ECM: o que é, como funciona, vantagens e como escolher

O Enterprise Content Management (ECM), não é só uma tecnologia ou metodologia.

É uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que são utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer informações de apoio aos processos organizacionais durante seu ciclo de vida.

Se isso te lembra a gestão eletrônica de documentos (GED), saiba que a gestão de conteúdo empresarial é uma evolução do sistema GED, pois os processos se movimentam rapidamente.

O fato de apenas convertê-los para formato digital, no entanto, não é suficiente para uma boa gestão.

É necessário contar com uma ferramenta que armazene e organize as informações, de modo que contribua com o melhor fluxo de trabalho para a empresa.

Neste conteúdo, você vai encontrar um guia completo sobre o Enterprise Content Management.

Saiba por que você deve utilizar o ECM, seus benefícios, especificidades e como escolher o modelo para sua empresa.

O que é ECM?

O ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados na coleta, gestão, acesso, integração, medição e armazenamento de informações de uma empresa.

Trata-se do gerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo de uma organização, incluindo documentos do Word, planilhas do Excel, arquivos PDF e imagens.

Hoje, a solução de ECM possui um alto valor para as organizações, pois suas funções vão bem além de digitalizar, armazenar e recuperar arquivos.

Na verdade, um arquivo repleto de documentos físicos também pode ser um ECM (mas a tecnologia ajuda a tornar o processo de gerenciamento bem mais eficaz e dinâmico).

No entanto, hoje, o que se pratica é o modelo de gestão ECM, suportado por ferramentas tecnológicas.

Veja bem: o ECM é um sistema muito amplo, algumas vezes referido como gerenciamento de conteúdo transacional.

Ou seja, ele pode auxiliar diretamente na otimização dos processos de negócios, de forma a potencializar as ações e melhorar a tomada de decisões.

Desse modo, através de uma abordagem de serviços de conteúdo bem-sucedida, sua empresa pode lidar com problemas comuns a algumas organizações, como no combate aos silos de informações.

Desse modo, seus funcionários podem acessar/fornecer as informações certas, para as pessoas certas e no momento certo.

Afinal, essa é uma grande dor das empresas hoje.

De acordo com dados divulgados pelo Harvard Business Review, as empresas do Fortune 500 perdem cerca de US$ 31,5 bilhões ao ano apenas porque os funcionários falham em compartilhar informações.

Os motivos por trás disso são muitos, não se engane — e mais importante, normalmente, a culpa não é da pessoa, mas do sistema corporativo na qual está inserida.

O ECM ajuda a corrigir isso, poupando dinheiro à empresa e melhorando a produtividade.

Uso de sistemas ECM no Brasil

No Brasil, o uso de sistemas de gestão de documentos ECM é bastante amplo, especialmente porque esse conjunto de estratégias está alinhado com o patamar tecnológico do mercado corporativo brasileiro.

Foi algo constatado em pesquisa global conduzida pela AIIM (Association for Information and Image Management) e pelo CENADEM-IPC no Brasil.

De acordo com o estudo, 89% das empresas do mundo enxergam como importantes as tecnologias de ECM e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o seu sucesso. No Brasil, essa porcentagem é de 72%.

Outra vantagem é que essa tecnologia para ECM pode ser implementada em qualquer tipo de negócio, não importando o nicho nem o porte.

A necessidade de digitalização dos documentos é outro movimento que vem tornando maior a aderência das empresas aos sistemas tecnológicos de ECM. 

Afinal, cada vez mais, a satisfação sobre a prestação de serviços ou produção de soluções se baseia na agilidade da empresa.

E um sistema tecnológico contribui para que a empresa possa entregar mais e melhor, enquanto realiza e otimiza sua gestão interna de processos.

Para que serve o ECM?

O ECM serve para aprimorar a produtividade de uma empresa, melhorando a eficiência da relação entre os funcionários e os conteúdos/informações que necessitam em seu dia a dia.

Utilizar um sistema de ECM é o mesmo que contar com um sistema inteligente para lidar com toda documentação corporativa.

Ele centraliza o armazenamento, acesso, compartilhamento e mesmo edição de documentos, dados e informações em múltiplos formatos.

