Um business case é um documento de apresentação de um novo projeto em uma empresa. Ele fortalece os argumentos sobre a ideia proposta, sendo uma excelente maneira de auxiliar na tomada de decisão.
Basicamente, se você precisa apresentar uma ideia de novo investimento para o setor, como um novo software ou uma nova estratégia de marketing, você cria um business case para ajudar a justificar e apresentar.
Pode até parecer um documento básico, mas ele vem se tornando cada vez mais importante para as empresas, seus diretores, gestores e funcionários em geral.
Afinal, em uma era de transformação digital, novos investimentos são sempre avaliados pela alta diretoria como uma forma de agregar valor ao negócio.
Inovações, ferramentas, soluções e tendências surgem todos os dias.
Como apresentá-las da melhor forma possível para o seu gestor, defendendo a necessidade da empresa direcionar seu orçamento para esse investimento?
A resposta você sabe: com o business case!
Assim, é possível demonstrar porque esse projeto ou investimento é tão necessário e quais os seus benefícios para a empresa.
Mas veja bem: o business case é diferente de um plano de negócios, por exemplo. Na verdade, há uma série de particularidades sobre esse documento que vale a pena aprender.
Quer apresentar um projeto ou possibilidade de investimento para o seu negócio, mas não sabe como? Então a ferramenta certa para você utilizar é o business case!
Nesse conteúdo, vamos te explicar tudo sobre o assunto: o que é business case, qual seu objetivo e sua importância, como é utilizado e, claro, como criar o seu!
Vamos lá?
O que é um business case?
O business case é uma apresentação criada para vender uma ideia, seja propondo um novo projeto ou um investimento, à alta diretoria de uma empresa. É um documento crítico, que norteia a tomada de decisão e fornece todas as informações relevantes sobre a ideia.
Normalmente, o business case é apresentado ao gestor de um setor, ao diretor de uma empresa e pode chegar até o CEO.
No business case, o responsável (ou os responsáveis) delimitam um problema e propõem uma solução.
Um bom business case trabalha muito bem com os aspectos da apresentação, como os indicadores relevantes, bem como com o storytelling, para cativar a convencer os seus gestores.
Afinal, trata-se de um documento apresentado para pessoas importantes na estrutura organizacional.
Desse modo, o business case é uma apresentação que descreve de maneira precisa o que você propõe e porque os gestores para quem você está apresentando o caso devem aprová-lo.
Uma vez que o business case é apresentado, os gestores ou a alta diretoria possuem em mãos informações relevantes sobre a questão.
Assim, seu processo de análise pode ser enriquecido, favorecendo o julgamento em favor de quem está apresentando a nova possibilidade para o negócio, seja um projeto ou investimentos.
Qual o objetivo de um business case?
Basicamente tudo que exija investimentos e recursos de uma empresa, depende de mais do que uma apenas uma “boa” ideia por trás. O objetivo do business case é vender essa ideia, explorando suas razões, custos e benefícios para a empresa.
E veja bem: diferente das operações diárias e já estabelecidas em uma empresa, tudo que propõe uma mudança (e requer dinheiro) para ser implementado, necessita de uma argumentação.
Isso, que podemos chamar de “pitch“, é muito mais rico quando o idealizador do projeto, investimento ou mudança o apresenta de maneira contextualizada.
Assim, em vez de um memorando, um e-mail ou documento impresso, o responsável pela ideia pode apresentá-la de maneira mais “comercial”.
Ou seja, vendendo a sua ideia para a diretoria, em busca de apoio, aprovação e patrocínio.
E isso acontece em todos os tipos de negócios, sejam pequenos ou grandes, na esfera pública ou privada, visando o lucro ou outra métrica, seja vindo de um funcionário da operação ou mesmo de um vice-presidente da empresa.
O business case faz parte da rotina de uma empresa — sendo um instrumento essencial para o seu desenvolvimento, crescimento e melhoria interna.
Por isso, absolutamente qualquer profissional tem autonomia de apresentar um business case, independente do setor que esteja.
Como o business case é utilizado?
O business case pode ser utilizado de diferentes maneiras dentro de uma empresa. Qualquer setor pode criar um business case para buscar aprovação do gestor, diretor ou CEO da empresa para financiar algum novo projeto ou investimento.
O setor de RH, por exemplo, pode utilizar um business case para mostrar a importância de investir em um novo sistema de gestão de pessoas.
No documento, o responsável irá mostrar o problema atual em relação ao tema — por exemplo, a falta de atenção à gestão da experiência humana — porque é importante investir nesse campo e qual a melhor solução de HXM do mercado.
