Gestão de tempo: por que é importante se preocupar com isso dentro da empresa?

A gestão de tempo é um desafio recorrente na maioria das empresas. Saber gerir melhor o tempo significa um maior nível de produtividade, ou seja, uma maior quantidade de tarefas executadas em um menor período.

Por essa razão, o bom aproveitamento das horas se tornou um diferencial dentro do ambiente de trabalho e para a saúde do negócio.

Isso acontece pois o maior nível de competitividade do mercado faz com que as empresas que querem se destacar precisem garantir uma maior agilidade em todas as operações.

E por se tratar de um assunto tão crítico para as organizações, é natural que esse tema ainda gere dúvidas por parte de líderes e gestores de negócios.

Se você está em uma posição como essa e quer aprender mais sobre como fazer gestão de tempo, aproveite para ler o conteúdo que preparamos. Boa leitura!

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo é o gerenciamento, planejamento e organização em relação ao uso do tempo para a execução de atividades específicas, com o objetivo de aumentar o aproveitamento operacional.

Por essa razão, a prática pode ser compreendida como um conjunto de técnicas e metodologias que vão ajudar a aprimorar a realização de uma tarefa.

De forma simples, gerir tempo significa otimizar o que é preciso realizar para fazer mais e com mais qualidade.

Qual é a importância da gestão do tempo?

A gestão de tempo é importante porque ela oferece, seja no plano pessoal ou profissional, uma maior capacidade de administrar uma tarefa.

Como afirma o consultor administrativo Peter Drucker,  “o tempo é o recurso mais escasso e, ao menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Isso significa que o gerenciamento do tempo é base para tudo que diz respeito à organização. Quando você administra melhor o seu tempo, você consegue distribuir todas as  atividades que você irá realizar nesse período estipulado.

Dessa forma, isso também pode ser um sinônimo para diversos ganhos, como:

• maior disciplina;
• menor estresse;
• menor frustração;
• maior pontualidade;
• melhores resultados.

E, partindo da mesma lógica, não gerir o tempo considerando a realidade do clima organizacional — ou seja, fazer o mal uso do tempo de produção laboral — vai dificultar a atuação com eficiência.

Leia também: Matriz de Eisenhower: o que é, benefícios e como fazer

A relação entre gestão de tempo, produtividade e qualidade de vida

A gestão de tempo e produtividade, assim como a qualidade de vida, são três elementos que estão bastante conectados.

Isso acontece pelo próprio efeito de se gerenciar o tempo: ao usar melhor as horas que você tem, você consegue produzir mais em menos tempo.

E essa ação tem total relação com a produtividade.  Na prática,  o entendimento mais comum sobre esse termo é de que ele diz respeito à capacidade de produção com o tempo que se tem. 

Ou seja, para ter produtividade, é preciso saber gerenciar o tempo.

Estabelecer essa conexão envolve entender que a produtividade não significa necessariamente realizar diversas atividades ao mesmo tempo.

Ela significa saber fazer o melhor uso das horas para entregar, seja quanto for. Por isso também, uma consequência direta da gestão de tempo e da produtividade é a qualidade de vida. 

Apesar de todas as pessoas terem as mesmas 24 horas no dia, isso não significa que o aproveitamento é o mesmo para todo mundo. E as pessoas que sabem fazer melhor em menos tempo ganham com isso. 

Por essa razão, quem consegue — nesse caso, dos funcionários até os gestores — ter uma maior produtividade no trabalho passa a se beneficiar disso dentro e fora dele.

Essa liberdade de tempo permite evoluir a qualidade de vida. Afinal, a pessoa que realiza uma boa gestão de tempo consegue ter mais tempo para equilibrar as questões profissionais e pessoais.

A gestão de tempo no home office

Se o gerenciamento das horas em relação às atividades é um desafio em uma empresa física, a gestão de tempo no home office é um problema maior.

O trabalho remoto exige mais organização e disciplina pois, na maior parte das vezes, não há uma liderança direta que fiscalize como o tempo tem sido aproveitado.

