Gestão de Estoque: o guia completo e atualizado

A saúde financeira de uma empresa depende de uma administração eficiente de seus recursos econômicos aliada a processos mais produtivos, e também uma boa gestão de estoque.

Sem esse gerenciamento, o abastecimento de insumos e até a comercialização de mercadorias podem ficar comprometidos, levando a grandes prejuízos.

Esse tipo de situação pode afastar consumidores de um negócio, já que não encontram o que desejam. Além disso, ao não gerenciar corretamente seu estoque, a empresa perde competitividade.

Entender sobre o assunto, de forma aprofundada, pode lhe proporcionar um nível extra de conhecimento, fortalecendo seu planejamento estratégico.

Pensando nisso, montamos este artigo para você: um guia completo sobre o conceito! Continue a leitura para saber mais.

O que é a gestão de estoque?

A gestão de estoque envolve o controle de recursos (tempo, dinheiro e mão de obra), insumos, produtos em desenvolvimento e mercadorias prontas em ambientes de armazenagem.

Para isso, são aplicadas técnicas que têm o objetivo de melhorar a conservação e rotatividade dos itens nos armazéns e centros de distribuição, mantendo um bom giro de estoque, priorizando bens de maior saída e organizando-os para que não encalhem, estraguem ou sejam extraviados.

Essa é uma das etapas mais importantes da cadeia de suprimentos, pois é responsável por alimentar os negócios feitos em pontos de vendas, e-commerces e outros locais.

Esse processo também busca reduzir custos e gerar um fluxo de entrada e saída de bens constantemente, devidamente estruturado.

Assim, permite maior controle sobre o orçamento, de modo que a compra de produtos ou insumos nunca dê brechas para o excesso ou a falta de uma mercadoria.

Essa afirmação pode ser comprovada com alguns dados baseados em investimentos pontuais no setor, como esse que a Easy Post descobriu:

As empresas podem obter 25% de aumentona paumento na produtividade, um ganho de 20% no uso do espaço e uma melhoria de 30% na eficiência do uso do estoque se, ao utilizarem um sistema para gerenciamento de estoque, processarem os pedidos de maneira integrada.

Como funciona uma gestão de estoque?

O funcionamento do estoque na prática depende muito do modelo de gestão adotado em sua empresa – e que já já vamos entender mais.

No entanto, é possível dizer que um estoque é um espaço de armazenamento temporário de produtos. O objetivo é vender, de preferência no menor tempo possível, as mercadorias lá estocadas para liberar espaço para novos produtos.

Se isso não ocorrer, a empresa precisará elaborar estratégias que fomentem as vendas, com promoções e ofertas especiais – ou o descarte, em últimos casos.

Nesse contexto, a administração de estoque é uma prática que facilita a empresa a esclarecer alguns pontos essenciais, como:

• qual preço pode pagar;
• qual preço pode vender;
• quando deve começar a produzir;
• quando reabastecer seu estoque;
• quando deve vender certo produto;
• o quanto deve comprar de um insumo.

Dá para perceber que, no intrínseco esquema de uma gestão integrada, essas são decisões críticas para o negócio. Tomá-las sem conhecimento da situação de estoque pode ser extremamente prejudicial para a empresa.

Em alguns negócios, o controle de estoque ainda é manual, com planilhas de Excel servindo de base para entender as quantidades, localizações e valores de produtos.

Porém, alguns pequenos negócios e, já de forma mais estabelecida, os médios e grandes, utilizam um sistema que facilita o controle do estoque.

O mais indicado é o ERP, um software que permite que a empresa realize todo planejamento empresarial diretamente em uma única interface.

Qual a importância da gestão de estoque?

Produtos em falta para comercialização, geram níveis de ruptura maiores em prateleiras, vitrines e gôndolas das empresas.

O ponto de ruptura, apenas relembrando, é o momento em que um produto sai do estoque e fica em falta ao consumidor, prejudicando sua experiência e também ocasionando prejuízos à empresa.

É algo que pode ocasionar paradas na linha de produção de novos itens, até que os estoques sejam esvaziados. Isso pode acontecer por meio de:

• vendas a preços mais baixos por meio de liquidações, promoções ou as chamadas queimas de estoque;
• vencimento de produtos, especialmente perecíveis, impossibilitando a comercialização deles,
• descartes.

Em alguns segmentos, um produto pode se tornar ultrapassado em pouco tempo. No mundo da moda, por exemplo, as trocas de coleções acontecem conforme as estações do ano, gerando prejuízos se não puderem ser vendidas na próxima estação.

