A automação de processos é uma prática operacional que tem se tornado cada dia mais comum nas empresas brasileiras: mas você sabe qual é a função dela?
À primeira vista, pode-se pensar que é apenas substituir a força de trabalho humana por máquinas em tarefas repetitivas — mas o propósito maior é conferir mais produtividade e eficiência à atividade econômica, e a tecnologia é a via para conseguir essa otimização.
E como é esse processo nas empresas brasileiras?
De 2017 a 2020, todas as regiões apresentaram um crescimento lento, porém consistente, no índice de automação, de acordo com a GS1 Brasil.
Diante deste contexto, acreditamos ser importante explicar o que é automatizar processos, sua importância, os tipos mais comuns, seus benefícios e outros assuntos relacionados.
Vem com a gente!
O que é automação de processos?
A automação de processos é o uso da tecnologia e da integração de dados e sistemas para automatizar tarefas que antes eram desempenhadas manualmente, de forma a aumentar a produtividade, a eficiência e a geração de valor.
Essa estratégia de otimizar a estrutura do negócio pode ser utilizada em diversas frentes, e também de maneira específica para determinadas atividades.
Ela pode ser alcançada por meio de robôs ou outros dispositivos mecânicos que executam atividades no lugar dos profissionais, mas nem sempre envolve a substituição do trabalhador humano pela tecnologia ou equipamento.
A importância da automação de processos para sua empresa
De alguns anos para cá, automatizar processos tornou-se algo obrigatório para que as empresas tenham chance de se desenvolver: afinal, o uso de tecnologias modernas pode evitar erros na operação, otimizar atividades e até promover uma redução de custos.
Implementar inovações tecnológicas tanto na produção quanto no setor administrativo garante que uma empresa mantenha a sua competitividade.
Além disso, dá aos profissionais a possibilidade de utilizar o seu tempo e as finanças empresariais para determinar estratégias de consolidação e expansão.
E qual é a função da automação? A partir do seu objetivo, compreende-se a sua importância.
O foco de automatizar processos produtivos ou administrativos consiste em aprimorar o fluxo de atividades das empresas e obter os inúmeros benefícios que decorrem dessa prática.
Conheça, a seguir, os principais tipos dessa tecnologia para, posteriormente, entender os benefícios que ela traz para um negócio.
Os tipos de automação de processos
Existem vários tipos de ferramentas para automatizar processos, cada uma com seu propósito específico.
Confira:
- Scripts: são conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo determinada rotina de atividades como se fosse um roteiro.
- RPA (Robotic Process Automation): é o recurso de automatização de processos por meio de softwares robóticos que viabiliza a execução de tarefas repetitivas e rotineiras de ponta a ponta de forma automatizada;
- URA (Unidade de Resposta Audível): é tipo um chatbot que responde a perguntas por meio de áudio. Muito utilizado em call centers de serviços de telecomunicação para automatizar e agilizar o atendimento aos clientes.
- Chatbots: programas de computador que interagem de forma semelhante à humana via chat e em tempo real, e que permite um atendimento personalizado ao cliente. Em geral, a conversa pode se dar nas redes sociais ou no próprio site da empresa.
- Hiperautomação: é o uso combinado de vários tipos de ferramentas para automatizar processos. Parte da premissa de que essas soluções, de forma isolada, não conseguem substituir as capacidades humanas, mas sua combinação e integração tornam isso possível.
- BPMS (Business Process Management Systems): sistemas que permitem automatizar e gerenciar processos empresariais. Desenvolvido com foco em pessoas, ele permite definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos da empresa.
Os tipos de automação de processos também podem ser vistos sob a ótica da área em que são aplicadas, como vendas, marketing, contratos e finanças.
Neste caso, são categorizados como administrativos, e todos eles trazem vantagens para os negócios.
5 benefícios da automação de processos
Além de impulsionar a companhia para o futuro, automatizar processos empresariais também proporciona diversos outros benefícios.
Veja as principais vantagens em implementar tecnologias modernas no seu negócio:
1. Aumento da produtividade
A estratégia de automatizar processos burocráticos ou repetitivos permite que haja um aumento da produtividade empresarial, ou seja, a otimização e a agilidade em atividades ligadas ao core business do negócio.
Essa é uma forma de aproveitar melhor os recursos da organização, otimizando o tempo dos colaboradores.
Isso evita, inclusive, que ocorra uma sobrecarga de trabalho — que pode ocasionar tarefas realizadas com menor qualidade.
