BPM significa Business Process Management e pode ser definido tanto como uma disciplina, uma técnica ou um método estruturado para agilizar as operações e aumentar a eficiência de uma empresa, partindo de um princípio básico e elementar: processos são a base de uma organização.
Ufa! É realmente uma definição inicial que tira o fôlego, porém representa o peso do BPM para as empresas de hoje.
Você sabe o que é BPM e qual o seu papel dentro de uma organização?
Seus métodos e técnicas são amplamente utilizados na estrutura organizacional, buscando identificar, analisar, modificar, melhorar e padronizar processos corporativos.
Tudo isso com uma bela ajuda da automação, é claro.
Mas veja bem: o BPM é uma disciplina que visa melhorar os negócios.
Ou seja, corrigir problemas e tornar sua estrutura mais competitiva para lidar com as demandas de agora e do futuro, como indústria 4.0, agricultura 4.0, logística 4.0, transformação digital e tantos outros movimentos.
Para ajudar você a compreender o BPM, sua importância e também como incorporá-lo em seu negócio, criamos esse guia completo e definitivo sobre o assunto.
Continue lendo para aprender tudo sobre o Gerenciamento de Processos de Negócio!
Afinal, o que são processos?
Antes de mergulhar no conceito de BPM, é essencial esclarecer um ponto relevante e que permeia esse tema: qual a definição de processos?
Teoricamente, um “processo” por si só é uma atividade ou um conjunto delas, que seguem uma ordem sequencial, em busca de um objetivo específico.
No ramo corporativo, essa é uma palavra extremamente comum — talvez uma das mais utilizadas nas empresas. Afinal, tudo é ou depende de um processo.
Conforme o glossário da Gartner, o termo pode ser definido como:
“Um tratamento orientado a eventos, de ponta a ponta, que começa com uma solicitação do cliente e termina com um resultado para o mesmo. Os processos geralmente cruzam as fronteiras departamentais e até organizacionais.“
Justamente por ser tão rotineiro para as empresas, é essencial que elas os definam com clareza e busquem aplicar métodos e soluções tecnológicas que otimizem sua aplicação.
De acordo com pesquisa da BPTrends, organizações alinhadas com BPM costumam ter ganhos de produtividade e qualidade em seus projetos.
Na prática, falamos de benefícios como índices de satisfação do cliente 30% maiores do que as empresas que não possuem ferramentas BPM.
O que é BPM e para que ele é utilizado?
BPM é uma disciplina que prega a implementação de uma metodologia corporativa sistemática, que visa a melhoria contínua por meio da padronização de processos e da otimização do fluxo de trabalho.
De maneira mais teórica, dá para dizer que o BPM é uma combinação entre automação, controle, análise e otimização de fluxos corporativos.
O objetivo é promover apoio aos objetivos e metas da empresa, abrangendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros dentro e além dos limites da empresa.
Sua aplicação depende do estudo e monitoramento assíduo dos processos do negócio.
Assim, é possível identificar e destrinchar as necessidades, moldando os processos de forma a melhorar os resultados ao longo do tempo.
Essa é uma dinâmica que empresas mais modernas vêm adotando para garantir melhores resultados, mas, para isso, é necessário contar com tecnologia para realizar o controle das operações, assim, é possível um fluxo muito mais organizado.
Quando surgiu o conceito BPM?
Enxergar o fluxo de trabalho como uma série de processos não é algo novo. Por isso, o BPM em si não é algo restrito à modernidade.
Se olharmos a antiguidade, os egípcios e romanos criaram seus próprios processos para melhor construírem, expandirem e gerenciarem seus impérios.
No entanto, quando falamos de teorização, aí sim nos aproximamos dos dias atuais.
A primeira ideia documentada de Gerenciamento de Processos de Negócios é de 1911, em artigo publicado por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management“.
Ali, o estudioso detalhou como a produtividade poderia ser melhorada por meio do método científico.
Um dos pontos principais da teoria de Taylor, porém, não tinha nada de muito científico:
Ele argumentava que a empresa poderia ver melhores resultados em sua eficiência produtiva se recompensar monetariamente os funcionários com base em sua produtividade.
