Entenda o que é e como fazer o cálculo de folha de pagamento!

A boa gestão financeira do negócio começa com a compreensão de todos os custos envolvidos na sua operação. O cálculo de folha de pagamento é, portanto, um dos processos mais importantes para esclarecer os investimentos da organização.

Essa atividade, inclusive, é de responsabilidade de qualquer negócio, independente do segmento, do tamanho e do setor responsável.

Afinal, é comum que o cálculo de folha de pagamento seja realizado pelo departamento pessoal da empresa, mas nem sempre a organização possui um setor estabelecido.

É justamente por isso que entender como calcular folha de pagamento é tão importante.

Entender a fórmula, suas variáveis e todos os descontos (como de IRRF, INSS, pensão alimentícia, entre outros) é crucial para que você tenha controle sobre o bem-estar financeiro do negócio.

Neste guia completo, você encontra tudo sobre o tema: o que é e como calcular folha de pagamento de funcionários, o que diz a lei sobre e muito mais. Confira!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento usado para registrar as remunerações dos funcionários de uma empresa. Ela contém informações detalhadas sobre cada colaborador, bem como o número de horas trabalhadas, seu salário, os benefícios, impostos e demais descontos deduzidos.

A folha, como é conhecida, é um documento importante para qualquer empresa, pois permite que o negócio calcule e pague os salários  de maneira precisa, bem como facilita a prestação de contas.

Sem uma folha bem organizada, a empresa pode facilmente incorrer em erros que podem custar muito dinheiro.

E, apesar de ser um documento extremamente comum, calcular a folha é um processo complexo.

Afinal, não se trata de simplesmente inserir o salário do funcionário, mas de considerar eventuais benefícios e descontos, abonos e acréscimos (como de periculosidade).

Além disso, há de se considerar o tipo de contrato firmado: se é CLT, autônomo, estagiário, jovem-aprendiz ou mesmo sócio da empresa.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

A folha de pagamento dos funcionários é um instrumento obrigatório, de acordo com o Decreto 3.048/99, também chamado de Regulamento da Previdência Social (artigo 225).

De acordo com o texto legal, toda organização é obrigada a:

• I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
• II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
• III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
• IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;
• VI – afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho.
• VII – informar, anualmente, à Secretaria da Receita Federal do Brasil, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na previdência social e o endereço completo dos segurados de que trata o inciso III do § 15 do art. 9o, por ela utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas.
• VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente.

Conheça os principais descontos que compõem a folha de pagamento

Agora, antes de aprender como fazer o cálculo de folha de pagamento, é necessário entender tudo que deve ser considerado na hora de compor a fórmula. Mais especificamente, os descontos.

Que tal entender a fundo? Separamos uma lista compreensiva para você conferir:

FGTS

O desconto FGTS na folha salarial é uma das formas como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é recolhido. É essencial na hora de fazer o cálculo de folha de pagamento.

Como o FGTS é um fundo que tem como objetivo garantir o pagamento de verbas trabalhistas, o desconto na folha salarial é feito para assegurar que o trabalhador terá esse dinheiro disponível caso seja necessário. 

Esse desconto é obrigatório para todos os trabalhadores com carteira assinada, independentemente da sua situação financeira.

A alíquota utilizada para o cálculo do desconto é 8% do valor bruto do seu salário e deve ser depositado em uma conta vinculada do trabalhador na Caixa Econômica Federal todo mês.

Esse valor pode ser sacado pelo colaborador em situações específicas, como demissão sem justa causa, aposentadoria ou compra da casa própria. 

Além do desconto FGTS na folha salarial, também é possível fazer o recolhimento por meio de outras modalidades, como DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) ou GFIP (Guia da Previdência Social).

No entanto, essas modalidades são opcionais e só podem ser utilizadas se o trabalhador não tiver carteira assinada.

Leia também: PPP: o que é, importância e como emitir o documento

INSS

Outro desconto importante ao fazer o cálculo de folha de pagamento é referente ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), que tem como objetivo custear a Previdência Social no Brasil.

Assim, esse valor é destinado a cobrir os valores da aposentadoria dos funcionários, bem como do auxílio-doença, em caso de afastamento.

O desconto INSS corresponde a uma porcentagem da folha salarial de cada trabalhador e é obrigatório para todos os contribuintes. 