Afinal, veja só: essa ação sozinha — de buscar por documentos — pode tomar até 10 horas mensais de cada funcionário, de acordo com uma constatação da Xenit.

Com o ECM, os usuários da sua empresa podem:

• Encontrar documentos rapidamente;
• Discutir sobre os conteúdos com colegas;
• Vincular os documentos em seus próprios fluxos de trabalho;
• Analisar as informações (o que vai depender dos recursos de analytics presentes na solução de ECM).

Não é exagero posicionar o sistema de ECM no centro da TI de uma empresa.

É ele que se comunica com todos os sistemas, mapeia fluxos de trabalho digitalizados entre departamentos e oferece uma ampla gama de funcionalidades para diferentes aplicações.

Desse modo, sua empresa tem em mãos o sistema de gerenciamento de informações inteligente e abrangente que sempre necessitou para dar o próximo passo em direção à Transformação Digital.

Como funciona o ECM?

É possível afirmar que o ECM funciona baseado em 5 etapas: capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdos e informações.

Com o uso de um sistema de ECM, é possível realizar toda gestão de arquivos digitais de forma dinâmica.

Isso para todos os setores, especialmente àqueles envolvidos diretamente com documentos. Ou seja, é uma forma de conquistar o RH Digital que você sempre quis.

Entre as funcionalidades da plataforma, é possível realizar o seguinte:

Captura de Informações

Coleta de informações, estruturadas ou não, classificação e validação das mesmas. Tudo de forma automática e inteligente.

Gestão de Conteúdos

Com o gerenciamento de informações, é possível acessar cada arquivo com mais facilidade, em uma rápida pesquisa. Uma forma de agilizar a tomada de decisão.

Automação de Processos

Simplifique processos críticos com a automatização de tarefas repetitivas, definindo regras e planos de ações integradas você mesmo — sem intervenção do suporte da TI.

Tudo isso para facilitar também a gestão de registros, automatizando rotinas para as tarefas que muitas vezes são esquecidas e acabam emperrando o fluxo de trabalho (como aprovações, arquivamentos, transferências, etc).

Gestão de Cases

Proporcione uma visão ampla e transparente sobre todos os cases da sua empresa, facilitando o trabalho de alguns setores (como Marketing ou Customer Success).

Gestão de Cliente

Aprimore seu nível de atendimento construindo um melhor relacionamento com o cliente.

A solução permite criar, centralizar e compartilhar conteúdos personalizados sobre cada parceiro comercial, contribuindo na superação de suas expectativas.

Colaboração

Através de um ambiente controlado e robusto, seu time pode compartilhar conteúdos com total segurança, seguindo tanto a legislação (como LGPD), com uma fonte de fatos da organização, como as normas ISO de controle de documentação.

Relatórios e análises

Tenha à disposição um potencial praticamente infinito de visibilidade dos conteúdos da empresa, bem como dos processos — tudo em tempo real, através de painéis e interfaces intuitivas.

Assim, você e seu time podem acessar, desenvolver e analisar relatórios aprofundados sobre o andamento de cada projeto, atividade ou processo corporativo.

Pesquisa

Nunca foi tão fácil encontrar o conteúdo que você ou seu time necessita.

Com a centralização das informações e a funcionalidade de consulta inteligente, é possível mergulhar nos dados de sites, e-mails, intranets e sistemas inteiros.

Os 5 elementos do ECM

Uma das características mais importantes do sistema ECM é permitir que documentos e processos da organização saiam do papel e diminuam custos operacionais, agregando inteligência às informações estratégicas.

A forma de atuação do ECM se baseia em 5 elementos:

Capturar

Esse ponto trata da consolidação de informações, captando-as de várias maneiras diferentes.

Esses dados podem vir de aplicativos usados pela empresa, através do CRM, ERP e em softwares de BPM. 

Para o processo ser eficiente, é necessário obter dados e disponibilizá-los para consulta de uma forma estruturada, mantendo os arquivos organizados.

Essas informações capturadas podem incluir estatísticas, notas fiscais, faturas, planilhas, contratos, relatórios de pesquisa e checklists.

Gerenciar

O gerenciamento em ECM trabalha baseado em mais três subtópicos, que podemos classificar como:

• Conectar;
• Modificar,
• Empregar informações.