Foi nos anos 1950 e 1960, no pós-guerra, que o BPM ganhou contornos mais sólidos com a implementação do Kanban, Kaizen e outras metodologias de melhoria e de gestão do trabalho.
A partir dos anos 1980, a tecnologia entrou em jogo e o BPM passou a ser intrinsecamente ligado aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.
E no começo dos anos 2000, a consultoria Gartner cunhou pela primeira vez o termo “Business Process Management Suite”, relacionando-o a aplicativos e softwares de gestão de processos.
Qual é a diferença entre BPA e BPM?
No mercado, é comum que muitos gestores ainda confundam os termos BPM e BPA, por conta da proximidade de significados. Mas saiba que não se tratam de sinônimos.
Vamos entender a terminologia do BPM?
Em si, o BPM não é a tecnologia de automação de processos, mas a disciplina — como você aprendeu até aqui.
Ou seja, uma abordagem que é aplicada de ponta a ponta na organização, independente do tipo de empresa, segmento e porte.
Não por menos, o BPM é utilizado por organizações de todo mundo, desde pequenos escritórios com menos de 1 ano de existência até as empresas do Fortune 500.
No entanto, não é errado se referir ao software de BPM apenas pela sigla.
É algo convencionado, como o termo “frente de caixa”, por exemplo.
Logo mais explicaremos sobre a tecnologia aplicada ao BPM, que basicamente oferece às empresas as ferramentas e recursos para mapear os processos e fazer as mudanças necessárias na organização.
Com esse elemento — a tecnologia — é possível capacitar o BPA em uma empresa: o Business Process Automation ou simplesmente Automação de Processos de Negócios.
No caso, o BPA é o próximo passo da aplicação de um BPM bem-sucedido: o uso de sistemas avançados que automatizem uma série de processos antes manuais, repetitivos e de pouco valor.
Pode até não parecer importante, mas o peso da automação em um negócio é realmente impressionante.
Para você ter noção, a McKinsey viu que os CEOs costumam gastar 20% do seu tempo em trabalho que poderia ser automatizado.
Ou seja: se até o maior decisor dentro da estrutura organizacional pode desperdiçar tempo valioso estrategicamente, imagine os outros trabalhadores dentro da empresa?
BPM, BPMN e BPMS: como se diferem?
Você já percebeu que o BPM é acompanhado de diferentes siglas, métodos e ferramentas que levam a filosofia de gestão de processos em seu core. No entanto, sabia que existem diferenças dentro do próprio termo? Falamos do BPM, BPMN e BPMS.
Afinal, você sabe as diferenças entre os três acrônimos? Vamos lá!
- BPM: o Business Process Management é uma disciplina que visa organizar e estruturar os processos dentro de um negócio, de modo a melhorar e padronizar sua execução.
- BPMN: já o Business Process Modeling and Notation é a linguagem padronizada de símbolos e ícones que facilitam a visualização do fluxo de processos em um negócio. É muito aplicado em canvas, por exemplo.
- BPMS: e o Business Process Management Suite (ou System) é o software utilizado para implementar o BPM em uma empresa, mapeando, automatizando, executando e monitorando os resultados dos processos.
A importância do gerenciamento de processos nas empresas
A maior importância do BPM para as empresas é como as capacita a controlar de maneira mais eficiente o seu fluxo de trabalho. Assim, conquistam-se melhores resultados.
Com o BPM, uma empresa sabe como conduzir seus processos e quais resultados esperar deles.
Ou seja, o poder de previsibilidade aumenta, o que contribui para um melhor planejamento empresarial.
O BPM capacita a gestão do seu negócio, de modo que nenhum processo referente aos seus projetos ultrapasse o prazo ou estoure o orçamento predefinido, por exemplo.
Desse modo, é possível desenhar metas desafiadoras — mas perfeitamente realistas.
E assim, de maneira gradual e contínua, o BPM contribui para a melhoria dos resultados, aumento da competitividade e também da eficiência operacional.
Claro, com um belo empurrão da tecnologia, que capacita a empresa a tais realizações na esfera operacional e estratégica.