Nesse contexto, a gestão de estoque inadequada pode trazer inúmeras dores de cabeça.

Contudo, existem ganhos para quem mantém práticas de estoque e armazenagem eficientes. Confira alguns deles a seguir!

Atender com eficiência às demandas da produção

Um gerenciamento eficiente dos itens armazenados consegue assegurar o fornecimento de matérias-primas, especialmente se estiver bem integrado com o departamento de compras, agregando vantagens ao negócio.

Ele pode ser organizado por diferentes critérios, como maior volume de saída, por exemplo.

Nesse caso, os itens com mais vendas são colocados em posições estratégicas nos armazéns, sendo rapidamente retirados quando necessário.

Também podem ser levados para almoxarifados mais próximos aos locais de venda, para obterem um envio mais ágil aos clientes.

Em supermercados e estabelecimentos que trabalham com produtos alimentícios, a ordem de reposição pode seguir os prazos de validade.

Assim, mercadorias mais próximas ao vencimento são colocadas em destaque nas gôndolas e comercializadas primeiro.

Aperfeiçoar o processo de compras

É importante calcular o giro de estoque de cada mercadoria comercializada pela companhia, para saber quais itens entram e saem mais rápido e quais têm maior tendência de “encalhar”.

O giro de estoque corresponde à quantidade de vezes em que ele foi vendido em um determinado período.

Se uma organização tem 100 unidades de um produto em seu armazém e, ao longo de 30 dias, vende 300 itens, o estoque tem um giro de três vezes ao mês.

Para chegar nesse valor, é preciso ter a gestão de estoque e armazenagem bem estruturados, controlando com precisão os momentos de entrada e saída de cada item.

Fornecer dados para indicadores

Gerenciar estoque implica em obter uma média do tempo em que cada produto está na empresa, desde sua chegada até o destino final: o cliente.

Existem três importantes ciclos que estruturam melhor alguns períodos dentro desse tempo, gerando indicadores de desempenho importantes. São eles:

• estabelecer e estimular o ciclo econômico;
• definir o ciclo financeiro ou de caixa;
• criar um ciclo operacional.

Os 8 principais métodos de gestão de estoque

Existem métodos de gestão e controle de estoque que contribuem para o desenvolvimento da área e otimizam suas operações. Veja alguns exemplos a seguir!

1. Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)

Um dos benefícios do PEPS é evitar que produtos estraguem nas prateleiras, já que os mais antigos são vendidos primeiramente.

Todavia, é preciso cuidado, pois alguns itens podem ter prazos de vencimento mais cedo do que outros comprados anteriormente.

Outro ponto: compras antigas, às vezes, são feitas a valores menores, enquanto novas aquisições podem ser realizadas com preços reajustados pela inflação ou por outros critérios, especialmente quando se trata de produtos de longa vida.

É essencial ter cuidado na hora de precificar as mercadorias nesse sistema. Lembrando também que a armazenagem deve ser feita de maneira seriada.

2. Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Nesse modelo, o último lote sai primeiro, sendo que o preço das mercadorias também se baseia nos custos dele.

É um método interessante para quem trabalha com diferentes produtos, em que determinados itens têm vendas superiores.

Dessa forma, em toda compra, ele é colocado à frente dos demais, pois o seu giro é maior.

Contudo, deve-se ter atenção no aspecto fiscal, pois o lucro auferido por meio dele costuma ser menor que no método anterior, uma vez que o preço dos últimos produtos tende a ser mais alto do que os dos primeiros lotes.

Por causa disso, ele não pode ser usado contabilmente, apenas como forma de controle interno da empresa.

3. Just in Time (na hora certa)

O Just in Time é um conceito que visa maior produtividade na indústria. Quando aplicado à gestão de estoque, o objetivo é reduzir ao máximo os gargalos no armazém, de modo que tudo deve ser fabricado no momento certo.

Normalmente, isso quer dizer que a fabricação de uma mercadoria só é feita após o cliente comprá-la. Isso significa que não haverá um estoque, pois o insumo é comprado e já vai direto para a linha de produção.

A mercadoria terminada, por sua vez, também é enviada ao consumidor logo após ficar pronta.

Nesse modelo, porém, é possível trabalhar com estoques mínimos.

Isso porque, caso ocorra algum problema de desabastecimento ou falha na linha de produção, ainda assim será possível entregar os produtos adquiridos aos clientes, evitando frustrações e até processos.