Portanto, investir nessa tecnologia pode melhorar a rotina da empresa de modo geral.
2. Maior integração e confiabilidade de dados
A falta de uma boa comunicação entre o banco de dados dos diferentes setores de uma companhia pode ser um grande problema.
No entanto, com a adoção de um sistema que centralize esses dados, o compartilhamento de informações será muito mais eficiente.
Além disso, um software de gestão (ERP) tem a capacidade de interpretar essas informações, facilitando a tomada de decisão para o gestor.
No caso da automação dos processos em um departamento de recursos humanos, por exemplo, é possível utilizar os indicadores financeiros para determinar a produtividade dos colaboradores.
3. Promoção de padronização
As companhias que produzem produtos ou oferecem serviços em uma escala maior têm a padronização como elemento essencial — e esse é um dos benefícios de automatizar processos produtivos.
A padronização de processos proporciona uma gestão de qualidade mais eficaz, além de manter a produção mais rentável e confiável.
Com isso, a operação da empresa não precisa ser paralisada caso o gestor precise se ausentar por um determinado período de tempo. Afinal, já existe um padrão a ser seguido.
4. Melhor monitoramento de desempenho
Ao implementar tecnologias de automação para empresas, todas as atividades da companhia passam a ser registradas em tempo real.
Isso significa que o gestor tem a possibilidade de acompanhar o desenvolvimento dos processos e avaliar a execução das tarefas.
Com um software, por exemplo, é possível emitir relatórios com dados sobre o controle do estoque, número de vendas, desempenho dos profissionais e outras informações do tipo.
Tudo isso favorece a tomada de decisão e ajuda a empresa a se manter no caminho certo para atingir suas metas.
5. Redução de custos e de erros
A redução de custos é apenas uma das consequências da implementação de um sistema de gestão e de outras tecnologias afins — além de ser um dos principais fatores que atraem as empresas.
Essa diminuição acontece devido ao menor uso de insumos de escritório, à utilização de armazenamento digital de arquivos (que gera menor necessidade de espaço físico), entre outros motivos.
Vale lembrar que automatizar promove mais agilidade nos processos, mantendo o padrão de qualidade de produtos ou serviços com menos recursos.
Por isso, é possível atender a uma demanda maior e entregar a mesma qualidade para os clientes. Isso faz com que a empresa fature mais sem necessariamente precisar aumentar o trabalho dos profissionais.
Além da redução de custos, as chances de erros nos fluxos de trabalho também são menores.
A padronização da atividade, por si só, já promove uma menor incidência de falhas, pois um processo automatizado consegue garantir que as informações sejam corretas e seguras.
Como consequência dos poucos erros, o retrabalho também é reduzido de modo significativo, favorecendo a redução de custos ao aumentar a produtividade dos profissionais.
E as desvantagens da automação de processos?
Elas podem aparecer caso os colaboradores não consigam compreender que a tecnologia é inserida para facilitar e melhorar o trabalho realizado.
Infelizmente, por desinformação e falta de capacitação dos profissionais, muitos deles acreditam que serão substituídos por máquinas.
Para combater isso, é fundamental que os gestores tenham uma comunicação objetiva e transparente a respeito do processo de automação nas empresas brasileiras.
Essa desinformação também pode causar prejuízos no atendimento ao cliente, que pode entender que não será auxiliado de forma humanizada.
Neste caso, é fundamental que a empresa faça um trabalho educacional com seu público para explicar que a tecnologia é apenas uma facilidade e que o atendimento robotizado não prevalecerá sobre o atendimento humanizado.
Um panorama sobre o processo de automação nas empresas brasileiras
Cada vez mais, empresas brasileiras de setores diversos estão implementando a automação de processos em seus negócios — um cenário que só tende a crescer e inovar, considerando a evolução de sistemas e tecnologias nessa área.
O estudo “Índice de Automação – Mercado Brasileiro”, elaborado pela Associação Brasileira de Automação em conjunto com a GS1 Brasil, mostra isso.
No setor de comércio e serviços e na indústria, foram avaliados diversas dimensões, como sistemas, relacionamento com o colaborador e com o cliente, atendimento, logística e loja ou fábrica.
O índice é mensurado em um intervalo de avaliação de 0 a 1. Quanto mais perto de 0, menor a automação. O número 1 é a representação plena da automação.