De acordo com a McKinsey, cerca de 60% das funções em uma empresa poderiam poupar 30% do tempo atualmente gasto em tarefas repetitivas com automação.
Além disso, vale também ressaltar que o BPM traz à tona os problemas mais superficiais do seu negócio.
Assim, a empresa consegue antecipar-se às consequências, encontrar formas de solucionar as falhas de processo e garantir máximo compliance, segurança e qualidade das entregas.
Qual o papel do BPM no negócio?
Na gestão da empresa, o BPM pode ser o responsável por tornar mais claro o caminho para atingir as metas. Ou seja, ele simplifica o entendimento sobre os fluxos de trabalho: o que fazer, como fazer, porque fazer e para quem fazer.
O BPM também capacita a gestão do negócio para que ele comece com tudo a sua jornada para a transformação digital.
Isso porque o BPM é como um meio para estimular a inovação em seu negócio.
Não é mistério que a transformação é uma jornada repleta de desafios e riscos, mas especialmente de oportunidades.
Aproveitá-los, posicionar-se de modo competitivo e vencer a concorrência é um objetivo complicado, mas que apenas as empresas realmente inovadoras vão conseguir alcançar.
E neste novo mundo, que vem ensaiando a digitalização nos últimos anos, os negócios precisam ser multifuncionais. É necessário pensar além do próprio produto, mas na:
- Experiência do cliente;
- Experiência do funcionário;
- Gestão eficaz da supply chain;
- Criação de uma estrutura omnichannel.
São várias perspectivas a serem consideradas, e o seu negócio precisa absorver todas elas. Só assim será possível mover-se com rapidez por entre as idas e vindas do mercado e do seu consumidor.
O BPM facilita isso, tornando seu negócio mais resiliente, escalável e inteligente.
Como a abordagem BPM pode ser aplicada?
A implementação do Gerenciamento de Processos de Negócios é feito a partir de quatro estágios principais e conectados.
É comum representá-los, inclusive, em um ciclo — pois o BPM prega a melhoria contínua.
Uma das grandes vantagens da implementação do BPM é que ela pode ser feita por qualquer empresa, de qualquer porte e segmento.
Os passos são esses:
Mapeamento de processos
É comum que gestores digam o seguinte: todo processo em uma empresa importa, até que você descubra o contrário.
O primeiro estágio de implementação do BPM é justamente um olhar sobre essa perspectiva: o mapeamento de processos (por inteiro, na ordem exata que ocorrem).
Digamos que você trabalhe no varejo e esteja buscando entender exatamente os processos internos após a empresa receber um pedido do e-commerce.
A sequência hipotética pode ser algo como:
A equipe de vendas recebe o pedido → os detalhes são enviados ao estoque → os produtos são processados e embalados para envio → os produtos são enviados aos clientes.
Mas é claro: há vários outros processos aí no meio, como a contratação da operadora logística, por exemplo.
Sua missão é detalhar tudo isso, de modo a montar uma “maquete” da empresa.
Padronização de processos
Sem um método de execução dos processos, sua estratégia de BPM não vai longe.
Por isso, a padronização é necessária: ela estabelece uma base de atuação e, principalmente, medição.
Desse modo, é possível conferir os indicadores de desempenho mês a mês, medindo a evolução.
Além disso, com KPIs bem definidos, você consegue pontuar cada etapa por trás dos processos.
Assim, em caso de erros, é possível mapear exatamente sua origem por meio da leitura dos indicadores.
E vale também ressaltar que a padronização não se trata de uma ou outra metodologia.
É a sua empresa que decidirá como essa jornada será — afinal, é preciso adotar uma estratégia que se encaixe na rotina do seu negócio.
Melhoria de processos
Lembra que mencionamos que o BPM prega a melhoria contínua? Esse deve ser um estágio da sua gestão de processos, buscando sempre a otimização dos resultados.
É uma etapa que carece de muita análise e onde a tecnologia também entra como protagonista.
Um sistema de gestão, por exemplo, possibilita ampla integração entre setores e funções por toda empresa.
