que, caso o aluno não possa renovar a sua matrícula na instituição de ensino privado, fica assegurada a inscrição em escolas públicas do ensino fundamental e médio.
Dicas para reduzir a inadimplência nas instituições de ensino
Segundo dados da Sponte, a taxa de inadimplência nas instituições de ensino subiu de 19,68% em 2022 para 22,63% em 2023. Esse é um problema real, que influencia a saúde financeira da empresa e pode prejudicar diretamente o desenvolvimento do negócio.
Por isso, é fundamental encontrar maneiras de prevenir os atrasos nas mensalidades. Confira algumas dicas para criar estratégias bem sucedidas:
- Envie lembretes automáticos: mensagens por e-mail ou WhatsApp disparadas automaticamente antes do vencimento ajudam os responsáveis a se organizarem para o pagamento;
- Crie incentivos para o pagamento em dia: criar um programa de antecipação de pagamentos com descontos ou benefícios para bons pagadores são formas de motivar a regularidade e evitar atrasos;
- Crie políticas claras de cobrança: deixe as regras sobre prazos e consequências do não pagamento bem definidas no contrato e comunique-as sempre com clareza;
- Adote um sistema de pagamento recorrente: ao processar os pagamentos de forma programada, os sistemas ajudam a reduzir esquecimentos e atrasos.
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A tecnologia é uma grande aliada na prevenção à inadimplência e o TOTVS Pagamento Cartão é um exemplo de como ela pode ajudar as instituições de ensino na prática.
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Conclusão
A inadimplência ainda é um problema muito comum entre as instituições de ensino, mas, com estratégias eficientes de cobrança e um tom profissional e respeitoso, é possível reduzir os atrasos sem prejudicar o relacionamento com familiares e alunos.
Como vimos neste conteúdo, investir em tecnologia e boas práticas faz toda a diferença na gestão financeira.
Oferecer opções flexíveis, como o pagamento recorrente via cartão, por exemplo, é uma forma de facilitar a vida dos responsáveis e assegurar maior previsibilidade de receita para a escola.
Agora que você já sabe como cobrar mensalidade em atraso, aproveite para conferir nosso conteúdo sobre digitalização para instituições de ensino e otimize ainda mais o seu negócio.
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