Veja alguns dados:
- O índice geral de automação do mercado brasileiro em 2020 foi de 0,267 (em 2019 foi 0,260);
- Houve um crescimento de 3% no índice de automação de 2019 para 2020 em comércio e serviços, sendo que o varejo apresenta maior crescimento do que o atacado;
- O crescimento da automação na indústria foi de 2% no mesmo período, mas é importante considerar que o setor já é bastante automatizado. O setor de bens semiduráveis foi o grande destaque, com crescimento de 15% nos últimos 4 anos.
Essa é apenas uma visão sobre o panorama do processo de automação nas empresas brasileiras, pois traz um cenário mais amplo.
No levantamento “Sondagem Especial Indústria 4.0: Cinco Anos Depois”, elaborado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) em 2022, os dados são interessantes e mais específicos, veja:
- Em 2017, 48% das empresas no Brasil faziam uso de tecnologias digitais, mas em 2022 esse número subiu para 69%;
- Mesmo que o número tenha chegado a quase 70%, boa parte das empresas utiliza poucas tecnologias digitais, indicando uma fase inicial do processo de digitalização;
- As empresas ouvidas apontaram como principais da adoção de tecnologias digitais o aumento de produtividade (72%), a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços e a redução dos custos operacionais (60%).
- As tecnologias mais empregadas são a automação digital com sensores para controlar processos (46%), a automação digital sem sensores (39%), os sistemas integrados para manufatura de produtos (33%) e as ferramentas digitais de relacionamento com o cliente (25%).
A pesquisa considerou 18 tipos de tecnologias digitais, como automação digital (com e sem sensores), Big Data, impressão 3D, sistemas integrados para fabricação de produtos, produção com auxílio de inteligência artificial, dentre outras.
Com ela, podemos entender melhor o impacto da transformação digital nos negócios.
O impacto da transformação digital nos negócios
Automatizar processos já é uma parte significativa da transformação digital pela qual as organizações de todos os setores econômicos estão passando.
Cada vez mais, as rotinas de trabalho são impactadas por essa mudança, e as companhias que aderem a ela podem se beneficiar disso.
De acordo com o relatório “Transformações digitais no Brasil: insights sobre o nível de maturidade digital das empresas no país”, da McKinsey, é possível entender a digitalização e a disrupção causada pelo digital conforme o porte e o segmento da empresa.
A disparidade entre as empresas brasileiras é grande, ainda que as líderes nacionais se aproximem das globais.
Outro insight interessante é que os três setores que despontam em maturidade digital no Brasil são Varejo, Serviços financeiros, e Telecomunicações e Tecnologia.
E o impacto do alto nível de transformação digital? As empresas brasileiras líderes em maturidade digital no Brasil apresentam desempenho financeiro até três vezes maior que as demais empresas.
Pensando nisso, investir em práticas para automatizar processos se torna ainda mais relevante, certo?
Porém, antes de definir as atividades que podem ser automatizadas, é fundamental entender alguns exemplos dessa tecnologia — e o que o gestor pode adotar.
Exemplos de automação de processos nas empresas
Processos logísticos, de TI e administrativos são apenas alguns exemplos de automação empresarial. Confira a seguir.
Automação de processos industriais
A automação de processos industriais é o uso da tecnologia para operacionalizar a execução de tarefas, mecanismos e funções para otimizar a cadeia produtiva.
Com o uso de máquinas e tecnologias sofisticadas, é possível ter mais autonomia nos processos produtivos e reduzir o tempo da produção das mercadorias.
Esse é um conceito ligado à Indústria 4.0 e a algumas tecnologias, como inteligência artificial, computação em nuvem e IoT.
Automação de processos de Recursos Humanos
Já a automação de processos de recursos humanos é a automatização das tarefas deste setor. Ela pode acontecer em diversas frentes, como:
- Análise de perfil comportamental: a tecnologia é capaz de proporcionar mais precisão e segurança na hora de escolher talentos.
- Folha de pagamento: existem plataformas que automatizam o pagamento dos colaboradores, fazem projeções e planilhas orçamentárias.
- Triagem de candidaturas: com a IA, por exemplo, é possível ordenar as candidaturas mais adequadas à vaga, diminuir os vieses de seleção para ter uma contratação justa e acelerar o fechamento de vagas.
Automação de processos logísticos
A automação logística se dá, principalmente, por meio de sistemas de gestão e outras ferramentas que automatizam os processos e reduzem consideravelmente os trabalhos manuais.
Os problemas com rotas de entrega podem ser solucionados, em parte, com o uso de um sistema de roteirização, por exemplo.