Existem diferentes alíquotas do INSS, aplicáveis de acordo com a remuneração do colaborador. A lista é a seguinte:

Salário	Alíquota INSS
Até R$ 1.212,00	7,5%
De R$ 1.212,00 até R$ 2.427,79	9%
De R$ 2.427,79 até R$ 3.641,69	12%
De R$ 3.641,70 até R$ 7.088,50	14%

Assim, quanto maior o salário, maior será o valor do desconto INSS.

No entanto, é importante lembrar que este imposto é descontado somente na folha salarial e não nas demais formas de renda, como aluguel, aposentadoria ou pensão.

IRRF

O desconto IRRF é uma taxa cobrada pelo governo federal sobre o salário de algumas pessoas e que incide ao realizar o cálculo de folha de pagamento.

A sigla refere-se ao Imposto de Renda Retido na Fonte, uma antecipação do pagamento do IR que incide sobre os rendimentos de qualquer trabalhador CLT.

A taxa é cobrada em diferentes porcentagens, dependendo da faixa salarial do contribuinte.

Sem esse tipo de arrecadação, o governo não teria os recursos necessários para manter as suas atividades.

A lista de alíquotas, conforme a remuneração do contribuinte, é definida ano a ano pelo Governo Federal.

Neste sentido, a tabela IRRF para 2022 é:

Base de Cálculo/Salário	Alíquota IRRF	Parcela a deduzir do IR
Até R$1.903,98	Isento	R$0
De R$1.903,99 a R$2.826,65	7,5%	R$142,80
De R$2.826,66 a R$3.751,05	15%	R$354,80
De R$3.751,06 a R$4.664,68	22,5%	R$636,13
Acima de R$4.664,68	27,5%	R$869,36

Vale-transporte

Como o nome indica, o vale-transporte (VT) é um benefício que serve para custear as idas e vindas dos funcionários para seu trabalho.

No caso do VT, é um benefício obrigatório, com alíquota média de 6% sobre o salário bruto.

Vale-alimentação

Já o vale-alimentação refere-se a um benefício para custear as refeições do trabalhador, que não é obrigatória, mas pode incidir ao realizar o cálculo de folha de pagamento.

Aqui, vale abrir um parênteses para mencionar o vale-refeição.

A principal diferença é que o VR é normalmente utilizado para custear refeições do funcionário em seu dia a dia de trabalho, como o almoço, jantar ou lanche.

Já o VA é utilizado como um auxílio às compras mensais de supermercado, o que beneficia não apenas o funcionário na empresa, mas ajuda a compor o orçamento da família.

Se a empresa optar por oferecer algum dos benefícios, ela pode se inscrever no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) e descontar até 20% do salário pela concessão do benefício.

Demais vales

Se a organização for adepta de uma política de benefícios flexíveis, pode oferecer diferentes vales e vantagens, como plano de saúde, planos para academia, vale home-office, planos de saúde para pets, entre outros.

Contribuição sindical

A Contribuição Sindical hoje já não é uma obrigação, mas um desconto facultativo, destinado aos Sindicatos setoriais.

Se o colaborador quiser contribuir, uma vez por ano será descontado o valor equivalente a um dia de trabalho de sua folha.

Como fazer o cálculo de folha de pagamento?

E, então, preparado para aprender a fazer o cálculo de folha de pagamento dos seus funcionários? O principal é ter em mãos o valor bruto da remuneração, bem como listar todos os descontos e possíveis adicionais.

Mas quais seriam os adicionais?

Já que destrinchamos os principais descontos, vale mencionar alguns dos valores que podem ser adicionados:

• Férias: um terço do valor total do salário (já com INSS e IRRF descontados) é adicionado à remuneração prévia à saída do funcionário.
• Abono pecuniário: valor correspondente à venda de 10 dias de férias por parte do colaborador.
• Horas extras: o valor varia de acordo com a categoria dos funcionários. Em geral, funcionários CLT que trabalham aos domingos e feriados ganham 100%, ou seja, o dobro do valor pago em dias úteis. Já nos sábados, o acréscimo costuma ser de 50%, em dias úteis costuma variar de 20% a 30% e horas extras noturnas acrescentam cerca de 20%.
• DSR: o Descanso Semanal Remunerado é um direito de todo trabalhador, que se passa nos domingos. A cada 7 dias trabalhados, o funcionário pode tirar 1 dia de folga remunerada.
• 13° salário: o salário extra pode ser pago em duas parcelas (entre fevereiro e novembro, e a segunda parcela até dia 20 de dezembro).