No entanto, o setor de engenharia de uma empresa pode utilizar o business case para mostrar a necessidade de contratar novos funcionários de nível sênior para melhorar a qualidade dos projetos.
Além disso, o gestor do chão de fábrica pode apresentar um business case requisitando fundos para o aprimoramento do programa de treinamento dos funcionários.
Nele, ele pode justificar que o plano atual não cobre mais o necessário para achatar a curva de aprendizagem.
E claro, há empresas em que alguns setores, como o RH e a TI, ainda não fazem parte da estrutura estratégica da empresa. Servem como apoio de suporte.
Por isso, funcionários ou gestores que queiram inovar normalmente encontram dificuldades em fazê-lo, justamente porque o setor não é encarado como gerador de valor ou de receitas.
Com um business case, é possível mudar essa percepção, exibindo ponto a ponto as necessidades do setor e o porquê de determinados investimentos serem tão importantes.
Qual é a importância do business case?
O business case é importante pois ajuda um profissional a convencer os principais tomadores de decisão do negócio sobre a viabilidade de uma ideia, projeto ou investimento.
O documento esclarece todos os benefícios de um determinado curso de ação, uma nova estratégia ou uma inovação em relação ao produto ou serviço.
No entanto, convencer os tomadores de decisão é complexo e para obter a aprovação da diretoria, você necessita de um caso sólido e mostrar dados que justifiquem a sua ideia.
Afinal, com um business case, você geralmente requisita algo de certa importância, seja dinheiro, mão de obra, espaço físico para ampliar o setor, novos softwares, entre outras possibilidades.
O business case, portanto, vai ser importante por vários motivos, entre eles:
1# Serve de pontapé inicial para sua ideia
Simplesmente não há como você trabalhar em cima de uma ótima ideia para sua empresa sem antes apresentá-la para seus líderes, bem como obter a aprovação.
O business case serve como esse pontapé inicial, sendo também pivô de várias outras decisões, como o consentimento da liderança sobre seus planos.
Com a apresentação, se bem-sucedida, você conseguirá convencer os stakeholders, bem como vai mostrar como executar sua ideia.
Ou seja, define um roadmap inicial que pode contribuir para o sucesso instantâneo do projeto.
2# Fornece uma direção para o seu projeto
Ao preparar seu business case, você mapeia todos os detalhes importantes sobre seu projeto.
Informações relevantes como:
- Qual será o prazo?
- Quais recursos você precisa?
- Quanto dinheiro será necessário?
- Como você implementará o projeto?
- Por que você está apresentando o projeto?
- Como isso beneficiará a missão, visão e valores da empresa?
Essas e outras respostas devem ser evidenciadas no business case — você vai aprender mais sobre a parte prática logo mais.
Claro, nem todas elas devem ser as definições finais do projeto. Afinal, o business case apresenta uma proposta.
Uma vez aceita, o planejamento deve ser repassado e revisado.
No entanto, percebe como esse documento já serve de impulso proativo, permitindo que você pense, debata e anote todas as informações.
É algo capaz de tornar a execução real do projeto muito mais fácil, com uma direção predefinida a ser seguida.
E como você já terá um plano em vigor, vai estar em uma posição melhor para lidar com os desafios ou ameaças futuras.
3# Coloca todos os stakeholders a par
O business case é o primeiro ponto de contato entre você, sua ideia e o tomador de decisão em sua empresa.
E claro, não falamos apenas de uma explicação rasa da ideia de projeto ou investimento, mas de uma contextualização completa, explorando os méritos da sua implementação.
Assim, é possível lhes passar confiança, assegurando que o responsável pelo projeto (ou quem ele sugeriu) é a pessoa certa para liderar a iniciativa.
É uma forma eficiente de começar a relação entre você e os tomadores de decisão, de modo que favoreça-o no médio e longo prazo, engajando a todos no projeto.
Quais informações devem conter em um business case?
O business case é um documento único, específico para cada diferente proposta. No entanto, seu “formato básico” permanece o mesmo.
Para montar o seu business case, você deve reunir todas as informações importantes sobre o projeto, corroborando para sua apresentação e para a aprovação ou financiamento do mesmo.
Em geral, costuma-se focar em 4 pilares distintos, sendo:
- Solução: quais dores e necessidades essa nova solução vai sanar, seja internamente ou para os seus clientes?
- Pessoas: quantos profissionais serão necessários? É preciso contar com especialistas? Quem vai gerenciar o time e para quem vai responder?
- Mercado: o projeto é um reflexo de uma nova necessidade de mercado ou uma inovação com intuito de ser disruptivo? No que a ideia é baseada? Porque daria certo?
- Números: despesas e receitas esperadas; resultados operacionais (maior produtividade empresarial, por exemplo) ou estratégicos (maior market share, por exemplo) desejados.
