O que é backoffice e qual sua importância nos negócios?

A ideia do backoffice se refere à retaguarda administrativa/financeira, responsável por resolver problemas rotineiros nas empresas. 

Ainda que esse setor não tenha contato direto com o cliente, seus procedimentos são essenciais para os processos internos, que refletem diretamente no lucro da instituição e na satisfação do cliente.

Todo e qualquer departamento que ofereça suporte a outras áreas dentro das empresas, independentemente do segmento, estão inseridas neste conceito. Isso inclui backoffice financeiro, comercial, RH, TI, contabilidade, e outras. 

Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura e descubra as vantagens e benefícios!

O que é backoffice?

O sistema backoffice é um conjunto de funções que acontecem em uma empresa de maneira mais otimizada e sem a percepção do cliente — ou seja, o consumidor não é impactado em nenhum momento, apesar de depois conseguir sentir as melhorias no seu produto ou serviço adquirido.

Nas empresas, ele está presente de diversas maneiras por meio de um sistema de gestão integrado, desempenhando atividades e controlando tarefas administrativas, financeiras, entre outros.

Como o backoffice funciona?

O setor de backoffice é importante dentro de qualquer organização que preste serviços ou venda produtos. 

Como o objetivo é dar apoio às atividades principais da empresa, os processos e colaboradores não são necessariamente vistos pelo cliente final, mas exercem papel importante na entrega.

Ao analisar as etapas operacionais de um negócio tradicional, existe a interação com o cliente, pedido de mercadoria, consulta ao estoque, planejamento de entrega, pagamento, retenção e fidelização do consumidor.

Se há, porém, um gargalo nesse processo, como um produto com defeito ou atraso na entrega, um prejuízo já pode ser calculado, com a insatisfação do cliente tendo grande peso no valor que a organização tem perante o público e o mercado. 

É pensando nisso que o gestor deve evitar correr esse risco, fortalecendo as rotinas administrativas ou financeiras.

Quais profissionais compõem essa área?

A área de backoffice é essencial para o suporte operacional e administrativo de uma empresa, garantindo que os processos internos fluam de maneira eficiente e eficaz.

 Os profissionais que compõem essa área variam dependendo do tipo de empresa e do setor em que opera, mas geralmente incluem:

1. Analistas administrativos: responsáveis por tarefas gerais de administração, como controle de documentos, gestão de contratos e suporte a outras equipes internas;
2. Profissionais de recursos humanos: encarregados da gestão de pessoas, incluindo recrutamento, seleção, treinamento, desenvolvimento e cumprimento das legislações trabalhistas;
3. Especialistas financeiros: incluem contadores, analistas financeiros e tesoureiros que cuidam da contabilidade, finanças, folha de pagamento, e outras operações financeiras.
4. Técnicos de TI: suportam a infraestrutura tecnológica da empresa, gerenciando sistemas, redes, segurança da informação e suporte técnico;
5. Profissionais de compras e suprimentos: gerenciam a aquisição de produtos e serviços necessários para as operações da empresa, negociando com fornecedores e gerenciando estoques;
6. Assistentes: realizam uma variedade de funções de suporte, ajudando nas atividades diárias e assegurando que as operações do escritório ocorram sem problemas;
7. Especialistas em compliance e risco: focam em garantir que a empresa cumpra todas as regulamentações e leis aplicáveis, além de gerenciar riscos corporativos.

A importância do backoffice nas empresas

Ao contar com rotinas bem estabelecidas e padronizadas, é muito mais fácil reconhecer quando qualquer etapa sai do ritmo esperado. 

Em processos administrativos, no entanto, é importante lembrar que um erro isolado pode acarretar em uma bola de neve, impactando negativamente todas as outras fases de um ciclo produtivo.

O time responsável pelo backoffice comercial identifica os gaps, age antes de eles tomarem proporções maiores e, muitas vezes, resolve o problema antes que ele aconteça.

Isso é possibilitado com análises geradas a partir de dados, que podem ser colhidos por meio de sistemas de gestão (ERP) e ferramentas tecnológicas (big data).

Vejamos exemplos em alguns segmentos e vantagens do backoffice a seguir:

• No e-commerce: quando o comprador escolhe um produto, uma série de processos precisam ter início e começar seu “fluxo” dentro da empresa. Se o item estiver esgotado, por exemplo, será possível identificar a falta do produto antes mesmo do cliente seguir com a compra, evitando que haja cancelamento e devolução além da insatisfação do comprador;
• Na indústria: a automação proporcionada com a ajuda dessa área tem atuação direta sobre equipamentos e máquinas, além de proporcionar uma gestão escalável que atenda as mais diversas necessidades operacionais de uma fábrica;
• No varejo: o backoffice de vendas organiza demandas dos colaboradores que lidam diretamente com os clientes, para solucionar problemas de faturamento e cobrança, atuando diretamente com todo o suporte administrativo que a área comercial necessita.