4. Curva ABC

Um dos métodos mais utilizados no gerenciamento de estoque é a popular Curva ABC. Sua dinâmica é baseada em três pilares: o giro de estoque, o faturamento e a lucratividade.

Com base nisso, organiza-se o estoque de modo a priorizar mercadorias com maior valor agregado.

Desse modo, temos a seguinte separação de produtos no estoque:

• Produtos categoria “A”: as mercadorias mais importantes e que geram maior valor para a empresa. Possivelmente não são os mais numerosos do estoque, por isso seu giro é razoável, mas destacam-se realmente no quesito faturamento e exigem controle rigoroso;
• Produtos categoria “B”: mercadorias de valor médio, que costumam ser os mais numerosos e ter uma boa participação na manutenção do fluxo de caixa. Seu controle deve ser próximo, mas não rigoroso. O ponto de atenção na categoria B é em relação à quantidade disponível desses produtos;
• Produtos categoria “C”: essa é uma categoria destinada aos produtos com menos valor para a empresa, assim, o controle não precisa ser rígido. Costumam ser itens com pouca porcentagem de ocupação do estoque e não fazem parte de inventários rotativos.

5. Método do Custo a Preço de Venda a Varejo

Costuma ser bastante utilizado em grandes varejos, por possuírem muitas mercadorias com valor baixo.

Seguindo esse método, o controle de estoque é realizado a partir da análise do preço de venda unitária, mas trocando a margem de lucro pela margem média de lucro do período.

6. Custo Médio

O método de custo médio busca criar uma média de custos. Assim, o cálculo do preço final das mercadorias é definido apenas após os gestores calcularem o custo delas.

Ou seja, a soma dos novos produtos com os itens em estoque e dividir esse total pelo total de mercadorias. O resultado é o custo médio por produto.

7. Estoque Mínimo

Neste método, o nome já indica o caminho, certo? Trata-se da definição de um estoque mínimo, que serve de segurança para caso a demanda aumente de forma repentina.

É uma técnica bastante comum em negócios impactados pela sazonalidade e que precisam manter um estoque reserva para arcar com o aumento da demanda.

Para calcular, você precisa saber o consumo médio da mercadoria (quantidade de unidades consumidas divididas pelo período de tempo considerado, no caso 30 dias).

Então, deve multiplicar esse valor pelo tempo de reposição da mercadoria.

8. Estoque Máximo 

Já o estoque máximo é justamente o contrário do método acima: é uma métrica para entender o maior número de um item que você deve ter em estoque, de forma a evitar o excesso.

Esse método visa evitar que você tenha prejuízos tanto na gestão de estoque (ocupação de prateleiras, manutenção, refrigeração, etc) como financeiro (com a compra desnecessária).

Para calculá-lo, basta somar o estoque mínimo (seguindo a mesma fórmula do tópico anterior) com o lote de reposição.

Ou seja, quantas unidades de mercadoria os lotes costumam ter? É esse valor que você deve considerar.

Quais são os princípios da gestão de estoque?

Muito mais importante do que buscar elevar métricas, uma boa manutenção de estoque começa em seus princípios. Ou seja, na aplicação de boas práticas que favoreçam um correto fluxo de funcionamento da empresa.

Assim, todos os setores podem produzir de forma igualitária, sem ser surpreendidos por períodos de alta exigência e produtividade ou períodos de ociosidade.

Que tal conhecer mais sobre esses princípios e aplicá-los em sua estratégia de gerenciamento de estoque? Confira:

Previsão da demanda

Entender a previsão da demanda facilita todo trabalho produtivo da empresa. Assim, ela não é pega de surpresa em momentos de alta demanda, nem em períodos de baixa.

Desse modo, pode continuar produzindo e atendendo o cliente com máxima competitividade, garantindo sua satisfação.

A previsão de demandas é normalmente feita com base em algumas pesquisas de mercado, tendências e também através de negociações com fornecedores.

Análise do históricos de venda e de compra do produto

Uma boa análise do histórico de venda e de compra de um produto também cumpre uma função primordial para a gestão do estoque.

Isso pode ser feito de várias maneiras: controlado por planilhas ou com soluções mais tecnológicas como é o caso de um sistema de gestão integrada ERP, que traz dados precisos sobre sazonalidade do seu produto. 

É um entendimento básico, que pode guiar tanto sua previsão da demanda, como definir os estoques mínimos e máximos. Assim, sua empresa não sofrerá prejuízos.

Qualidade de armazém

Nesse conteúdo, muito falamos sobre as mercadorias e produtos em estoque. Zelar por elas é essencial.