Entre essas informações, podemos destacar:
- Um orçamento estimado necessário;
- Se há necessidade de criar uma equipe;
- Riscos e limitações potenciais do projeto;
- Uma solução que você quer comercializar;
- Um resumo das entregas a serem efetuadas;
- Um problema que você está tentando resolver;
- Uma oportunidade de mercado que deseja aproveitar;
- Uma linha do tempo do projeto, com suas principais metas e KPIs;
- Os benefícios do investimento/aprovação do projeto para a organização;
Informações como essas tornam o business case uma apresentação completa e bem destrinchada.
É algo que potencializa a qualidade da sua análise — especialmente por parte dos stakeholders.
E veja bem: é comum que você saiba tudo (ou quase tudo) sobre a sua ideia. Mas quem deve apoiá-la ou financiá-la não conhece quase nada.
Monte o seu business case como se fosse vender a ideia para um sócio em potencial.
Assim, é possível sanar várias dúvidas logo na apresentação, criando um projeto sólido que valha a pena ser analisado de maneira mais próxima.
Como fazer um business case?
O processo de fazer um business case envolve muita pesquisa e também capricho na lapidação da apresentação. Aqui, os dados são tão importantes quanto todo o conteúdo.
No entanto, não relegue outros detalhes, como a história por trás da sua ideia — é aqui que o storytelling entra como um recurso de muito valor.
E claro, lembre-se do valor estratégico que sua ideia deve ter. Não basta apenas apresentá-la… e pronto!
Não, o que você quer com o business case é exibir um direcionamento operacional e estratégico sólido, mesmo que embrionário.
Por isso, amostras de um planejamento são excelentes maneiras de complementar o conteúdo e tornar mais claro o entendimento sobre a linha do tempo por trás da ideia, projeto ou investimento.
Antes de começar a escrever o business case, recomendamos que você colete todas as fontes de dados que serão necessárias para dar suporte ao business case.
Essas fontes podem incluir dados de clientes, análises competitivas, dados demográficos, dados históricos, informações financeiras de dentro da empresa, estudos de caso de projetos semelhantes e muito mais.
Depois de coletar tudo de que precisa, você pode começar a criar seu business case.
A apresentação do business case também deve ser um tópico de atenção: há profissionais que o fazem diretamente em um documento de Word ou PDF, como um relatório.
No entanto, depende da empresa e do seu perfil: muitas vezes, uma apresentação no PowerPoint ou Prezi torna a interação entre o responsável pelo business case e os stakeholders mais dinâmicos.
Independente da sua escolha, para fazer o seu business case, recomendamos o seguinte:
Sumário Executivo
O sumário executivo, como o nome sugere, é a parte introdutória da apresentação que apresenta uma visão geral do documento e do seu conteúdo.
No sumário executivo, você vai explicar resumidamente todo o documento — do que se trata o projeto proposto, que problema de negócios ele resolve, os recursos necessários para executar o projeto, como seria o projeto final, junto com o retorno estimado do investimento de todo o projeto.
Ele é necessário em praticamente todos os business cases, já que falamos de apresentações que podem ser realmente longas.
Assim, você concentra as informações importantes do documento logo no início, facilitando a leitura e análise para os stakeholders do processo.
Por isso, lembre-se de incluir todas as informações importantes que vão facilitar a vida do leitor.
Análise do mercado de atuação
Complemente seu business case com dados que os stakeholders realmente vão querer ver. Ou seja: como sua ideia se encaixa no cenário do seu mercado de atuação?
Traçar esse paralelo é essencial para que os envolvidos entendam o potencial da sua proposta.
Aqui, vale trazer uma análise aprofundada do seu mercado de atuação.
Uma que inclua tanto o público-alvo, como concorrentes e fornecedores.
Como sua proposta os impacta e como favorece a sua empresa?
Sua proposta é de um novo serviço para expandir o alcance da sua empresa para um novo e promissor público-alvo?
Bom, então apresente os players atuais desse segmento de mercado e os seus motivos para o sucesso.
Então, explore o que a sua ideia de solução pode agregar e trazer de diferente — e porque teria o potencial de desbancar os concorrentes.
Mas é claro, nem tudo é um mar de rosas: para desbancar essa concorrência, você vai precisar de um investimento X, bem como de novos fornecedores, por exemplo.
Quais os valores dessa operação? Qual o tempo estimado para desenvolver essa nova solução e qual seu time to market? Qual o Custo de Aquisição de Clientes projetado?
Tudo isso é valioso em um business case. Por isso, use com abundância, mas também com sabedoria!