Assim, praticamente qualquer tarefa é documentada no sistema.
Esses dados são valiosos para o controle dos processos e de sua melhoria.
Otimização de processo
O último passo desse ciclo de gestão de processos é a otimização.
Ou seja: após realizar a conferência dos indicadores, é necessário aplicar as melhorias e otimizar resultados.
É um processo natural dentro do BPM e que a sua empresa irá implementar em todos os setores.
A gestão de indicadores é uma boa forma de se manter à par do nível de entrega dos funcionários e entender seu andamento em relação às metas do negócio, bem como compreender oportunidades de otimização nos processos.
Quais são as vantagens de investir em BPM?
Interessado em aprender mais sobre o BPM? Te explicamos as vantagens de investir e implementá-lo. Confira:
Redução de custos
Não cuidar do fluxo de trabalho, permitindo a sobrecarga, pode prejudicar a empresa, independente da qualidade do produto final.
Ao eliminar ineficiências e agilizar processos, o BPM ajuda as empresas a reduzirem custos, eliminando o desperdício de recursos e as mazelas causadas por um mau planejamento.
O BPM também ajuda a mapear os recursos, garantindo que sua aplicação e utilização seja a mais eficaz possível e que nada seja desperdiçado.
Transparência
Quando falamos do Gerenciamento de Processos de Negócios, falamos essencialmente de transparência e visibilidade.
Com as práticas de BPM e um sistema capaz de integrar o negócio, você pode monitorar por completo as métricas de desempenho da empresa — e o melhor: em tempo real.
Essa transparência aprimorada leva a um melhor gerenciamento e a capacidade de modificar estruturas e processos de forma eficiente, enquanto acompanha os resultados.
Controle
Uma das premissas do BPM é justamente o controle dos processos. Ao implementá-lo na empresa, você tem uma visão muito mais completa do que acontece no dia a dia do negócio.
Com auxílio da tecnologia, é possível receber e acessar relatórios automatizados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa.
Assim, você facilmente vê o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, implementando melhorias instantâneas que impactem verdadeiramente o negócio.
Produtividade
O BPM exige e permite que uma empresa mude e otimize seus processos sempre que necessário.
É uma das condições para que a mesma acompanhe os movimentos, transformações e demandas de um mercado cada vez mais volátil e digitalmente fluido.
Alterar esses fluxos de trabalho, bem como reutilizá-los e personalizá-los, permite que os processos se tornem mais responsivos, o que dá à organização insights mais profundos sobre os efeitos das modificações (o que deve ser melhorado, como deve ser feito, etc).
E é claro: com o BPM implementado, a execução de tarefas se torna mais ágil e consistente.
A padronização evita que obstáculos interfiram em cada processo, transformando sua estrutura organizacional em uma grande “colmeia” de processos predefinidos, o que representa uma produtividade empresarial vantajosa para o seu negócio.
Isso torna os sucessos repetíveis e permite que você aplique as mesmas soluções comprovadas a situações recorrentes — em setores diferentes!
Também torna muito mais fácil transferir responsabilidades de um funcionário para outro quando há rotatividade ou promoção.
Além disso, o BPM abre espaços para que sua empresa inove e agregue valor à gestão de processos, adequando sua estrutura organizacional ao método que melhor se encaixar no dia a dia.
Buscando um pouco de empatia para melhorar as entregas? Aplique o design thinking!
Quer medir e direcionar processos para além do aspecto financeiro? Sinta-se livre para usar o método do balanced scorecard!
Segurança
Um dos grandes benefícios do BPM também ajuda a garantir a conformidade e aumenta a segurança interna.
Tanto nas questões trabalhistas, que se referem ao ambiente de trabalho, como também à segurança das informações e dados.
É que ao mapear atividades e padronizar processos, você também identifica as brechas no seu negócio.
Assim, pode agir de antemão para evitar erros de conformidade, multas ou danos ainda mais prejudiciais à imagem e ao bolso da empresa.
Automação
O BPM é uma forma de trazer a automação para dentro dos processos administrativos e estratégicos do negócio, bem como para ampliar sua presença nos processos operacionais.