O ideal é que esses pontos sejam gerenciados por meio de um de um software colaborativo, baseado na nuvem, e que consigam ter maior mobilidade, com acesso remoto através de dispositivos móveis e de quebra ainda ofereçam maior segurança da informação.

Armazenar

Os conteúdos precisam estar armazenados em um repositório que acabe com o risco da duplicidade de arquivos.

Backups precisam ser feitos com frequência, para evitar a perda de dados e as alterações de informações devem ter acesso ágil, com a última versão dos documentos sempre disponível.

Os seus colaboradores precisam visualizar e editar as informações com facilidade.

O uso de mecanismos de pesquisa e filtros pode ser bastante útil nesse quesito, para que uma informação importante seja encontrada no momento em que mais se precisa dela.

Preservar

A segurança da sua empresa é essencial.

Por esse motivo, senhas, criptografia, autenticação de dois fatores e outros mecanismos de preservação dos dados devem ser empregados da maneira mais eficiente possível.

Para garantir essa segurança, o uso de backups não só em um, mas em diversos servidores remotos, é uma providência que deve ser levada em consideração para proteger o negócio.

Entregar

A gestão de conteúdo ECM vai além da organização dos diretórios na busca de informações.

Integrações com sistemas de BPM podem permitir que os dados e conteúdos já sejam encaminhados para quem precisa deles em suas rotinas diárias e fluxos de trabalho.

Assim, toda vez que um relatório de qualquer setor é enviado para a empresa, ele pode ser disponibilizado automaticamente para os colaboradores que têm experiência sobre aquele determinado tema e sabem aplicar o conteúdo, melhorando a tomada de decisão.

Quais são as diferenças entre ECM e GED?

Apesar de muitas vezes considerados sinônimos, saiba que o ECM não é o mesmo que GED. Na verdade, o ECM é uma evolução do conceito de GED — por isso, muita atenção!

Te contamos isso lá no início do texto, lembra? 

GED significa Gestão Eletrônica de Documentos e trata-se de um software que ajuda a organizar registros, informações e documentos.

Básico, certo? É como se o GED fosse um terço do que é o ECM.

ECM, por si só, é um conjunto de estratégias, métodos e sistemas que ajuda a capturar, armazenar, organizar, recuperar e processar informações de uma empresa. 

É uma forma da empresa não apenas manter suas informações centralizadas, mas produzir conhecimentos (através da interpretação de dados) sobre os resultados de cada ação e cada processo.

Qual é a importância de um software ECM dentro das empresas?

O software ECM cada vez mais ganha espaço no mercado por ser uma solução extremamente útil e necessária.

No projeto de transformação digital de muitas empresas, muitas vezes relega-se a importância da gestão de documentos.

No entanto, ter esse cuidado é providencial.

A gestão eficaz de conteúdos através de um sistema integrado à plataformas e aplicativos de Business Intelligence, Data Analytics e BPM é o que possibilita a correta troca de informações no escopo da empresa.

Assim, é possível enriquecer o nível de insights e orientar da melhor forma as decisões corporativas — que se tornam data driven.

Para se ter uma ideia, de acordo com dados de uma pesquisa da IDC, o ROI para investimento em ECM varia de 38% a até 600%, dependendo da maturidade e nível de digitalização do negócio.

Outro ponto é a segurança: com fraudes e violações de dados cada vez mais figurando como ameaças, é preciso de uma verdadeira infraestrutura de governança de dados.

Assim, é possível complementar as camadas de proteção dos dados, bem como entrar em conformidade com a legislação.

Um fator que vale a pena destacar é que o software ECM reduz a dependência das empresas dos arquivos em papel.

Isso impacta diretamente na produtividade e eficiência dos funcionários, já que sua interação com os documentos pode ser imediata através da plataforma.

Com o recente boom do home office e do trabalho remoto, o ECM se tornou essencial para criar essa ponte com os colaboradores alocados em casa.

Desse modo, o software ECM também figura como uma solução móvel para que a empresa mantenha seu ritmo de entregas.

Software ECM: Quais são as vantagens de investir na solução empresarial?