Plano de Marketing
Nenhuma nova ideia decola sem um bom plano de marketing por trás.
A comunicação é um dos pilares de um novo projeto — seja estritamente interno ou o lançamento de um novo produto para o mercado de atuação.
O marketing é importante pois traduz os conceitos para as pessoas que você quer atingir, bem como atrai sua atenção e gera awareness.
Não falamos que o seu plano de marketing deva ser completo, mas procure estabelecer alguns indicadores de desempenho específicos.
O seu plano de marketing pode ser construído com base em uma análise de mercado. Existem vários templates que podem ser úteis por aí, como o SWOT por exemplo
Ou seja, uma análise das suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Com isso, você terá em mãos o suficiente para definir as personas, seu posicionamento de mercado, os objetivos e as metas para o novo projeto.
Aqui, vale definir também os indicadores para o seu plano de marketing.
Recomendamos que você siga com KPIs como:
- ROI;
- Custo por lead;
- Taxa de rejeição;
- Taxa de conversão;
- Origem do tráfego;
- Entre outros relacionados e que podem mostrar o andamento dos seus processos.
Plano operacional
E agora, uma vez definido o público-alvo e como sua comunicação vai se comportar, é hora de entender como sua empresa vai agir em relação ao desenvolvimento e lançamento da sua ideia de produto ou investimento.
Ou seja, é hora de criar um plano operacional.
Esse conhecimento de gestão de projetos é essencial para que você tenha controle sobre a sua própria atuação, bem como alinhe expectativas com os stakeholders.
Uma das nossas dicas é utilizar o modelo de gestão estratégica balanced scorecard.
É um modelo bem completo, que visa estabelecer outras perspectivas além da financeira.
Assim, é possível focar em outros objetivos além da receita, aumentando a qualidade das entregas.
É algo essencial em uma realidade como a atual, em que a empresa deve estar à frente de cada setor e cada entrega.
Um exemplo é a abordagem omnichannel, que cada vez mais empresas estão aderindo.
Mas voltando ao plano operacional, você deve se preocupar em montar um cronograma de desenvolvimento da sua ideia. Caso aprovada, como ela deveria correr para ser um sucesso?
Aqui, falamos de questões como:
- O orçamento necessário;
- O cronograma de tarefas;
- Os objetivos operacionais;
- Os responsáveis por cada tarefa;
E a gestão das entregas, sua qualidade e eficiência.
Nesse processo, use também de indicadores para compreender o andamento do processo. Entre os principais KPIs relacionados, indicamos utilizar:
- Turnover;
- Lucratividade;
- Conversão de leads em clientes;
- Produtividade no chão de fábrica;
- Produtividade nos setores administrativos;
Plano Financeiro
O planejamento financeiro é o último pilar da sua estratégia, mas o mais importante.
Trata-se de um mapa financeiro que destrincha a situação atual da empresa, suas metas e como alcançá-las do ponto de vista financeiro.
É por isso que o plano financeiro deve possuir suas metas a curto, médio e longo prazo.
Nessa etapa, uma análise do orçamento necessário é essencial para que você crie um plano de ação eficiente.
Ou seja, destrinchando quais investimentos realizar, quais profissionais contratar, e quais metodologias novas utilizar para gerenciar o negócio.
Nesse ponto, é essencial que seu business case não apresente apenas suposições, mas traga soluções sólidas e definitivas.
Por exemplo, como melhorar a gestão financeira do seu negócio, de modo que o planejamento do seu projeto não saia de controle?
Ter os indicadores na mão, bem como uma visão estratégica, ampla e aprofundada do desempenho do negócio, é essencial.
Conte com as tecnologias da TOTVS
Criar um business case é fundamental e você já entendeu isso ao longo do conteúdo. A TOTVS possui tecnologias para gestão de negócios que podem ajudar na consulta de dados, acompanhamento de rotinas administrativas, definição de planejamento financeiro e muito mais!
Como a tecnologia é sinônimo de produtividade, os sistemas da TOTVS podem te ajudar a conseguir mais autonomia e coleta de informações para justificar a sua ideia perante à companhia.
Conclusão
O business case é um recurso corporativo importante para enriquecer a sua relação com seus gestores, diretores e superiores em geral.
É também uma ferramenta que ajuda qualquer área a dar forma à novas ideias para sua empresa, estruturando-as de maneira compreensível e vendedora!
Gostou de aprender mais sobre o business case? Esperamos que esse guia completo seja o suficiente para que você crie as melhores apresentações para seus próximos projetos e ideias!
Agora, quer conhecer ainda mais sobre o mundo da gestão de negócios, conferindo outros conteúdos completos como esse? Então siga de olho em nosso blog!
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