PMBOK: Conceito, importância, vantagens e implementação

O PMBOK é um guia de boas práticas, diretrizes e definições relacionadas à gestão de projetos. O propósito do PMBOK é clarear o entendimento sobre o orçamento, qualidade, aquisição, cronograma e outras competências dentro de um mesmo projeto.

Acontece que o PMBOK não é um tema muito conhecido por profissionais envolvidos no gerenciamento de projetos — e muitas vezes não é sequer entendido.

E a gente sabe, pois o conceito por trás do PMBOK pode complicar o entendimento.

Acontece que o PMBOK não é uma metodologia como o scrum, kanban e lean manufacturing.

É na verdade algo mais amplo, que vai além de uma simples metodologia.

O PMBOK é um documento oficial, atualizado de tempos em tempos, que visa justamente definir diretrizes acerca da gestão de projetos — de forma que possa ser aplicado em qualquer negócio, independente do tamanho e do segmento.

Ele foi desenvolvido por grandes mentes da administração de empresas e, até hoje, serve de base para a criação de metodologias, como essas que mencionamos anteriormente.

E aí, interessado? A gente quer te contar tudo sobre o assunto!

Então confira o nosso guia completo sobre PMBOK e compreenda mais sobre o conceito, importância, objetivos, aplicação e o que o guia diz sobre a tecnologia na gestão de um negócio.

Vamos lá? É só seguir a leitura!

O que é o PMBOK?

PMBOK significa Project Management Body of Knowledge e é um guia que descreve práticas recomendadas, diretrizes aceitas e até terminologias padronizadas no setor de gestão de projetos

O Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (tradução de PMBOK) é considerado um guia, pois norteia as ações no gerenciamento de projetos.

Seu valor para as empresas vem do fato de que o PMBOK ajuda a padronizar a gestão de projetos, independente do departamento.

Desse modo, gestores de diferentes setores podem balizar o gerenciamento de processos seguindo as mesmas diretrizes, atingindo assim resultados mais previsíveis, bem como auxiliando na prevenção de falhas.

Como mencionamos, o PMBOK não é uma metodologia, mas uma estrutura que incorpora boas práticas, diretrizes e terminologias aceitas e padronizadas dentro do meio da gestão de projetos.

Porém, é claro, porque falamos de um guia, sua natureza é constantemente associada a uma metodologia, em especial a waterfall (cascata).

Acontece que o PMBOK não é nem a metodologia cascata, nem a metodologia ágil, nenhuma outra.

Na verdade, todas elas incorporam algo do PMBOK, pois serve de base para sua criação. Além disso, pode ser implementado em disciplinas, como o BPM.

Acontece que os processos e diretrizes que você encontra ao ler o PMBOK são adaptáveis a uma infinidade de situações, em diferentes estruturas corporativas e para variadas necessidades.

Além disso, o PMBOK não exige que um gestor siga um plano definido. Pelo contrário, o conhecimento absorvido no PMBOK pode ser adaptado conforme o projeto exigir.

É justamente por isso que falamos que o PMBOK é como a base de metodologias mais fundamentadas, como é o caso do Adaptive Project Framework (APF).

Quando surgiu o guia PMBOK?

O primeiro guia PMBOK foi lançado em 1996, no entanto, suas origens datam de muito antes. Em 1969, o PMI (Project Management Institute) foi fundado. Seu o objetivo inicial foi de ser um local para para profissionais discutirem e avançarem as conversas na área de gerenciamento de projetos.

Ou seja, o PMI surgiu como um fórum sobre gestão de projetos, ainda na década de 1960.

A primeira certificação que o PMI emitiu e começou a oferecer publicamente foi a PMP (Project Management Professional), em 1984.

Era ali que as raízes do PMBOK foram plantadas.

Depois, em 1987, o PMBOK foi oficializado em um white paper para, só então, ter seu primeiro rascunho publicado em 1994.

A 1ª Edição do guia PMBOK surgiu em um momento de necessidade de reestruturação do setor de gerenciamento de projetos.

Era uma época em que a tecnologia começava a invadir os escritórios americanos e a forma de trabalhar era alterada.

A primeira edição serviu também para estabelecer contornos mais sólidos à carreira de gestão de projetos.

• Uma nova revisão levou à publicação de uma 2ª Edição em 2000.
• A 3ª Edição do guia PMBOK foi lançada em 2004.
• A 4ª Edição, lançada em 2009, expandiu o plano de gerenciamento para as áreas de cronograma, orçamento, escopo, qualidade, riscos e recursos humanos.
• Já a 5ª Edição do PMBOK, de 2013, buscou padronizar termos e processos e definir processos para gestão dos stakeholders.
• A penúltima edição do PMBOK é a 6ª, publicada em 2017, com cerca de 50 processos descritos.
• E em 2021, a última e 7ª edição do guia PMBOK foi lançada.

