Gestão de Indicadores: O que é, vantagens e como usar

Se você quer que a sua empresa realmente cresça, a gestão de indicadores é um processo indispensável em sua rotina.

Afinal, como diz o ditado: “o que pode ser medido, pode ser melhorado“.

E apesar de muitas empresas estarem engajadas em definir seus próprios indicadores, como uma forma de traçar uma jornada para atingir e superar seus objetivos, é necessário também complementar esse processo.

Gerenciar, monitorar e revisar esses indicadores, os dados e ações que os influenciam é uma tarefa complexa. É como pegar uma lupa e destrinchar cada etapa produtiva da sua empresa.

Porém, saiba que é possível – e mais importante, essencial para o sucesso e o crescimento sustentável da sua organização!

Neste conteúdo, vamos explorar a fundo o tema, apresentando um guia completo sobre gestão de indicadores.

Aprenda todos os detalhes mais importantes sobre o assunto, como implementar em sua empresa e ainda confira uma dica especial de tecnologia que pode facilitar toda sua operação!

Vamos lá? Continue conosco na leitura!

O que é a gestão de indicadores?

Gestão de indicadores é a tarefa de monitorar dados diretamente relacionados às atividades operacionais que demonstrem os resultados da empresa. É a ação constante de gestão e revisão dos indicadores definidos para o seu negócio.

Você acompanha e sabe exatamente o que são e quais os indicadores de desempenho da sua organização?

Em uma empresa, os indicadores são uma ferramenta bastante eficaz e popular de gestão de performance.

Uma vez definidos e mapeados, eles ajudam os gestores a compreenderem os resultados de toda operação (tanto individuais, setoriais como gerais). 

Os indicadores ajudam ainda a tornar a rotina da sua empresa mais produtiva e focada no que realmente importa para o seu negócio, por essa razão, eles precisam estar totalmente alinhados com o seu core business.

Para que serve a gestão de indicadores?

A gestão de indicadores é uma atividade estratégica, que demonstra se a sua empresa está alcançando as metas e objetivos predefinidos.

Com um bom monitoramento dos indicadores, é possível entender em tempo real o andamento das operações. Isso lhe permite realizar revisões assertivas em seu plano de ações, bem como otimizar os processos com maior precisão.

Assim, pode potencializar qualquer tipo de entrega atrelada aos indicadores, como sua produtividade ou a qualidade dos produtos ou serviços.

Vale ainda ressaltar que a gestão de indicadores é uma atividade essencialmente data driven.

Afinal, quando você gerencia sua equipe com KPIs, os dados estão sempre à frente da tomada de decisão.

O que isso significa é que você pode ajustar seu trabalho com base em dados, coletados em tempo real, e que demonstrem claramente o impacto de sua equipe na organização.

Qual é a importância de uma gestão de indicadores bem feita? 

A gestão de indicadores permite que você avalie o desempenho de sua empresa e como sua performance pode melhorar.

Sua importância está no fato de que ele proporciona esse poder de “lupa”, identificando exatamente as áreas, atividades ou profissionais que devem aprimorar sua performance.

Afinal, você seleciona um indicador para o seu negócio porque ele fornece feedback objetivo sobre a eficácia da estratégia de um setor ou função específica.

Isso quer dizer que, na maioria das vezes, o indicador é tão valioso quanto a ação que o inspira.

Muitas vezes, as organizações adotam cegamente KPIs reconhecidos pelo setor e se perguntam por que esse indicador acaba não refletindo seus próprios negócios, bem como não impacta em qualquer mudança positiva.

Quais são os tipos de indicadores?

Já que falamos sobre a importância dos KPIs, você que busca aprimorar sua gestão sabe quais os principais tipos de indicadores utilizados pelas empresas.

Existem diferentes categorias, que medem diferentes aspectos da sua organização.

Na verdade, pode-se até mesmo afirmar que os indicadores-chave são diferentes de tipos de negócio para tipos de negócio.

