Modelagem de processos: visualize, compreenda e otimize a gestão da sua operação

Modelagem de processos é basicamente o desenho da operação mais eficiente que uma empresa pode ter.

Por meio da análise e documentação dos processos de uma empresa, é possível identificar quais os pontos de ineficiência para aprimorá-los.

Na prática, como isso pode ser implementado? 

É o que veremos ao longo desse conteúdo. Traremos também o conceito de Business Process Model and Notation para estruturar a implementação.

Com isso, você poderá aplicar a modelagem de processos para retirar informações valiosas referentes ao fluxo de trabalho, alocação de recursos e identificação de oportunidades.

Acompanhe a leitura até o final para ver algumas ferramentas tecnológicas que vão otimizar os processos no seu negócio.

O que é modelagem de processos?

A definição de modelagem de processos é a estruturação e documentação de todos os procedimentos relevantes de uma empresa.

Esse levantamento é feito de forma a identificar quais são as atividades-chave para a condução do negócio, assim como quais processos podem ser otimizados.

Envolve delinear as diferentes etapas necessárias para concluir uma tarefa de negócios do começo ao fim.

Se bem aplicado, contribui para definição de novas contratações, aprimoramento de produtos e serviços, redução de custos e muito mais.

Ao entender como cada etapa do processo funciona em conjunto, as empresas podem criar fluxos de trabalho mais eficientes e identificar áreas em que podem melhorar seu desempenho. 

Pelo uso dessa maneira de representar o processo, os gestores têm uma visão mais precisa de toda a operação.

Com isso, terão acesso a informações valiosas para alocar recursos com mais eficiência, encontrar pontos de melhoria nos procedimentos, identificar oportunidades de mercado e tomar decisões assertivas.

O principal guia sobre o tema é o Business Process Management Common Book of Knowledge, que traz uma definição mais técnica para modelagem de processos.

Segundo o livro, a modelagem é composta por um conjunto de técnicas e habilidades que favorecem a formalização e comunicação dos componentes dos processos de negócios.

Em última análise, detecta gargalos no fluxo de trabalho para que sejam otimizados.

Por fim, o livro destaca três abordagem para aplicar a modelagem de processos:

• De cima para baixo (Top-down) com visão ampla dos processos;
• Do meio para fora (Middle-out) que busca encontrar o problema central da operação;
• De baixo para cima (Bottom-up) refinando primeiro os detalhes para depois fazer uma análise mais ampla.

A diferença entre um diagrama, mapa e modelo de processos

As principais diferenças podem ser observadas na forma como esses modelos apresentam as informações de um negócio.

O diagrama, por exemplo, arranha a superfície da operação, sem pretensão de abordar detalhes mais profundos de uma empresa.

O mapa, por sua vez, traz mais detalhes e principalmente os caminhos que cada processo percorre.

Isso tangencia as funções de cada colaborador e as atividades necessárias para o avanço das etapas.

Para fechar, a modelagem é a representação mais completa dos processos da empresa.

Traz uma riqueza maior de detalhes, pois seu objetivo é uma análise minuciosa para que a otimização seja muito mais eficiente.

Lembre-se que esses processos não se invalidam entre si, e é possível até que um diagrama e um mapa contribuam para a construção da modelagem.

Quais são as vantagens de fazer a modelagem de processos de negócio?

Na comparação direta que fizemos acima, é claro que parte das vantagens passam por essa visão mais completa de como funciona uma empresa.

É como ver uma peça de teatro conhecendo os bastidores, pois cada erro que ocorrer em cena, você saberá exatamente onde, como e por que ocorreram.

Além disso, vamos listar algumas melhorias que esse modelo entrega para o seu negócio:

Melhor entendimento dos processos

Há uma tendência em muitas empresas, até mesmo gigantes do mercado, em deixar os processos a cargo dos próprios funcionários.

Enquanto tudo funciona, aparentemente não há nada a melhorar, certo?

Agora imagine que 3 funcionários saiam da operação de forma repentina.

Todos os processos que eles faziam ficarão à deriva, o que vai demandar uma adaptação longa para quem for assumir o cargo.

Documentar esses processos facilita o entendimento e a substituição de colaboradores.

As trocas no quadro de funcionários fogem do controle dos gestores, mas a organização de processos não.