Um sistema ECM fornece a todos na organização acesso fácil a todas as informações de que precisam para tomar decisões de negócios, concluir projetos, colaborar e realizar seus trabalhos com eficiência. Mesmo aquelas informações que não são diretamente da própria área.

Confira mais alguns benefícios de investir em tecnologia para seu ECM!

Redução do uso de papel

A gestão de conteúdo de uma empresa começa com a captura e importação de informações para um repositório digital seguro.

Falamos de qualquer tipo e formato de arquivo, que possa ser criado, capturado, armazenado, compartilhado ou arquivado digitalmente.

Isso reduz a necessidade do uso do papel, uma iniciativa que contribui para a gestão ambiental da empresa e também para redução de custos, facilitando também a integração de documentos aos projetos e processos.

Organização de processos

A automação proporcionada pelo sistema de ECM ajuda a empresa a eliminar tarefas manuais (como fotocópias e escaneamentos, compartilhamento de documentos físicos ou mesmo a ação de “arrastar e soltar” em algumas tarefas).

É algo que dá maior potencial de melhores resultados com menos recursos, além de facilitar o armazenamento e busca de qualquer informação.

Centralização das informações

O software de ECM centraliza todo armazenamento de dados.

Isso ajuda a eliminar o tempo gasto na busca de informações, permitindo que os funcionários respondam a solicitações de informações de clientes, colegas e auditores imediatamente.

Mais do que isso, a equipe tem acesso instantâneo às informações necessárias para tomar melhores decisões sobre os problemas que afetam os resultados financeiros da sua organização.

Mitigação de riscos 

O ECM fornece uma plataforma centralizada para que o conteúdo seja mantido e disseminado de uma maneira que atenda aos requisitos de conformidade legais e setoriais, bem como às diretrizes de gerenciamento de risco.

Otimização do espaço físico 

Com sistema de ECM, a empresa facilmente pode armazenar qualquer arquivo em formato digital.

Desse modo, todo aquele espaço destinado aos arquivos pode ser repensado, o que pode proporcionar uma renovação do layout da empresa.

Há também o aspecto da redução de custos, já que os gastos e a complexidade associados ao gerenciamento de documentos em todo o seu ciclo de vida reduzem drasticamente.

Como saber se sua empresa precisa de um software ECM?

Entender se há espaço para o software ECM na empresa não é tão difícil. Em resumo: se é uma grande corporação, provavelmente é sim necessário. E se for uma pequena ou média empresa? Aí vai depender dos seus objetivos e necessidades.

Mas se você é um empreendedor ou gestor que mira alto e busca crescer, saiba que a tecnologia é essencial!

É comum que, com o aumento do nível de demanda corporativa, os processos se tornem sobrecarregados.

É nesse cenário que situações de funcionários que perdem horas e horas mensais apenas buscando por documentos e conteúdos se desenrolam.

Que tal evitar isso e já encaminhar sua empresa no caminho da transformação digital? É hora de considerar o investimento em um software ECM.

Ele vai se tornar uma fonte única de fatos e de consulta, abraçando toda infraestrutura corporativa e centralizando as informações de maneira organizada.

Assim, todos os processos corporativos ganham eficiência e agilidade, bem como toda comunicação interna e com clientes tende a melhorar.

Como escolher um sistema ECM?

Você já sabe o que é ECM e que ele resolve alguns dos principais gargalos dos setores administrativo e de planejamento de empresas dos mais variados segmentos.

Para decidir qual sistema escolher para sua empresa, faça uma pesquisa para avaliar se o ECM em questão conta com as seguintes funcionalidades antes de adotá-lo dentro da organização:

• Edição de formulários e campos sem dependência de programação;
• Visualização de documentos sem a necessidade de download do arquivo;
• Leitura dos principais tipos de arquivos do mercado, como MS Office, PDF, arquivos gráficos, MODCA, PTOCA, TXT e RTF;
• Controle das versões para registro de mudanças aplicadas nos documentos, como data de alterações de usuários;
• Buscador para localizar documentos a partir da identificação das citações e termos relacionados;
• Transformação de arquivos PDF e imagens em dados editáveis e pesquisáveis (reconhecimento óptico de caracteres);
• Navegação pelo arquivo com menos rolagem pelo texto (page-less scrolling);
• Qualidade de imagem configurável para o ajuste de desempenho,
• Cache inteligente e suporte para streaming.