Ou seja, os KPIs de um distribuidor são diferentes dos de um fabricante, por exemplo. Tudo depende dos objetivos e métricas que influenciam na empresa.

Abaixo, explicamos alguns dos principais tipos, com alguns exemplos para melhor ilustrar sua função. Veja só:

Indicadores financeiros/econômicos

A boa gestão financeira não depende apenas do controle do fluxo de caixa, mas de todo controle financeiro do negócio.

Isso depende da gestão de indicadores-chave para entender o momento da empresa, sua capacidade de pagar as contas e seu potencial de receita.

Entre os principais indicadores financeiros e econômicos de um negócio, podemos citar:

• Ticket médio;
• Receita bruta;
• Inadimplência;
• Receita líquida;
• Margem de lucro.

Indicadores de produtividade

Os indicadores de produtividade são aqueles relacionados com a parte prática dos resultados da empresa.

Ou seja, o nível de entrega que levou a empresa ao seu resultado atual.

Os indicadores de produtividade mais utilizados são:

• ROI
• Nível de qualidade;
• Sucesso em vendas;
• Capacidade de produção.

Indicadores de qualidade

Esses KPIs são extremamente importantes na gestão de indicadores, pois permitem que a empresa meça sua eficiência e, por sua vez, a satisfação dos clientes.

Ou seja, se uma empresa conseguiu, dentro de um período de tempo, cumprir com 100% de seus prazos, isso significa uma vitória para seus indicadores de qualidade.

Porém, além desse exemplo, há outros indicadores que podem ser considerados, como:

• Valor agregado;
• Satisfação dos clientes;
• Fidelidade dos clientes.

Indicadores de vendas

Por fim, os indicadores de vendas são considerados uma das principais medidas de sucesso da empresa.

Eles servem de âncora para todo o resto, por isso, devem ser sempre monitorados.

Na lista de KPIs de vendas mais relevantes, podemos citar:

• Vendas;
• Taxa de Conversão;
• Taxa de Follow Up;
• Lifetime Value (LTV).

Como é feita a gestão dos indicadores?

Antes de partir para a parte prática da gestão, é necessário entender como chegar neste ponto.

O principal é definir os indicadores e as métricas que irão alimentá-los.

Ou seja, cada indicador depende de métricas diferentes: para medir a lucratividade, você irá se basear em dados diferentes daqueles que baseiam a satisfação do cliente.

Aqui, é importante estabelecer quem será o responsável por coletar e monitorar esses dados com frequência.

Nesse ponto, um sistema de gestão é essencial, pois permite automatizar a coleta e disponibilizar todas as informações em uma interface bastante completa.

Dados de vendas, por exemplo, normalmente necessitam de coleta e atualização diárias. Já outros, como indicadores financeiros, podem ser atualizados apenas semanalmente ou mesmo mensalmente.

Quanto ao profissional responsável, o ideal é que seja alguém diretamente ligado ao controle das métricas. É algo que os próprios gestores dos setores podem fazer – afinal, são eles quem normalmente apresentam os relatórios de KPIs.

Além disso, comunique os indicadores (quais são, sua importância, como são medidos, etc) com clareza a todos os envolvidos.

Se você for responsável por uma equipe ou sua função estiver ligada a um indicador organizacional, é preciso atenção neste ponto.

É preciso que seus relatórios informem exatamente como cada KPI impacta o trabalho.

Desse modo, os gestores e tomadores de decisão entenderão exatamente quais atividades devem ser realizadas para resolver problemas e executar melhorias.

Aqui, o uso de uma estratégia como balanced scorecard pode ser muito útil para medir a eficiência operacional de maneira abrangente.

Junto de um sistema de gestão, a visualização de cada ação tomada se torna ampla e, ao mesmo tempo, aprofundada, ajudando você a medir sucessos, fracassos e oportunidades de melhoria.

Após isso, você pode fazer alterações e ver como os indicadores respondem.

Com este tipo de gestão, você pode ajustar suas operações como quiser e achar necessário.