São alguns tipos de softwares para automatizar processos logísticos:
- WMS (Warehouse Management System): projetado para controlar e otimizar as operações de armazenamento e distribuição dentro de um armazém;
- ERP (Enterprise Resource Planning): sistema de planejamento de recursos empresariais que integra todos os processos de negócios de uma organização em um sistema unificado;
- TMS (Transportation Management System): gerenciamento de transporte que auxilia na gestão e otimização das operações de transporte dentro da cadeia logística.
Cada um desses sistemas contribui para que o operacional da empresa funcione de acordo com seus processos previamente definidos; a implementação desses sistemas pode trazer significativas melhorias operacionais, redução de custos e aumento da rentabilidade dos setores do negócio.
Automação de processos de TI
A automação da TI envolve automatizar os fluxos de trabalho deste setor para minimizar o tempo e os custos do gerenciamento manual.
Isso envolve processamento de solicitações de serviço, gerenciamento de software e hardware, implementação de novas tecnologias e muito mais.
Com um software específico para a área, o gestor consegue conectar sistemas, aplicações e plataformas para unificar a infraestrutura e eliminar obstáculos.
Automação de processos administrativos
Os inúmeros processos administrativos de uma empresa podem ser automatizados de diversas maneiras.
Com a automação de contratos, por exemplo, é possível usar a tecnologia para criar, gerir e armazenar esses documentos.
O gestor pode adotar, ainda, um sistema de gestão de contratos que aborda o ciclo de vida deste documento, inclusive a assinatura eletrônica.
Como fazer automação de processos?
Agora que você já sabe mais sobre processos de automação, exemplos e atividades, é capaz de pensar em como realizar essa otimização em processos empresariais.
De forma sucinta, o gestor deve:
- Avaliar a necessidade da empresa;
- Manter o foco no cliente em todo o processo;
- Mapear todas as etapas do processo a ser automatizado de forma detalhada;
- Identificar as falhas e os pontos de melhoria na execução desse processo;
- Escolher as soluções adequadas para a automatização das atividades;
- Determinar um cronograma para implementar a mudança;
- Treinar os colaboradores para utilizar as novas soluções de maneira eficiente;
- Acompanhar os resultados e fazer ajustes ao identificar a necessidade de melhorias.
Automação de processos: dúvidas frequentes
Caso ainda esteja com dúvidas sobre o tema, confira outras questões a seguir!
Automatização e automação de processos são a mesma coisa?
Automação são mecanismos autorreguláveis, ferramentas que fazem interferências em seu próprio funcionamento sem a necessidade de um profissional humano.
Os sistemas de Big Data, por exemplo, coletam dados de sensores do processo produtivo e emitem relatórios gerenciais.
A automatização é a interferência humana nas ferramentas, que dependem da inserção de parâmetros pelo profissional para guiar seu funcionamento.
O que faz um analista de automação de processos?
É o profissional responsável por desenvolver projetos de automação empresarial, desde o levantamento de requisitos técnicos até a implementação.
Existe algum curso de automação de processos?
Sim, existem cursos de automação de processos em faculdades e outras instituições confiáveis. A escolha depende de alguns fatores, como o nível de conhecimento do aluno.
Quais são as melhores ferramentas de automação de processos?
Existem diversas ferramentas para implementar automações disponíveis no mercado, considerando a área que será automatizada.
Há soluções de automação de marketing (RD Station), ferramentas que integram ERP e CRM, que aprimoram a colaboração e a comunicação (Slack), e a assinatura eletrônica (TOTVS Assinatura Eletrônica).
TOTVS Assinatura Eletrônica
Seja no setor de RH ou no setor comercial, no varejo ou na indústria, a atividade envolve a troca de documentos diversos, como contratos comerciais. É comum que esses contratos sejam assinados por diversas partes, certo?
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Se a ideia da transformação digital e da automação é trazer mais eficiência aos processos, a ferramenta é uma solução indispensável.
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Conclusão
A automação de processos é a prática de colocar a tecnologia a serviço da força de trabalho humana para aumentar a eficiência e a produtividade empresarial.
Seja na indústria ou no setor de comércio e serviços, ela traz outros benefícios, como a redução de custos e falhas, e a padronização.
Mas antes de implementá-la em sua empresa, é fundamental conhecer os tipos de automação existentes, bem como a necessidade dos seus negócios. Está pronto para dar mais um passo rumo à inovação? Aproveite para conferir o que é transformação digital!
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