Alguns dos obstáculos em relação a esse formato, como mostra a pesquisa realizada pela Buffer for Business, podem ser problemas em trabalhar em equipe, se comunicar com outras pessoas e fugir de distrações. 

Por essa razão, empresas que estabelecem relações de trabalho remotas precisam buscar habilidades como capacidade de autogestão além de ferramentas que ajudem nesse monitoramento e no controle de processos.

Leia também: O que é gestão de projetos? Ferramentas, metodologias e mais!

Como fazer a gestão do meu tempo? Confira algumas dicas

É muito provável que um negócio não tenha sua gestão de tempo totalmente explorada para garantir o melhor potencial de desempenho.

Segundo dados reunidos pela Clockfy.me, 82% das pessoas não usam nenhum sistema de gerenciamento de tempo. As formas mais simples que ainda podem ser usadas são ‘to do lists’ e e-mail. 

Ao mesmo tempo, também de acordo com esses dados, apenas 20% das pessoas realizam uma auditoria de tempo, ou seja, processo de rastreamento do que você fez em um período específico.

As lacunas dessa gestão, por sua vez, interferem diretamente na produtividade empresarial. A partir daí, então, você pode se perguntar: como fazer a gestão do meu tempo? 

A seguir, reunimos algumas ações importantes que colaboram para o melhor aproveitamento do tempo, garantindo a eficiência dos processos. 

Aqui traremos ações do ponto de vista individual, que servem tanto para o gestor da empresa como para o direcionamento dos funcionários. Acompanhe!

Faça um planejamento das suas atividades

Afinal, o que você pretende fazer com o tempo que tem à disposição? Responder a essa pergunta é o primeiro passo para uma melhor administração de atividades.

E, para ter um planejamento diário, semanal ou mensal, é preciso mapear todas as tarefas que são realizadas durante esses intervalos de tempo.

Junto a isso, é crucial calcular quantas horas se leva para realizar cada tarefa. Sem isso você não vai saber como administrar o tempo de cada atividade.

Não esqueça que esse cronograma sempre deve ser revisitado. Estabeleça e revise o planejamento das atividades previstas.

Crie metas possíveis de serem cumpridas

Além de planejar as atividades, é importante traçar metas e objetivos a serem cumpridos. Essa é a melhor forma de tirar as dependências da mente e trazê-las para a prática.

Não basta saber o que você quer alcançar no final de um ação: você deve registrar qual é o plano, definindo exatamente o que é preciso ser feito para chegar. 

Isso é importante para tornar tudo possível de ser feito. Não adianta criar metas irreais porque, no final das contas, elas não vão se converter em tarefas concluídas.

Ao mapear o tempo que você leva para cada tarefa, você está mais apto a julgar quais objetivos são viáveis e, assim, conseguir defini-los.

Estabeleça os prazos adequados

Criar metas possíveis também diz respeito a estabelecer os prazos adequados para cada atividade.

Uma boa forma de controlar isso é com uma planilha ou, ainda melhor, um sistema de gestão que auxilie no controle do tempo.

Você deve criar um quadro de visualização para cada ação, estipulando uma data limite para cada uma delas. 

Algumas das orientações que você pode determinar para isso é, por exemplo, não começar um trabalho sem ter terminado o antecedente e sempre assinalar a atividade que você já terminou para ter certeza de que cumpriu o prazo.

Ferramentas de produtividade são muito bem vindas nesse momento. Ao usá-las, você consegue acompanhar o que ainda falta terminar antes do prazo final.

Saiba priorizar as tarefas mais importantes

Outra habilidade importante quando se está falando de organização e gerenciamento de tempo é saber priorizar o que é mais importante.

A gestão de tempo e prioridades andam juntas. Isso significa que existe uma ordem para executar as tarefas. Seu planejamento deve levar em conta isso.

As tarefas mais urgentes devem vir antes das tarefas menos relevantes. Além do fator “prazo final”, você pode considerar o tempo que leva para finalizar uma atividade como aspecto na hora de distribuir a prioridade entre elas.

Ranqueie seu plano de ação entre alta prioridade, média prioridade e baixa prioridade. Isso é fundamental para saber por onde começar, o que também é fundamental para aumentar a produtividade.