Como os KPIs costumam reagir rapidamente à mudanças, você pode experimentar diferentes mudanças e prosseguir com aquelas que apresentam o melhor resultado.

5 Vantagens do modelo de gestão por indicadores

Ao optar pelo modelo de gestão de indicadores, sua empresa eleva o nível de competitividade.

Os KPIs ajudam sua empresa a guiar a tomada de decisões com base não apenas em dados, mas em análises de tendências e projeções precisas.

Desse modo, os gestores têm em mãos insumos suficientes para estruturar o melhor plano de ação.

Mas de quais outras formas o modelo de gestão de indicadores influencia o seu negócio? Te mostramos 5 vantagens, veja só:

Tomada de decisão assertiva

A gestão por indicadores é um modelo gerencial estratégico que traz os dados para perto da tomada de decisões.

Dessa forma, cada ação ou melhoria planejada e executada tem como base as informações reais que os indicadores apresentam.

Organização de processos

Com a gestão de indicadores, não há lugar para o caos administrativo. Afinal, cada setor contribui de forma a potencializar seus indicadores. Ou seja, cada um sabe o que faz e como deve ser feito.

Outro ponto é que, durante o ciclo de análise de indicadores, é comum que os gestores avaliem a eficiência de cada processo.

Assim, àqueles que pouco agregarem ao negócio, serão repensados de maneira a tornar o fluxo produtivo mais assertivo.

Otimização de recursos

Outra vantagem relativa à gestão de indicadores é que, com sua implementação, é mais fácil otimizar os recursos.

Afinal, ao entender em quais atividades focar e como agir para alcançar os resultados esperados, é possível planejar exatamente a quantidade/qualidade dos insumos e matérias-primas utilizadas.

Acompanhamento de projetos

Um dos benefícios mais interessantes da gestão de indicadores é que ele potencializa a visão sobre todos os processos e projetos.

Afinal, uma política operacional medida por KPIs capacita a gestão a analisar os avanços (ou recuos) de forma direta.

Com um sistema de gestão, esse benefício ganha outras camadas de importância.

O gerenciamento de KPIs em um dashboard inteligente permite que você extraia visualizações de diferentes projetos e setores. Assim, pode responder a qualquer pergunta com base em informações retiradas em tempo real.

Com um dashboard rico em informações e recursos, os gerentes podem compartilhar os indicadores entre si ou com os gestores, melhorando a comunicação.

Aumento da produtividade

Por fim, com um modelo de gestão por indicadores, você impacta diretamente na produtividade do negócio.

Ao entender quais as métricas mais importantes para sua operação, bem como compreender como melhorá-las de forma a impulsionar os resultados da empresa, você otimiza todas as ações operacionais.

Assim, minimiza os erros estratégicos e torna a tomada de decisões mais assertiva, direcionando a produção para o caminho que melhor funcione para o negócio.

Como implementar a gestão de indicadores na prática

Interessado em ampliar sua abordagem aos KPIs e implementar uma gestão de indicadores eficiente em sua empresa? Ótimo! O processo pode ser bastante simples se você souber quais passos tomar e quais ferramentas utilizadas.

A seguir, te explicamos como aderir à gestão por indicadores de maneira simples, veja só:

Crie uma estratégia

O processo é realmente simples se você entender o que deve basear seu modelo. O primeiro passo é criar uma estratégia: ou seja, definir objetivos e metas alcançáveis.

São eles que vão servir como diretrizes para seus indicadores e seu plano de ação.

Essa estratégia é como qualquer planejamento empresarial, onde a organização estipula objetivos estratégicos relacionados às suas vontades e necessidades.

Ou seja, algumas empresas podem optar por uma abordagem mais interessada em crescimento escalável. Outras, podem entender que o momento é de se estabelecer no mercado e estabilizar as finanças.

Defina quais indicadores vai usar

O momento mais importante aqui é este: a definição de indicadores.

Sua organização precisa escolher KPIs que medem as entregas apropriadas de cada área do negócio.