A automação de processos é uma forma de agregar valor às entregas, promovendo a padronização e a agilidade.
Integração
O BPM apenas funciona de maneira eficaz se toda a empresa estiver integrada.
Essa é uma característica do BPM moderno, que é baseado no uso de sistemas, aplicativos e softwares que integram os setores, de modo a servir como uma fonte única de verdade.
Isso ajuda os gestores a entenderem melhor o que influencia e o que se passa dentro da organização.
Criação de formulários dinâmicos
O quão rápida sua empresa seria se houvesse aderência geral às demandas do setor administrativo, RH e DP? Muitas vezes, o que setores como esses precisam é de respostas ágeis e assertivas dos funcionários.
No entanto, para questões assim, uma ferramenta como o e-mail é um tanto quanto confusa.
Uma solução de BPM que pode ser integrada ao processo corporativo é o uso de formulários dinâmicos, que dão outro sentido à gestão de processos.
Com eles, é possível conquistar respostas ágeis que vão definir ações, planejamentos e estratégias vitais para o seu negócio.
Organização de tarefas
Não há BPM bem-sucedido sem uma boa organização de tarefas, um dos pilares da disciplina.
Por isso, ao utilizar plataformas que capacitem o Gerenciamento de Processos de Negócios na empresa, você também facilita a gestão de tarefas.
Desse modo, é possível ter uma visão mais ampla do fluxo de trabalho: responsabilidades, prazos, projetos, andamento das entregas e mesmo os gargalos que afetam a qualidade.
Como usar o BPM?
Aplicar o Business Process Management em sua empresa é uma questão de mitigar os gaps de comunicação, integrar atividade e consolidar os processos organizacionais, padronizando-os para maior eficiência.
Mas… Como usar o BPM?
Existem várias fases da sua implementação, mas o principal é considerar uma mudança cultural. Ou seja, a empresa deve se tornar orientada a processos.
Assim, o foco se volta para o desempenho dos processos em si (assim como a gestão de indicadores) — e não no desempenho dos departamentos.
Desse modo, o intuito é entender como cada setor da operação contribui para o sucesso dos processos.
Nessa jornada, ainda incluem-se os especialistas no tema, que podem se ocupar funções estratégicas em cada setor, bem como tecnologias que simplifiquem a aplicação e integração dos processos.
Como é uma tecnologia BPM?
A tecnologia BPM é uma plataforma simples, eficiente e potente no que diz respeito à gestão de processos. Ela deve permitir que você modele, construa e otimize os processos de maneira contínua.
Trata-se de uma tecnologia que cada vez mais ganha no quesito inovação.
Com uma plataforma BPM, você automatiza uma série de processos, os documenta do início ao fim, e dá mais visibilidade para o fluxo de trabalho.
Entre seus principais recursos, podemos citar:
- Modelagem de processos com recurso “drag-and-drop“
- Ampla capacidade de integração com as demais ferramentas e plataformas do seu stack de aplicativos
- Ser nativo da nuvem, potencializando sua operação, acesso e a segurança oferecida.
- Ótima usabilidade, interface simples e excelente capacidade de resposta.
Como implementar um BPM no seu negócio?
E agora que você conheceu tudo sobre BPM, como implementar em seu negócio?
Bom, quando falamos da disciplina, pode ser necessário um conhecimento teórico mais aprofundado.
É necessário que haja um responsável pela migração, que guie as empresas pelas etapas que mencionamos anteriormente.
Porém, o sistema BPM também é necessário.
Você pode implementar a disciplina sem a tecnologia? É claro, mas não vai possuir nenhum poder de acompanhar, medir e aplicar melhorias que impactem o negócio como um todo.
É por isso que uma plataforma que capacite sua gestão de processos, a automação e a integração de setores é tão necessária!
De maneira prática, a forma mais eficiente de realizar essa integração é por meio de APIs.
Assim, você integra todo seu ecossistema de plataformas no seu BPM, garantindo total controle da operação.
Etapas para implementar o BPM
Uma vez que a empresa escolha seu BPMS, ou seja, o software de Gerenciamento de Processos de Negócios, normalmente segue-se uma sequência de etapas para sua implementação:
- Análise de necessidades do negócio e os processos necessários para supri-las.