O Templates ECM também é importante para definir os metadados de um determinado grupo de documentos, que serão utilizados para orientar as características e propriedades dos conteúdos que serão armazenados posteriormente pelo sistema.

O Full Text Search amplia e otimiza as capacidades de pesquisa, com a indexação dos textos dos arquivos.

Com o Lecom ECM, os documentos podem ser pesquisados com base no conteúdo do arquivo e seus resultados exibidos com um resumo e classificação de relevância.

ECM da TOTVS

O ECM da TOTVS permite que documentos e processos da sua empresa saiam do papel e se transformem em ativos da informação.

Essa funcionalidade reduz custos operacionais com mais eficiência nos processos de negócio e agrega inteligência às informações estratégicas.

O ECM da TOTVS também gerencia diferentes formatos de arquivos, como relatórios, imagens, gráficos e vídeos, mantendo-os sempre atualizados, com controle de versão e sem a temida duplicidade.

Tudo isso sem contar as facilidades de acesso e segurança por usuário.

O sistema de gestão de conteúdo da TOTVS faz a publicação de todos os tipos de mídias em geral.

Também é possível anexar vários documentos aos processos em andamento, com a comunicação distribuída em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente.

Entre as outras funcionalidades do ECM, podemos citar:

• Edição de conteúdo via WebDav;
• Controle e recuperação de versões dos documentos;
• Histórico de acessos por versão/revisão do documento;
• Acesso aos conteúdos via web com total segurança ao usuário;
• Definições por processos dos papéis, regras e rotas;
• Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
• Personalização de formulários e instruções;
• Históricos da evolução dos processos;
• Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas,
• Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo.

O ECM ainda conta com um mecanismo de indexação e busca no conteúdo de diversos tipos de documentos, como Word, Excel, PowerPoint, Acrobat (PDF), textos e desenhos CAD.

Workflow

O sistema ECM da TOTVS permite automatizar, gerenciar e agilizar os procedimentos com clientes, parceiros e colaboradores.

Processos como solicitações de compra e viagem e aprovação de propostas, por exemplo, podem ser criados conforme a demanda da empresa. 

Os processos são concluídos de forma rápida e organizada, por meio de mecanismos de atribuição, regras e formulários pré-definidos.

Com isso, todos os envolvidos no seu negócio participam ativamente dos fluxos de trabalho.

Com a poderosa busca do fluig, você encontra a informação que precisa, não só através do nome do documento, mas também pelo conteúdo interno.

A edição e acesso aos documentos é igualmente mais inteligente.

Se você e seus colaboradores ainda dependem do e-mail para guardar e compartilhar arquivos, com o fluig seus documentos ficam na nuvem, em espaços colaborativos. Lá, a equipe consegue visualizar, acessar e editar o mesmo documento em conjunto, mesmo sem conexão à internet.

Segurança e digitalização dos documentos

Documentos são ativos valiosos para sua empresa e contém informações confidenciais, o que agrega ao seu diferencial competitivo.

Saber qual é a última versão, restringir acesso, manter histórico de atualizações é um processo delicado.

Com o fluig, a gestão eletrônica de documentos é garantida, pois o ECM permite versionamento, rastreabilidade, permissionamento e histórico em um repositório seguro.

Ele facilita a importação dos documentos digitais já existentes, com recursos como drag and drop, API de publicação de documentos e plugin de integração com o Outlook.

Também é feita a organização dos arquivos conforme a taxonomia desejada.

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Conclusão 

Neste conteúdo, exploramos tudo sobre o ECM e suas entrelinhas: o que é, sua importância, as etapas por trás da correta gestão de conteúdos e a importância de uma tecnologia de ECM.

Além disso, te contamos vários detalhes sobre o ECM da TOTVS para turbinar sua operação.

Trata-se de uma opção condizente com as necessidades de qualquer empresa, desenvolvida pela principal referência em tecnologia e inovação do Brasil!

Agora que você sabe disso tudo, que tal iniciar a jornada da digitalização com o pé direito, implementando um sistema capaz de resolver seus problemas presentes e também futuros?

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