A atualização dos guias PMBOK tem um motivo bastante claro: a própria área de gestão de projetos evolui de maneira contínua e, cada vez mais, acelerada.

Com isso, novos conhecimentos são incorporados aos projetos de hoje, dando à luz a métodos e práticas inovadoras.

Esse esforço é realizado inteiramente pela PMI, que hoje é considerada uma associação global sem fins lucrativos.

Qual é o objetivo do PMBOK?

O objetivo do PMBOK é servir como um livro de instruções para ajudar os profissionais a gerenciarem projetos com mais eficiências. O PMBOK fornece as melhores práticas para gerenciamento de projetos, independentemente do setor em que é aplicado, agregando mais valor no processo e no resultado final.

O propósito do PMBOK é concentrar uma série de padrões, diretrizes e terminologias, facilitando na compreensão do ciclo de vida de um projeto.

Esse, inclusive, é uma das principais definições da gestão de projetos: o Ciclo de Vida de um Projeto (ou Project Life Cycle).

Antes de continuar, um pequeno aviso: a literatura original utiliza muito a palavra “projetos”. Aqui, tentamos ao máximo suprimir a necessidade da repetição, de modo que o conteúdo ainda ficasse correto, ok?

Voltando ao Project Life Cycle… As 5 etapas

Trata-se de uma coleção de eventos geralmente sequenciais que correspondem às fases de um projeto, definindo seu começo, fim, e os entregáveis nesse meio termo. São eles:

1. Grupo de Processos Iniciais (Initiating Processes Group) ( Grupo de Processos de Planejamento (Planning Processes Group)
2. Grupo de Processos de Execução (Executing Processes Group)
3. Grupo de Processos de Monitoramento de Controle (Monitoring and Controlling Processes Group)
4. Grupo de Processos de Encerramento (Closing Processes Group)

Em cada uma dessas fases você também passa pelas etapas de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, bem como fechamento.

Porém, o Ciclo de Vida do Projeto considera que cada projeto é único. Por isso, dependendo do negócio, ele pode ter uma, duas ou todas essas fases.

Agora, continuando… As 10 áreas de conhecimento

Além das 5 fases, o PMBOK também define o que a literatura chama de Knowledge Areas (áreas de conhecimento). São 10 knowledge areas, que fazer parte de cada uma das etapas que citamos anteriormente:

1. Gerenciamento de Integração (Project Integration Management)
2. Gerenciamento do Escopo (Project Scope Management)
3. Gerenciamento do Cronograma (Project Schedule Management)
4. Gerenciamento de Custos (Project Cost Management)
5. Gerenciamento de Qualidade (Project Quality Management)
6. Gerenciamento de Recursos (Project Resource Management)
7. Gerenciamento de Comunicações (Project Communications Management)
8. Gerenciamento de Riscos (Project Risk Management)
9. Gerenciamento de Aquisições (Project Procurement Management)
10.  Gerenciamento de Stakeholders (Project Stakeholder Management)

Essas 10 áreas contém 50 processos diferentes — que são as atividades realizadas para que possam ser bem-sucedidas, onde o gestor pode escolher diferentes ferramentas, métodos e etc.

Vamos lá, para simplificar tudo isso:

De acordo com o Ciclo de Vida do Projeto definido pelo PMBOK, cada projeto possui até cinco grupos principais, com 10 áreas de conhecimento que contém 50 processos.

Cada processo pode existir em um ou mais dos 5 grupos principais.

Esses 50 processos precisam de inputs para gerar outputs.

Os inputs são geralmente documentos, técnicas, procedimentos, políticas, sistemas, ferramentas, entre outros.

Como resultado da aplicação dessas ferramentas e técnicas, um output é produzido.

Ou seja, uma solução para a área de conhecimento, que acaba produzindo resultados tangíveis para cada etapa do projeto.

Qual é a importância do guia PMBOK para a gestão de projetos? 

A importância do PMBOK para a gestão de projetos é que permite que as empresas padronizem os projetos, independente dos departamentos. Assim, facilita o controle, monitoramento, análise de resultados e também questões relativas à segurança.

Ou seja, é isso mesmo que você pensou: ao utilizar a base do guia PMBOK, os profissionais de marketing vão utilizar a mesma abordagem (processos, terminologias, diretrizes, etc) que outros setores, como o financeiro, vão utilizar.

Assim, teremos semelhanças (e padronização) tanto na condução de um projeto de implementação de um novo canal de comunicação, como em um projeto de reestruturação das ferramentas de gestão financeira.