Mas não se esqueça que o próprio armazém necessita de atenção!

Manter os produtos em local adequado, em boas condições, bem cuidado, organizado e preparado para o tipo de mercadoria, é necessário para uma bom gerenciamento de estoque.

Inventários rotativos

O método do inventário rotativo consiste na contagem periódica do estoque e das prateleiras. Assim, permite maior controle sobre as demandas e necessidades.

Esse inventário possibilita que você confirme que as quantidades registradas no sistema estejam de acordo com as prateleiras.

Monitoramento 

Como deu para perceber, a gestão de estoque depende de vários fatores, mas especialmente do monitoramento constante.

Um olho atento às mudanças e movimentações no armazém e no PDV é necessário para que seu estoque seja contabilizado com precisão.

Pode não parecer, mas essa ação sozinha garante um maior nível de conformidade à empresa, garantindo que a tomada de decisão seja assertiva, sem prejudicar o caixa.

Vantagens da gestão de estoque para a empresa

Agora, vale entender quais as vantagens por trás do investimento na gestão de estoque da empresa. Afinal, você já entendeu sua importância para que a organização atenda o cliente com o máximo de qualidade.

Mas além disso, o que a boa gestão de estoque traz ao negócio? Te contamos na sequência:

• redução de custos com manutenção e armazenamento;
• evita prejuízos financeiros e à imagem da empresa;
• otimização do espaço nos centros de distribuição;
• suporte para as compras a partir dos relatórios;
• otimização da eficiência operacional;
• auxílio no controle de fornecedores;
• prevenção de perdas no estoque.

Boas práticas da gestão de estoque

Para aprimorar a sua gestão de estoque, existem algumas metodologias que precisam ser aplicadas em seu negócio para melhorar esse processo.

A seguir, citaremos algumas delas.

Criação de rotina

É importante implementar uma rotina de controle em seu estoque, montando um cronograma com datas de conferências dos produtos.

Dessa forma, fica mais fácil evitar confusões em dados, bem como saídas e entradas de produtos, não controladas, que podem provocar problemas em registros contábeis da organização.

Registro dos produtos

Como já abordamos, todos os produtos que entram e saem do estoque precisam ser acompanhados.

Isso ajuda no controle de caixa da empresa, já que permite comparar informações do financeiro com os dados do estoque.

É indicado que essa ação seja realizada com o uso de tecnologias de automação, para aumentar a eficiência e precisão dos dados.

Entre elas, destaca-se o uso de código de barras e etiquetas RFID.

Definição de estoque mínimo e máximo

A delimitação dos volumes mínimos e máximos para o estoque é essencial. 

Estipular uma quantidade de produtos que atenda às demandas em determinado período, evita o desabastecimento e a frustração de clientes ao não encontrarem os itens que buscam.

Em relação ao volume máximo, é necessário definir até que ponto haverá estoque de produtos, para impedir que itens estraguem ou fiquem parados.

Para estipular esses níveis, é preciso considerar o giro de estoque, a sazonalidade nas vendas e as estratégias de divulgação da empresa, bem como o comportamento do público e tendências de consumo.

Capacitação da equipe

Não pense que uma mudança nas práticas de gestão de estoque não atinge o modus-operandi da sua equipe. Como você já leu, as rotinas são profundamente alteradas.

Para que nenhum erro seja cometido, o mais indicado é investir na capacitação da equipe, de modo que todos os envolvidos nos processos ligados ao estoque estejam cientes das metodologias adotadas na empresa.

Mapeamento de processos

Agora, antes de qualquer ação, a principal prática de uma boa gestão de estoque é o mapeamento de processos.

Como é a dinâmica dos setores envolvidos com o estoque hoje em dia? Como o estoque funciona? Quais os pontos fracos e as oportunidades de melhoria?

É um entendimento que vai lhe ajudar a compreender o fluxo atual e vai auxiliar no redesenho de um novo fluxo de processos.

Um esquema de etapas saudável, condizente com os objetivos da empresa e escalável!

Padronização 

Qual a melhor prática para uma gestão eficiente do que a padronização dos processos?

Em um setor tão sistemático como o estoque, a padronização pode salvar sua empresa nos momentos de aperto, além de servir de base para a criação de uma cultura de excelência nas entregas de todos os envolvidos.

Monitoramentos constantes

Uma prática essencial na manutenção do estoque é a realização de monitoramentos constantes.

Afinal, entender todos os números de produtos em armazenamento vai lhe dar uma visão mais aprofundada das capacidades da sua empresa.