Com a modelagem, você tem a visão ampla e detalhada de cada processo, e pode delegar com facilidade e corrigir eventuais pontos de falha.

Comunicação mais eficiente

Dentro da padronização de processos, é possível categorizá-los e criar nomenclaturas específicas.

Isso contribui para que a comunicação seja ainda mais ágil, clara e eficiente.

Entenda como se fossem códigos de comunicação de rádio, que em poucos termos passam uma informação completa sobre determinada situação.

Com uma modelagem que padroniza processos e a comunicação, é possível otimizar a troca de informações, assim você ganha tempo e reduz custos operacionais.

Identificação de gargalos e melhorias

Processos corporativos feitos de forma intuitiva, naturalmente vão gerar muitos gargalos produtivos.

Isso porque, os detalhes são apenas de conhecimento de alguns, enquanto outros estão fora do padrão.

Se cada um tiver um jeito de executar determinada atividade, o processo fica muito mais truncado, com poucas formas de aprimoramento.

Afinal, é confortável para o colaborador seguir utilizando um método próprio.

Uma vez que toda a operação é padronizada, essa adequação unifica as atuações e permite a rápida identificação de eventuais gargalos.

Para o funcionário também é positivo, já que ao padronizar processos, é possível otimizá-los e também automatizar algumas tarefas envolvidas.

Visão geral do trabalho desenvolvido

Essa padronização com automatização fornece às equipes mais tempo para focar em melhorias nos produtos e serviços, bem como criar estratégias e inovações.

Outro ponto, é que a visão ampla do trabalho ajuda a detectar oportunidades de mercado.

Mesmo que não haja mão de obra qualificada na companhia, é possível aplicar treinamentos e qualificar seus profissionais.

Ao desonerar os colaboradores, estes terão mais tempo para focar em se aprimorar com treinamentos e cursos que vão de encontro às tendências no mercado.

Possibilidade de criar um workflow automatizado

Automatizar os fluxos de trabalho é algo que muitas empresas almejam. Sem dúvidas, a redução de custos com mão de obra é determinante para isso, mas é possível ir além.

O objetivo da automatização não é substituir o ser humano, mas, sim, permitir que este trabalhe melhor, produza mais e tenha mais qualidade de vida.

Com isso, você valoriza o talento e potencializa outros atributos de funcionários que não estarão sobrecarregados com entregas.

Como fazer a modelagem de processos no seu negócio?

Existem algumas metodologias para aplicação da modelagem, mas a BPMN é a mais utilizada.

Porém, de forma a simplificar a compreensão e aplicação desse modelo, vamos dividi-lo em 5 etapas base que vão estabelecer os pilares para fazer a modelagem de processos.

Defina a abordagem utilizada

Os já citados Top-down, Middle-out e Bottom-up serão aplicados na primeira etapa, pois vão direcionar todas as decisões a seguir.

Essa escolha vai depender muito do contexto e da realidade da empresa, então é importante que seja feita uma análise prévia.

Nesse sentido, um diagrama de processos ou um mapa podem ajudar a visualizar melhor por onde começar.

Compreenda o processo

Definida a abordagem, é hora de estabelecer o processo, e aqui a recomendação é uma abordagem data driven.

Isso porque, quanto mais dados você coletar nesta etapa, melhor será a aplicação do processo.

Aqui é fundamental colocar os colaboradores como centro da análise, uma vez que são eles que têm a experiência do dia a dia dos processos.

Mecanismos como dinâmicas de grupos, pesquisas internas, entrevistas e afins, podem fornecer insights valiosos para esse levantamento.

Nesse procedimento, muitos erros e gargalos da operação vão aparecer nesta etapa, por isso dedique um bom tempo a ela.

Escolha uma notação

Informações devidamente levantadas, o passo seguinte é fazer a notação dos processos que de fato serão relevantes para a eficiência da operação.

O já citado Business Process Model and Notation (BPMN) é um bom modelo para ser aplicado nesse contexto.

Manifestada por meio de softwares, essa notação agrega inúmeros recursos para organização dos fluxos de trabalho de forma bem visual e simples.

Algumas plataformas têm interface intuitiva para que tanto gestores quanto colaboradores tenham facilidade na compreensão das tarefas.