Realize uma demanda por vez

Ainda sobre a execução das tarefas em si, é importante ressaltar que realizar uma demanda por vez vai melhorar o gerenciamento de tempo no trabalho.

É preciso concluir as tarefas pendentes uma por uma. Isso ajuda a ter foco e, assim, fazer um bom uso do tempo. Começar uma tarefa e ir com ela até o fim fará toda a diferença.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo faz com que você não consiga realizar nenhuma bem. Mais importante do que a quantidade de tarefas feitas, é crucial promover a qualidade do resultado delas.

As chances de erros, por exemplo, são muito maiores quando se realiza um multitasking. Isso porque a maioria das pessoas não conseguem administrar mais de uma tarefa.

Uma pesquisa científica publicada na Psychonomic Bulletin & Review descobriu que apenas 2 em cada 100 pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz. Para as outras 98, esse processo será negativo.

Conte com a ajuda de outras pessoas

Outro ponto crucial para o gerenciamento de tempo é contar com ajuda de outras pessoas, ou seja, saber delegar tarefas.  Como você viu, não podemos realizar mais de uma tarefa por vez.

Por essa razão, em vez de realizar mais atividades do que podemos ou devemos, podemos repassar para uma outra pessoa.

Aprender a delegar não é fugir das responsabilidades Na verdade, é entender que elas são suficientemente importantes para serem feitas por uma pessoa apta para isso, enquanto você realiza uma outra.

Para quem assume cargos de liderança e gestão, delegar é fundamental. A descentralização das atividades vai ampliar o desempenho de todo o time.

Saiba dizer não quando for necessário

O não pode ser uma palavra de ordem muito importante em certas ocasiões, por exemplo, quando você está sobrecarregado e não consegue mais realizar nenhuma nova tarefa.

Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso. E, como estamos falando de uma empresa — ambiente coletivo —, fica mais do que óbvio que não é possível e também não é inteligente dar conta de tudo sozinho.

Além de ter grandes chances de não ser realizado, ainda que seja, o resultado final pode não oferecer o resultado que se espera.

Por essa razão, o não pode ser bem-vindo quando se trata de alguma ação que vai atrapalhar o planejamento de tarefas daquela pessoa.

Evite a procrastinação e as distrações

Evitar a procrastinação no trabalho  e as distrações é crucial para quem quer conseguir gerir melhor o tempo, afinal, elas representam um maior gasto de tempo para realizar algo que podia ser feito mais rapidamente.

A dispersão é uma grande inimiga do bom uso das horas. Ao se deixar levar por distrações, não há como otimizar seu tempo. 

Uma pesquisa publicada no portal do The Guardian mostrou que 36% das pessoas perdem até uma hora de produtividade por dia checando mensagens.

É por isso que alguns ladrões de tempo conhecidos são os e-mails, as mensagens instantâneas e as redes sociais.

Por essa razão, você precisa identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo para saber exatamente o que precisa bloquear na hora de exercer suas funções.

Faça pausas estratégicas durante o processo

Em último lugar, uma boa gestão de tempo também considera a hora de descansar. Fazer pausas é fundamental. Aproveite esse momento para usar o que te distrai durante a execução de tarefas.

É importante que você distribua o tempo considerando já esses intervalos necessários para relaxar a mente.

A essa altura você já entendeu que ser mais produtivo não é passar todo o tempo trabalhando, mas saber ser eficiente nesse momento. 

Por essa razão, você não pode esquecer de prever pequenos períodos de descanso entre as tarefas e ao longo do dia.

Conheça alguns métodos de gestão de tempo

O gerenciamento de tempo também envolve técnicas para tornar esse processo mais fácil. É por isso que existem metodologias que foram pensadas exatamente para trazer ganho na distribuição de tempo x tarefas. 

A seguir, vamos trazer três dos principais métodos de gerenciamento de tempo que você pode incorporar no fluxo de trabalho. Veja!