Ou seja, possibilita que a empresa se prepare para as diferentes situações e demandas de forma antecipada, o que agrega valor e agilidade às execuções.

Proximidade com os fornecedores 

Por fim, não adianta otimizar todos os processos internos, enquanto você ainda não investiu na qualificação do relacionamento com fornecedores.

Uma boa gestão de estoque depende também do quão dispostos seus parceiros comerciais estão em atender às demandas do seu negócio — especialmente as mais urgentes.

É uma flexibilidade que permite ajustes no planejamento e que capacita sua empresa a continuar entregando com qualidade, gerando satisfação do consumidor.

Erros comuns da gestão de estoque

Existem algumas atitudes e métodos que podem interferir negativamente na gestão de estoque correta. Confira a seguir alguns dos erros que você deve evitar.

• não investir em tecnologia;
• não dar importância à sazonalidade;
• falta de integração com outros setores;
• não se antecipar às mudanças na demanda;
• desvalorizar a negociação com fornecedores;

Como um sistema de gestão de estoque pode auxiliar suas rotinas empresariais?

Um sistema ERP possibilita automatizar processos relacionados à gestão de estoque, como o registro e o monitoramento de produtos.

Com ele, você centraliza o controle dos processos, visualiza e analisa dados, toma decisões assertivas e melhora os resultados do negócio.

Mas é preciso atenção na hora de escolher uma solução.

O sistema escolhido deve trazer um módulo próprio para o almoxarifado e gestão de estoque.

Dessa forma, a ferramenta pode contribuir para se obter as vantagens que citaremos a seguir!

• Atualização de entradas e saídas em tempo real: todos na empresa acompanham as informações mais atuais, o que impede que decisões sejam tomadas com base em produtos já vendidos, como a realização de ofertas e promoções. Isso previne que a empresa anuncie produtos indisponíveis.
• Automação de processos logísticos: um ERP permite efetuar cálculos, controle e consultas de históricos automaticamente, bem como as atualizações no volume de produtos. Além de realizar inventários com emissões fiscais de ajustes e relatório.
• Integração das informações: o sistema também integra processos relacionados ao estoque mais facilmente, mesmo que sejam de departamentos diferentes. Com o módulo de compras, o setor encarregado pelas aquisições consegue verificar os produtos presentes no armazém e programar melhor para as reposições. Já os responsáveis pelo financeiro podem comparar dados do estoque com os seus controles de contas a pagar e a receber, melhorando a confiabilidade das informações contábeis, fiscais e econômicas do negócio.
• Auxilia na tomada de decisões: com tantas informações disponíveis e organizadas, a tomada de decisão é mais segura e certeira. 

Sistemas de WMS da TOTVS

Para aproveitar todas as vantagens que a tecnologia pode trazer ao seu negócio, os sistemas de WMS da TOTVS reúnem as funcionalidades necessárias para que você consiga reduzir custos e aumentar a eficiência da sua produção.

Com controle do fluxo de armazenagem, seleção de estoque automatizada e inventários, os sistemas contam com tudo o que você precisa para manter a administração do seu estoque e dos centros de distribuição em dia. 

A plataforma também conta com uma versão em aplicativo para facilitar ainda mais o gerenciamento.

Pelo app, é possível realizar a conferência de recebimentos, fazer alterações no estoque e acessar as principais rotinas da sua operação de armazenagem, de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Já são mais de  2 milhões de m² de armazéns gerenciados com as soluções criadas pela TOTVS especialmente para simplificar a logística do seu negócio. Conheça os sistemas de WMS da TOTVS e otimize a sua gestão de estoque

Conclusão 

Ao longo desse conteúdo, você observou como uma boa condução do estoque pode gerar um diferencial competitivo para a empresa, permitindo que ela reduza custos, melhore o abastecimento de produtos e agilize o envio de mercadorias.

Portanto, não se esqueça de investir no aperfeiçoamento de sua manutenção de estoque, buscando aplicar conhecimentos de excelência em sua cadeia de suprimentos.

Com o tempo, os demais processos e etapas logísticas também poderão ser aprimorados, gerando frutos para toda a organização.

A TOTVS atende mais de trinta mil clientes e acredita no Brasil que faz.

Com soluções que se encaixam perfeitamente às suas necessidades, nossa busca é a constante inovação e desenvolvimento.

Se você quer saber mais sobre esse tema, ou ficou com alguma dúvida sobre como aprimorar a administração de estoque na sua empresa, continue acompanhando nosso blog e não deixe de assinar a newsletter.