Por exemplo, o lucro líquido é um KPI comum para medir o desempenho financeiro da empresa.

É fácil de calcular (basta subtrair as despesas totais da receita total) e sua interpretação é bastante simples: quanto maior, melhor.

Mas outros indicadores podem ser mais difíceis de calcular.

Um KPI de satisfação do cliente, por exemplo, exige pesquisas para construir a quantidade certa de dados.

É importante levar isso em consideração, de modo que os processos para obter esses dados estejam bastante claros.

Neste último caso, por exemplo, poderia ser adotada uma ferramenta de customer experience, como o NPS (Net Promoter Score).

Além disso, procure ser econômico: na gestão de indicadores, menos é mais. O ideal para se ter em cada setor é entre 4 e 10.

Estabeleça metas

As métricas são medidas ou valores numéricos que quantificam o quão bem ou mal sua empresa está atuando. E definir metas para isso ajuda e muito a ter um norte do seu negócio.

São as métricas que alimentam os indicadores, que por sua vez indicam o cumprimento (ou não) dos objetivos e metas estabelecidas.

Por exemplo, a quantidade de horas que máquinas do seu chão de fábrica ficam paradas, de maneira não-programada, em um dia ou semana, pode servir de métrica para compreender o indicador de produtividade.

Invista em um software

Na gestão de indicadores, o uso de um software é essencial.

Afinal, não se medem ou gerenciam indicadores de forma manual.

Empresas pequenas podem até fazê-lo no começo da operação, mas a tendência é que logo as necessidades operacionais e estratégicas exijam do gestor total atenção.

O software permite que você defina e monitore os indicadores com base nas entregas individuais e setoriais integradas ao sistema.

Com isso, é possível realizar todo gerenciamento de KPIs, seus impactos imediatos e projeções assertivas que vão guiar sua tomada de decisão.

Um sistema robusto pode servir a sua empresa de diversas maneiras, ampliando sua visualização de cada processo que compõe a organização, bem como centralizando os dados obtidos em toda operação.

ERP da TOTVS 

Sabe qual tecnologia ideal para implementar o modelo de gestão de indicadores em seu negócio? O ERP da TOTVS, o sistema de gestão empresarial mais completo do mercado!

Robusto, flexível e escalável, o ERP da TOTVS oferece à sua organização todos os recursos para implementar uma gestão movida por dados.

São diversos módulos, que atuam no controle de  todo seu backoffice, modernizando-o.

Com isso, você monitora a performance de cada setor e ainda automatiza uma série de tarefas.

Ao centralizar a coleta de informações, também facilita a análise de dados.

Por meio de um dashboard inteligente e completo, você pode gerar relatórios eficientes e aprofundados, que mostram a real situação da empresa e ainda fornecem insights valiosos para agregar cada vez mais valor a cada execução.

E então, que tal revolucionar a gestão do seu negócio com o ERP da TOTVS? Conheça mais sobre o sistema da TOTVS!

Conclusão 

Neste guia completo, te contamos tudo sobre o modelo de gestão de indicadores e sua importância para o crescimento sustentável de uma organização.

Você entendeu o quão relevante são os KPIs para a aplicação de uma administração estratégica, verdadeiramente focada nos objetivos do negócio.

Além disso, compreendeu o papel que um software de gestão tem em todo processo de gestão, monitoramento e análise de indicadores-chave de desempenho.

Dados são cada vez mais importantes para que sua empresa cresça.

Por isso, sua correta utilização é essencial para você, de maneira contínua, otimize os processos, identifique oportunidades de mercado e conquiste os melhores resultados!

E lembre-se que a utilização de um sistema de gestão robusta, como o ERP da TOTVS, pode fazer toda a diferença nessa jornada!

E aí, ficou interessado em aprender mais sobre gestão de negócios e ferramentas que auxiliam em sua administração? É só continuar de olho no blog da TOTVS! Ah… e aproveite para se inscrever na nossa Newsletter e acompanhar as edições anteriores!