Método Pomodoro

Um dos métodos de gestão de tempo para realizar tarefas mais conhecidas é o pomodoro. Essa técnica surgiu em 1980, tendo sido criada pelo italiano Francesco Cirillo. Toda sua base está em blocos de concentração intensa.

O grande objetivo do pomodoro é auxiliar quem tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo. 

Na prática, a ideia é programar um tempo para a execução da tarefa — que pode ser os 25 minutos usados por Francesco ou não — sem qualquer interrupção. Isso significa que nesse tempo você não pode fazer nada além disso.

Depois do tempo que for estabelecido para o trabalho, você vai definir um tempo menor — que pode ser 5 minutos, a exemplo do original —  e aproveitar esse tempo para fazer algo relaxante, não associado à sua tarefa.

Após esse outro intervalo, você deverá retornar ao trabalho. É importante salientar que, nessa técnica, após quatro períodos pomodoros, é preciso fazer uma pausa mais longa para retomar as atividades, como 30 minutos.

Método Kanban

A segunda técnica de gestão de tempo — e de projetos — é o kanban. Embora não seja exatamente associado a minutos ou horas, ele auxilia no ordenamento do fluxo de tarefas que precisam ser executadas.

O método kanban foi introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa, na década de 50. Ele foi fundamental para trazer produtividade ao Sistema Toyota de Produção.

O objetivo dessa metodologia é oferecer uma eficiência na produção a partir de um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido.

Nessa visualização, existem essas três colunas básicas para orientar as tarefas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Nelas, terão diversos cartões para sinalizar cada atividade específica.

Na medida em que as tarefas forem sendo feitas, os cartões vão sendo mexidos e o quadro vai se reorganizando para o status atual. 

Metodologia GTD

Outra técnica para gerir melhor o tempo é a metodologia GTD. O termo é sigla para sistema “Getting Things Done”, conceito que foi criado por David Allen. 

Assim como as outras, tem como propósito ajudar no cumprimento de tarefas.

O princípio da metodologia é que, quanto mais se tem controle, melhor será o resultado.

Esse processo é implementado por meio de uma sequência de etapas, se baseando nas seguintes ações: coletar, processar, organizar, revisar e fazer. Entenda cada uma delas:

• coletar: a ideia é capturar tudo que deve entrar na lista de tarefas a serem feitas, como se fosse uma caixa de entrada;
• processar: nesse momento, será preciso esclarecer cada informação que foi inserida, ou seja, é a hora de decidir o que será feito a partir da tarefa;
• organizar: essa etapa vai trazer a responsabilidade de separar as tarefas de acordo com o contexto ou projeto que ela faz parte;
• revisar: o propósito aqui é manter uma revisão constante de toda as tarefas e projetos, sendo feita pelo menos uma vez por semana;
• executar: por fim, a execução diz respeito à realização da tarefa em si, sendo a parte mais importante do processo.

Os melhores aplicativos para gestão de tempo

As ferramentas para gestão de tempo ajudam bastante a melhorar o seu dia. A seguir, vamos apresentar três aplicativos que podem ajudar nesse gerenciamento.

Google Agenda

A agenda é uma ferramenta mais básica para quem quer se organizar durante os dias. Ela ajuda a compreender as tarefas de forma semanal ou mensal, por exemplo. 

Ao integrar com o e-mail cadastrado e baixar no celular, você pode associar reuniões no calendário e ter um fácil acesso a partir de qualquer lugar que estiver.

Asana

Outro aplicativo que pode te ajudar nisso é o Asana. Assim como na técnica de kanban, ele dispõe de colunas que podem te ajudar a dividir as tarefas em “precisa fazer”, “está sendo feito” e “já feito”.

Esse app é interessante pois pode ser compartilhado entre equipes de trabalho, oferecendo funcionalidades de associação entre tarefas, além de garantir que elas sejam entregues no prazo.

Pomodoro Timer

Em último lugar, você também pode baixar aplicativos específicos para cronometrar o tempo no modelo pomodoro. Há incontáveis ferramentas digitais para isso.