Além da modelagem esse tipo de solução também vai documentar todos os processos para que assim seja estabelecida uma otimização de ponta a ponta.

Por fim, essa notação deve ser integrada a outros softwares da empresa para uma melhor aplicação prática do modelo.

Diagrame o processo

A documentação detalhada do processo é muito importante, principalmente pensando no conceito de big data.

Contudo, a apresentação dessas informações precisam ser melhor diagramadas, para compreensão rápida e aplicação efetiva.

Na notação por meio de uma plataforma de BPMN, são gerados relatórios automáticos com um diagrama dos processos.

Assim, os dados ficam mais palatáveis para todos os envolvidos.

Crie um documento e compartilhe-o com a empresa

Os documentos completos devem ser bem detalhados e estar disponíveis para que todos na empresa tenham acesso.

De preferência, armazene em nuvem para acesso remoto de qualquer lugar e oriente as equipes para consultá-los sempre que houver dúvidas quanto a execução.

Por fim, faça um acompanhamento da aplicação da modelagem dos processos para entender se a performance realmente está ascendente e se há pontos a refinar.

Pontos que você deve considerar para criar uma modelagem eficiente

O ideal é começar a aplicar a modelagem com uma abordagem simples e aos poucos aprimorar a operação.

Algumas dicas poderão ser muito úteis para que a aplicação seja mais eficiente, dentro do contexto e realidade da sua empresa.

Entender qual o objetivo é o primeiro passo.

Por exemplo, se você não enxerga com clareza onde possam estar os gargalos da operação, a abordagem Bottom-up é ideal.

Ao analisar seu negócio começando pelos detalhes, muitos pontos vão aparecer, tanto os que são prolíficos quanto aqueles que estão prejudicando as operações.

O levantamento das informações é fundamental, como já falamos, porém na hora de detalhá-los é preciso certo equilíbrio.

Trazer poucas informações pode se tornar uma fonte de confusões. Por outro lado, detalhes em excesso podem deixar as dinâmicas mais travadas e complexas.

É importante definir as hierarquias de cada processo e simplificar ao máximo a sua apresentação para uma compreensão rápida que facilite a aplicação.

Associar a técnicas como a Matriz de Eisenhower será determinante para categorizar os processos em níveis de atenção.

Essa matriz separa a organização em 4 quadrantes, que definem o que deve ser feito o quanto antes, o que pode esperar, o que dá para delegar e o que pode ser eliminado.

Com isso, o número de processos ficará bem mais enxuto, o que otimiza a operação como um todo e simplifica a compreensão.

Vale dizer também, que há a possibilidade de unificar processos, a depender das particularidades de cada negócio.

Finalmente, faça sempre uma revisão contínua do modelo, pois à medida que a empresa cresce, outras necessidades surgem.

O objetivo final da modelagem de processos é a melhoria constante da operação.

TOTVS Fluig Plataforma

Ficou óbvio que a modelagem de processos de uma empresa é fundamental para o crescimento e longevidade da operação.

Isso demanda o investimento em um plataforma de tecnologia robusta com os recursos certos para esse desenho de processos.

O TOTVS Fluig Plataforma reúne tudo isso e muito mais.

A solução da TOTVS permite uma gestão eficiente, com unificação de processos, integração com outros softwares e agilidade na comunicação.

Sua interface visual e intuitiva contribui para que o ambiente de trabalho seja muito mais dinâmico e prático, além de mais colaborativo.

Essa abertura para feedback de todos os envolvidos favorece o surgimento de variados insights para otimização de inúmeros processos corporativos.

Conheça mais sobre o TOTVS Fluig Plataforma e desenhe processos ágeis, simples e eficientes dentro da sua organização.

Conclusão

A Modelagem de processos é uma linguagem de representação simplificada e visual da estrutura de uma organização.

Funciona a bem da tomada de decisão mais assertiva, pois fornece uma visão acurada das situações e eventos importantes dentro da gestão de uma empresa.

O melhor meio de desenhar processos eficientes é com tecnologias que permitem a coleta de dados, análise das etapas e documentação dos processos.

Das plataformas que agregam esses e outros recursos, o TOTVS Fluig Plataforma é a mais completa e dinâmica do mercado.

Para tomada de decisões mais assertivas, conheça tudo que nosso software tem a oferecer para sua instituição.

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