Desse modo, o guia PMBOK auxilia na implementação de uma abordagem universal de gestão de projetos, facilitando o start de cada um.

Assim, é possível achatar toda curva de aprendizagem normalmente necessária antes de cada novo projeto.

Desse modo, os gestores vão saber exatamente o que funciona e o que não funciona na prática.

Trata-se de um poder imenso de previsibilidade, evitando falhas críticas e em grande escala nos projetos.

Quais são as áreas do conhecimento que abrangem o PMBOK?

O PMBOK propõe diferentes divisões dentro de um projeto. Algumas delas são conhecidas como “áreas de conhecimento” ou knowledge areas. São cerca de 10 mapeadas — e todas elas são aplicáveis às fases de um projeto.

A lista você já conferiu anteriormente, mas sabe do que se trata cada uma dessas áreas de conhecimento? A gente te explica!

• Gerenciamento da integração: lida com a integração entre processos individuais, bem como entre setores. O objetivo é unificar a comunicação e integrar ações, dando mais agilidade às atividades.
• Gerenciamento do escopo: definição das atividades necessárias para concluir o projeto com sucesso, estabelecendo critérios, métricas e atividades para tal.
• Gerenciamento do cronograma: realizar o planejamento estratégico do projeto, com os objetivos em mente, de modo a criar um planejamento de prazos compatíveis e possíveis.
• Gerenciamento de custos: estabelecimento de todos os custos do projeto. O objetivo dessa área é buscar a melhoria contínua, encontrando oportunidades de economia e otimização do orçamento.
• Gerenciamento de qualidade: através dessa área, é possível trabalhar em cima de pontos que aumentem a satisfação dos clientes, gerenciando suas expectativas. É uma área que envolve a todos.
• Gerenciamento de recursos: foca em Recursos Humanos, sendo responsável por identificar funções, responsabilidades e habilidades de um projeto. É a parte que se encarrega da gestão do capital humano.
• Gerenciamento de riscos: monitoramento e controle dos riscos inerentes à condução de um projeto. É uma área multifacetada, que age por todos os setores envolvidos. Sua missão é identificar potenciais riscos e mitigar potenciais efeitos negativos.
• Gerenciamento de aquisições: trata-se da parte responsável por realizar as aquisições para um projeto. É uma área estratégica, já que está em contato direto com o fornecedor, influenciando diretamente no cronograma, no orçamento e na qualidade final.
• Gerenciamento de stakeholders: desenvolvimento de estratégias que facilitem o envolvimento dos stakeholders. O intuito é que suas necessidades e interesses sejam ouvidos, de modo que o resultado final seja positivo também para as partes interessadas.

6 Dicas do PMBOK para uma boa gestão de projetos

O principal benefício do PMBOK é que sua aplicação ajuda a aumentar as chances de sucesso do projeto, seguindo o prazo estabelecido, o orçamento definido e as necessidades do cliente. É uma forma de balizar as entregas, ao mesmo tempo em que você melhora o resultado final do seu projeto.

Mas você sabe que, para isso, uma série de eventos precisam acontecer. O sucesso de um projeto não depende apenas da vontade.

É necessário ter uma transparência na forma como se conduz e como se realizam as atividades de cada projeto.

Afinal, por onde começar? Como saber que acabou? Como saber que as coisas estão indo pelo melhor caminho?

São dúvidas que, na sua essência, reduzem o valor de um projeto e também minam outros fatores, como a produtividade.

Veja bem: um processo confuso, operacional e repetitivo pode ser muito custoso às empresas.

Dados do site monday.com nos dizem exatamente isso: 54% dos trabalhadores passam 5 ou mais horas por semana em tarefas tediosas, que exigem muito pouco ou nada de criatividade.

É por isso que cada vez mais empresas estão vendo o valor de uma boa gestão de projetos.

Um estudo da KPMG na Austrália identificou que cerca de dois terços das organizações já estão adotando alguma forma de gerenciamento de projetos.

Em muito, influenciados pelo PMBOK. Mas afinal, vale a pena ler esse guia? Em nossa opinião, sim!

Especialmente se você busca entender a gestão de projetos de uma perspectiva um pouco mais técnica.

São incontáveis os casos de empresas que não conseguem lidar muito bem com diferentes metodologias, como o agile ou o lean.

Bom, o que impede você de criar sua própria metodologia? O PMBOK é um excelente ponto de partida!

Conheça os principais benefícios!

Comunicação assertiva

O PMBOK favorece a criação de uma estrutura organizacional funcional para a condução dos projetos. Isso significa que as informações não se perderão em silos.

Pelo contrário, com o PMBOK é possível estimular uma comunicação assertiva dentro dos envolvidos internos e externos, como os stakeholders.