Agora, que tal entender mais sobre o cálculo? Separamos algumas situações que podem ser importantes para você na hora de colocar os números no papel, veja só:

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

Para aprender como calcular Imposto de Renda na folha é preciso olhar a tabela descrita anteriormente e considerar a alíquota sobre o salário do funcionário.

Assim, se um colaborador ganhar R$4 mil, primeiro é preciso considerar o desconto de INSS, que neste caso é de 14%, o que totaliza R$3.440,00.

Como o IRRF se aplica ao valor já descontado do INSS, seu salário se encaixa na terceira faixa da tabela do Imposto de Renda, com alíquota de 15%.

Desse modo, o cálculo é R$3.440,00 – 15%, que resulta em R$516,00.

Aqui, é preciso considerar a parcela a ser deduzida, que é de R$354,80.

Assim, para chegar ao desconto do IRRF deste funcionário, é necessário subtrair: R$516,00 – R$354,80.

Ou seja, o colaborador paga R$161,20 por mês de IRRF.

Como calcular INSS na folha de pagamento?

Para aprender a descontar o INSS no cálculo do salário de um funcionário, basta subtrair a alíquota correspondente à sua faixa salarial do valor bruto.

Seguindo o exemplo citado anteriormente, seria R$4.000,00-14%, que totaliza R$560,00.

Como calcular FGTS na folha de pagamento?

O cálculo do FGTS de um funcionário é simples: basta subtrair a alíquota de 8% do valor bruto da sua remuneração.

Se o salário for de R$4 mil, 8% do valor total é R$320,00.

Como calcular pensão alimentícia na folha de pagamento?

A pensão alimentícia é um valor que deve ser pago pelo parente que tem condições financeiras melhores para suportar o custo de manutenção de seu filho.

Primeiro, é importante ter em mente que a pensão alimentícia é uma contribuição fixa mensal e que deve ser paga até o dia 10 de cada mês.

Caso contrário, haverá juros e multa. Portanto, é importante levar isso em consideração ao fazer o cálculo de folha de pagamento com o desconto da pensão alimentícia.

Para tal, primeiro você precisa saber qual o percentual da sua remuneração que será destinado a esse pagamento.

O percentual varia de acordo com o salário bruto do funcionário e é determinado pelo Juiz de Direito da Vara da Família conforme a situação financeira do requerente e do requerido.

Existem dois cenários possíveis:

• sobre o rendimento bruto, que requer o cálculo simples do percentual sobre a remuneração mensal.
• sobre o rendimento líquido, deve-se considerar o valor da remuneração com todos os descontos legais aplicados, e deve-se apurar o valor referente à Pensão e também ao IRRF.

É importante destacar que este valor não pode ser inferior a 1/30 do salário mínimo vigente. 

Como calcular folha de pagamento na escala 12×36?

A jornada de trabalho 12×36 consiste em um sistema que envolve trabalhar 12 horas seguidas, seguidas de 36 horas de folga.

Os funcionários devem ser capazes de manter um alto nível de desempenho durante todo o turno de 12 horas, o que pode ser exaustivo

Porém, se usado corretamente, a escala 12×36 pode ser benéfica para funcionários e empresas, mas é importante considerar cuidadosamente os prós e contras antes de implementar esse sistema em seu local de trabalho.

Para realizar o cálculo da folha de pagamento, é necessário considerar as horas totais trabalhadas e o turno exercido, para então descobrir se haverá adicionais.

Como calcular desoneração da folha de pagamento? 

A desoneração é um benefício concedido por meio de lei que isenta as empresas de recolher determinados tributos sobre a folha salarial.

Seu objetivo é reduzir a carga tributária das empresas e estimular o emprego.

Trata-se de um instrumento que substitui a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP, 20% sobre o valor da remuneração de cada funcionário) pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB, de 1% a 4,5% sobre a receita bruta da empresa).

No entanto, para que a empresa possa usufruir do benefício, é necessário que ela cumpra determinadas condições, como manter o nível de emprego e investir em treinamento e capacitação dos funcionários.

Além disso, a desoneração da folha pode ser suspensa ou cancelada a qualquer momento pelo governo, caso as condições para seu mantimento não sejam mais atendidas.