Entre elas, podemos citar o Pomodoro Timer. Essa opção é bastante intuitiva e direta,  além de funcionar em uma única tela. Você mesmo pode definir qual será o tempo dos blocos de concentração e os intervalos associados.

Sugestões de livros sobre gestão de tempo

Além de aplicativos, você pode aproveitar também para conhecer alguns livros que falam sobre gestão de tempo e como você pode otimizar isso. Veja três dicas para adicionar a sua lista!

Sem Esforço – Greg McKeown

Esse livro foca em trazer conselhos práticos sobre como fazer as atividades essenciais com mais facilidade e, assim, atingir seus objetivos. A ideia é explorar como tornar as tarefas diárias menos cansativas. Veja na Amazon.

Faça Tempo  – Jake Knapp e  John Zeratsky

Já esse livro foca em ensinar como se pode usar a tecnologia a nosso favor e torná-la uma grande aliada no gerenciamento das horas. Com ele, será mais fácil entender como otimizar energia, concentração e tempo. Veja o ebook na Amazon.

Café com Eficiência – Chuck Martin

Por fim, esse livro conta a história de um personagem fictício que foi promovido a um cargo de liderança.  O objetivo, com isso, é mostrar como  simples alterações na rotina podem levar a um melhor gerenciamento do tempo.

Cursos de gestão de tempo

Ainda seguindo com as dicas sobre planejamento de tempo, você também pode investir em cursos para melhorar sua habilidade na administração das horas do dia. Veja três dicas de cursos disponíveis na internet sobre o tema.

Curso da Kultivi

Uma opção de curso sobre gestão de tempo gratuito é o da Kultivi,  chamado Curso Gestão do Tempo e Produtividade, sendo dividido em 5 módulos e que tem duração de 2 horas.  

Com ele você vai transformar seus hábitos relativos ao uso do tempo e, assim, melhorar sua produtividade.

Curso da Udemy

Outro curso online disponível, porém pago, é o Gestão de Tempo – como aumentar sua produtividade, da Udemy, que tem uma duração de 11 horas.

Ele é ideal para gestores e líderes que querem maior produtividade para si e para sua equipe, pois oferece conceitos, técnicas e ferramentas já testadas sobre como gerir as horas do dia.

Curso do Senac

Por fim, há também o curso online do Senac, chamado Gerenciamento do Tempo, com 16 horas de duração.

Por meio das aulas, você vai aprender como usar técnicas de produtividade para otimizar suas tarefas, organizar sua agenda e equilibrar a rotina.

A importância da tecnologia para auxiliar a gestão de tempo nas empresas

Empresas que sofrem com a falta de mapeamento de processos e otimização de tarefas manuais sofrem com um gerenciamento de tempo ruim.

É por isso que ferramentas tecnológicas são fundamentais para promover mais produtividade às empresas.

As melhores empresas do mercado, portanto, buscam associar softwares de BPM (Business Process Management), sendo um método estruturado para agilizar as operações também por meio do tempo.

Mapeie e gerencie seus processos com o BPM da TOTVS

Tecnologia é uma das importantes formas de se conseguir gerir o tempo e os processos com qualidade.

Com o BPM da TOTVs, é possível garantir um mapeamento completo dos processos críticos de ponta a ponta, além do gerenciamento dos processos que garantem eficiência na operação.

Esse software, ainda, oferece uma central de tarefas, um modelador gráfico, formulários dinâmicos e a integração com sistemas legados.

Confira mais sobre o BPM da TOTVS, suas funcionalidades e benefícios!

Conclusão

Saber fazer uma boa gestão de tempo é um conhecimento que faz com que a empresa, seus funcionários e líderes possam ter ganho maior de forma conjunta.

Como você viu, há uma forte relação entre gerenciamento de tempo, produtividade e qualidade de vida.

Para fazer um bom gerenciamento, é fundamental criar metas reais, saber priorizar o que é mais urgente e, claro, delegar as tarefas adequadamente.

Uma ferramenta de BPM, como a da TOTVS, vai ser fundamental para sua empresa se ela quer focar em mais eficiência operacional.

E, se você gostou desse conteúdo, aproveite para ler também sobre sistema de gestão!