- Design dos processos, de modo a atender de maneira personalizada suas necessidades.
- Modelagem e representação do fluxo de processos ideal.
- Execução do fluxo, de modo a conferir sua eficácia.
- Monitoramento de possíveis falhas e sucessos.
- Otimização dos pontos que necessitam de melhoria.
Existe algum curso sobre BPM?
Para empresas e profissionais, a busca por uma certificação BPM pode solidificar seus conhecimentos no assunto e facilitar a aplicação da filosofia em seus processos.
Na verdade, com uma simples busca na internet, é possível encontrar diferentes cursos sobre o tema, seja de cunho teórico e introdutório, como especializado (por exemplo, com o curso de modelagem de processos).
O Coursera oferece alguns cursos que permeiam o assunto, como:
- Business Process Management in Healthcare Organizations, oferecido pela Universidade de New Jersey;
- Certificado Profissional Gestão de Projetos, oferecido pelo Google.
TOTVS Fluig Plataforma
O TOTVS Fluig Plataforma é uma tecnologia que serve para unificar processos e resolver problemas de maneira simples e digital.
Com ele, você potencializa e unifica todo seu ecossistema de ferramentas e plataformas digitais (ERP, SCM, CRM, WMS, entre outros), oferecendo mais mobilidade, modernidade e produtividade ao seu negócio.
Assim, organiza tarefas, automatiza processos e otimiza os resultados de maneira ampla, alinhando operacional e estratégico, de forma a acabar com obstáculos que impedem sua empresa de crescer.
BPM
Um dos principais benefícios do TOTVS Fluig Plataforma é que a plataforma proporciona mais independência para sua empresa.
São vários recursos que capacitam a atuação individual e também potencializam a gestão de projetos.
Com o recurso BPM, você é capaz de modelar, automatizar e colocar em prática workflows que potencializam a produtividade de toda a operação. Ou seja, oferece total capacidade para gerenciar todas as atividades e processos.
Tenha mais flexibilidade e recursos para o melhorar a Gestão de Processos de Negócios com o TOTVS Fluig Plataforma para sua organização!
Confira mais sobre a plataforma, suas funcionalidades e benefícios!
Conclusão
O BPM é uma metodologia perfeita para ajudar a impulsionar e melhorar a produtividade dos negócios, já que oferece maior poder de controle sobre os processos e suas entregas.
É uma disciplina, complementada pela tecnologia, que dá maior consistência ao seu negócio. Uma jornada escalável, crescente e interminável em busca do topo.
Cansado de não alcançar seus principais concorrentes?
O BPM possibilita que você vire a chave e comece pelo principal: a gestão do seu negócio.
Neste conteúdo, te contamos tudo: o que é, qual a importância, os impactos, como implementar e quais as vantagens do BPM.
Gostou do que aprendeu? Esperamos que sim — e que seja o início de uma virada em seu próprio negócio!
Para isso, lembre-se do potencial da tecnologia: uma plataforma como o TOTVS Fluig Plataforma pode ser a peça que falta para capacitar uma gestão completa.
E agora, quais os próximos passos? Bom, você pode começar lendo os conteúdos aqui do blog sobre Gestão de Negócios. O que acha?
O que significa a sigla BPM?
BPM é uma sigla para o termo da língua inglesa Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de uma ferramenta focada na automatização e melhoria dos processos de negócio. Apoia em todas as etapas, desde o mapeamento e modelagem dos processos até o monitoramento de seu desempenho e otimização.
Qual a função do BPM?
As ferramentas BPM permitem que a gestão dos processos seja feita de forma mais simples, segura e precisa. Deste modo, ajudam as empresas a se tornarem mais produtivas e aumentarem a sua competitividade no mercado.
Por que usar BPM?
A partir do BPM, os gestores conseguem ter um melhor acompanhamento de tudo o que acontece na empresa. Assim, fica mais fácil definir e coordenar as atividades com efetividade, identificando oportunidades de melhoria nos resultados.
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