O cálculo é um pouco complexo e leva em conta a metodologia de microssimulação, de acordo com valores declarados em Guia de Recolhimento do FGTS, Informações à Previdência Social (GFIP), DARF e o Guia da Previdência Social (GPS) de cada profissional.

Como calcular comissão na folha de pagamento?

Se a sua empresa trabalhar com comissões, é preciso constar no cálculo de folha de pagamento o valor a ser pago a cada funcionário que se beneficia das mesmas.

Para fazer isso, você precisará saber o total de vendas realizadas pelo funcionário e a taxa de comissão.

A taxa de comissão é o percentual que o empregado recebe das vendas.

Por exemplo, se a taxa de comissão for 5% e o empregado finalizar o período de consideração com um total de R$10.000,00, então ele terá direito a R$500,00 de comissão.

Como fazer cálculo de folha de pagamento com horas extras?

O primeiro passo é determinar o salário base e quantas horas extras o colaborador realizou.

De acordo com a Constituição Federal, em seu artigo 7°, o cálculo deve considerar um valor pelo menos 50% acima do que for pago pela hora normal.

Assim, é necessário dividir o salário bruto mensal pelo número de horas trabalhadas (no caso de um funcionário CLT, seria 220 horas).

Então, basta multiplicar o resultado por 1,5 para obter o valor da hora extra.

Além disso, porém, deve-se considerar os demais adicionais, como a hora extra noturna (20% sobre o valor da hora já acrescida dos 50% mencionados) ou a hora extra de domingos e feriados (100% sobre o valor da hora normal).

Como calcular dependentes na folha de pagamento?

Caso o funcionário possua dependentes legais (filhos de até 21 anos ou 24 anos caso estejam matriculados em ensino superior, cônjuge, pais e avós sem rendimentos), eles devem ser considerados no cálculo da folha.

Mais precisamente, para cada dependente, o funcionário conta com um desconto de R$189,59 a ser descontado na hora de calcular o IRRF.

Ou seja, é um benefício.

Como calcular pró-labore na folha de pagamento?

O pró-labore é conhecido como o salário do sócio, definido pelo mesmo, e é obrigatório para aqueles que desempenham alguma função administrativa na empresa.

O valor não pode ser menor do que um salário mínimo e, sobre o mesmo, incide o FGTS (opcional), IRRF e INSS.

As alíquotas variam de acordo com a faixa de remuneração e devem ser verificadas em conjunto com um contador.

Como calcular faltas e atrasos na folha de pagamento?

No caso de faltas não justificadas e atrasos por parte do funcionário, é necessário descontar os valores certos do seu salário.

Esse cálculo é simples: basta saber o valor da hora do funcionário (salário dividido pelas horas trabalhadas no mês).

Então, basta multiplicar o número de horas de atraso/faltas não justificadas pelo valor da hora e pronto!

Como calcular RAT e FAP na folha de pagamento? 

Dentre os descontos que podem estar presentes na folha de pagamento, estão o Risco Ambiental do Trabalho (RAT) e o Fator Acidentário de Prevenção (FAP). 

O RAT é um desconto obrigatório para todos os funcionários que trabalham em atividades consideradas perigosas pelo Ministério do Trabalho.

Já o FAP é um adicional que pode ser cobrado dos funcionários, de acordo com a atividade exercida e o grau de risco a que estão expostos. 

Para calcular o RAT, basta multiplicar o valor da folha salarial pelo percentual definido pelo Ministério do Trabalho.

Já para o cálculo do FAP, é necessário considerar o número de acidentes registrados na empresa e o grau de risco da atividade exercida pelo colaborador.

Ambos os descontos são importantes para a segurança dos funcionários e, por isso, devem ser calculados com cuidado.

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Conclusão

Entender como fazer o cálculo de folha de pagamento é essencial para qualquer empreendedor e líder de negócio.

Essa é uma tarefa rotineira para empresários e organizações com funcionários.

Logo, entender tudo sobre o tema é crucial para o sucesso da sua operação, bem como para evitar que sua empresa fique em débito com os colaboradores.

Neste guia completo, você aprendeu as diferentes variáveis que impactam o cálculo da folha salarial, bem como realizar esse processo.

Que tal seguir na jornada de aprendizado? Confira o que é e como fazer o balanço patrimonial da empresa!E lembre-se de assinar a nossa newsletter para receber as novidades na sua caixa de entrada!