Mais controle

Um dos principais problemas do gerenciamento de projetos modernos é que falta capacidade, visibilidade e ferramentas de controle para os responsáveis.

Com o PMBOK, funções, responsabilidades e equipes têm suas ações delineadas pelas fases do ciclo de vida, áreas de conhecimento e processos específicos.

O PMBOK permite que você entenda do que o seu projeto precisa para ser concluído com sucesso, melhorando sua gestão de processos.

Padronização de atividades

A padronização é sempre uma meta das organizações, pois torna as ações mais simples e os resultados mais previsíveis.

Ao se basear no guia PMBOK, a empresa pode definir começo, meio e fim não apenas para as partes de um projeto, mas para a função dos envolvidos na sua operação e estratégia.

Assim, toda parte de planejamento se torna mais fácil, e é possível conseguir melhores resultados de forma constante.

Redução de falhas 

Além disso, a padronização e o maior controle levam à redução sistemática de falhas, especialmente de cunho humano, no andamento de um projeto.

Como os processos são mais previsíveis e transparentes, bem como a comunicação é eficiente, não há espaço para falhas humanas.

Todos saberão o que precisam fazer e como fazer, já que o PMBOK determina diretrizes para tudo.

Otimização de riscos 

Os riscos inerentes a um projeto são uma das principais ameaças que essas operações enfrentam dentro de uma organização. Uma simples falha no orçamento pode comprometer todo o resultado final.

Com o PMBOK, você tem em mãos um guia que permite organizar e mapear todos os processos de realização de um projeto. Desse modo, com um sistema estruturado, reduz os riscos.

Mapeamento de risco

Por fim, vale também falar que o PMBOK estimula a análise contínua dos resultados e do desenvolvimento de um projeto.

Isso quer dizer que, especialmente em sua área de conhecimento de gerenciamento de riscos, há um mapeamento dos riscos, de forma que a equipe possa se blindar de ameaças ao resultado do projeto.

PMBOK: O uso de software para implementação das práticas do guia

Sabia que uma das formas de colocar em prática o que você aprendeu com o PMBOK é com um software de gestão de projetos? A tecnologia facilita a organização de processos, bem como a integração de setores e a centralização de informações.

E você sabe: na rotina atual, agilidade e qualidade andam de mãos dadas.

Por isso, apostar na tecnologia para gerenciar seus projetos pode ser uma das melhores decisões do seu negócio.

Quais são as vantagens de investir em um software para implementação do PMBOK?

Com um software para gestão de projetos, você não apenas padroniza os processos e torna a comunicação mais assertiva, mas conecta outros sistemas do seu negócio.

Assim, reúne todos os stakeholders e estabelece um ponto central de gestão, facilitando o desenvolvimento de todo ciclo de vida do projeto.

Um dos principais pontos por trás de um projeto bem-sucedido é justamente a capacidade do gestor de supervisionar todas as etapas.

De forma analógica, hoje, é quase impossível que esse serviço seja feito.

Um software de gestão de projetos ajuda seu negócio na implementação das diretrizes do PMBOK, bem como em diferentes metodologias de gerenciamento. Entre suas principais vantagens:

• Modelagem do seu próprio workflow;
• Integração completa com seu stack de aplicativos e sistemas;
• É 100% na nuvem, permitindo acesso flexível de qualquer dispositivo, em qualquer lugar;
• Oferece interface intuitiva que simplifica o processo de gestão de projetos, análise de indicadores de desempenho, mapeamento de riscos e comunicação com e entre o time.

Conte com as tecnologias da TOTVS

Seguir o PMBOK é fundamental para conseguir aperfeiçoar os seus processos e ter mais produtividade. 

A TOTVS possui tecnologias completas para você conseguir gerenciar o seu negócio, desde a coleta e análise de dados, acompanhamento de rotinas administrativas, até a definição do planejamento financeiro e muito mais! 

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Conclusão

Ao longo deste guia completo, passamos uma visão completa sobre o PMBOK: o conceito, a importância, como pode ser compreendido e porque você deve utilizá-lo na gestão de projetos.

A cada dia que passa, é preciso que as empresas se posicionem de forma mais estratégica no mercado.

Uma boa gestão de projetos ajuda nisso, otimizando e estabelecendo processos transparentes, que simplificam a parte operacional.

Porém, colocar isso em prática pode ser complicado.

Por isso, contar com uma tecnologia que auxilie na gestão de projetos de ponta a ponta (do planejamento ao mapeamento de riscos) é necessário.

E a solução ideal você já conhece: a plataforma TOTVS Fluig!

E agora que você entendeu tudo sobre PMBOK, que tal seguir lendo conteúdos como esse? É só continuar aqui no blog!

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