Existem ainda muitas aplicações para empresas de diferentes portes e segmentos, no qual um backoffice completo e robusto só traz ganhos para a operação.

Por isso é tão importante contar com uma estrutura não somente organizada, mas também automatizada, com o auxílio da tecnologia que possibilite alternativas para manter o fluxo de vendas a todo vapor.

Benefícios da tecnologia no backoffice

Além de ajudar na otimização de processos básicos para o bom funcionamento de um negócio e facilitar a integração da atuação dos demais setores, automatizar o sistema backoffice é essencial para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor.

Falhas e gargalos dificilmente serão eliminados por completo, independentemente do tamanho da organização ou seu ramo de atuação. 

Automatizar, no entanto, ajuda a reduzir drasticamente os erros, não permitindo que eles se estendam até o cliente que adquire produtos e serviços.

Redução e controle dos custos

As atividades de retaguarda administrativa geram custos diretos e indiretos à empresa, e automatizar essas tarefas podem diminuir consideravelmente as despesas. 

Com trabalhos manuais diminuídos, torna-se muito mais fácil instaurar um processo seguro e mapeado, com menos erros e desperdícios.

Da mesma forma, os colaboradores podem participar de processos que exigem maior poder de decisão e estratégia, além de dispensar o gasto com treinamentos. 

O controle de custos também pode ser acompanhado pelo gestor por meio de dashboards que oferecem uma visão mais clara e indicadores dos setores.

Otimização e fluidez de processos

Tarefas comuns do setor administrativo ou financeiro, como gestão de documentos, emissão de notas fiscais, pedidos de vendas e ordens de serviços, por exemplo, demandam atenção e cuidado extra, uma vez que muitas delas possuem valor jurídico.

Com a automatização, há uma simplificação dos processos burocráticos, com o envio de documentos sendo feito sem interferências, de acordo com as exigências das políticas internas da organização e conforme as regras da legislação. 

Sem contar a diminuição de papel, que evita a duplicação de informações.

Indicadores e análises mais ricas

Uma empresa gera grande quantidade de dados diariamente, que devem ser registrados e organizados, possibilitando análises que ajudam a compreender os resultados em relação às metas estabelecidas e que indiquem pontos que necessitam de melhorias e maiores investimentos.

Metodologias automatizadas também garantem a segurança e integridade dos dados, que estão disponíveis para o acesso apenas de colaboradores e gestores autorizados. 

Informações sobre nível de estoque, resultados de vendedores, produtividade e rastreamento de vendas se tornam possíveis com a automatização.

TOTVS Backoffice – Linha Protheus

Em um mercado altamente competitivo, alcançar a máxima eficiência de gestão é crucial. Isso envolve o gerenciamento eficaz de todas as variáveis — produtivas, financeiras, contábeis, fiscais e administrativas — que influenciam os diversos setores de um negócio.

E, como falamos nesse conteúdo, o backoffice também é uma parte valiosa do negócio.

Contar com um sistema robusto, que automatize processos e reduza custos, ao mesmo tempo em que promove a integração entre os diferentes departamentos da empresa, faz a diferença. 

Para empresas em busca de uma solução que atenda a essas necessidades, o TOTVS Backoffice – Linha Protheus oferece a tecnologia e o suporte necessários para otimizar a gestão e impulsionar o crescimento.

Ele automatiza uma série de processos rotineiros, reduzindo a necessidade de intervenção manual e minimizando erros. Isso inclui desde a gestão financeira até a administração de recursos humanos.

Somando a isso, é adaptável às necessidades de cada negócio, o que permite que seja configurado para atender às particularidades de diversos segmentos de mercado.

Conheça mais sobre o TOTVS Backoffice – Linha Protheus!

Conclusão

Como vimos, essa área diz respeito às operações internas de uma empresa que não são visíveis para os clientes, mas que são cruciais para manter o negócio funcionando de forma eficiente. 

Essas atividades de bastidores incluem funções administrativas, financeiras, contábeis, de compliance, e outras operações essenciais que suportam as atividades diárias de uma organização.

Procurar coerência e união no objetivo das áreas que compõem o backoffice é essencial para garantir um discurso afinado e alinhado com a missão e valores da empresa, estabelecendo diálogo entre marca e clientes.

Agora que você entendeu a importância dele nos negócios, pode se aprofundar um pouco mais no tema e conferir nosso artigo sobre um sistema backoffice!.