SIPOC: o que é, como fazer e exemplos de aplicação

Já pensou em gerenciar um trabalho que você não conhece as atividades? Parece bem difícil, não é mesmo? O modelo SIPOC aumenta o conhecimento sobre as necessidades da empresa e proporciona uma visão mais ampla do processo e de todas as suas fases.

É um conjunto de práticas que reúne as informações necessárias para demonstrar de maneira clara as entradas, saídas e a sequência de atividades de um determinado processo. Isso por meio de um diagrama que identifica oportunidades de melhorias e elimina as tarefas desnecessárias.

Assim, o SIPOC faz parte dos novos recursos tecnológicos que proporcionam mais agilidade e eficiência nos mais diversos segmentos. Além disso, o nível de exigência dos clientes também aumenta, pois eles desejam uma entrega mais rápida e de qualidade.

Acompanhe o nosso artigo que explicaremos tudo sobre o assunto para você!

SIPOC: o que é?

Trata-se de um grupo de técnicas que facilita a visualização do escopo de um projeto, o que permite que ele seja visto de maneira mais ampla.

Normalmente, a sua estrutura é definida em formato de diagrama para que sejam identificadas todas as fases do projeto, o que facilita que todos os envolvidos saibam das suas responsabilidades. 

O mapeamento de processos SIPOC gerencia e otimiza o fluxo dos produtos, o que garante a logística de entrega referente à qualidade e à velocidade. 

Isso é um exemplo de onde ele pode ser utilizado, principalmente em operações muito grandes e complexas, como é o caso da logística.

Para ficar mais claro, o SIPOC é uma ferramenta de planejamento, com a abreviação do inglês para:

• suppliers = fornecedores;
• inputs = entradas;
• process = processos;
• outputs = saídas;
• customer = clientes.

No entanto, não adianta aprender apenas o significado de cada letra, não é mesmo? Por isso, explicaremos a função de cada uma delas.

Os fornecedores representam quem fornece os materiais para os processos. As entradas são as atividades necessárias para o desenvolvimento destes processos.

Já as saídas são as entregas de resultados dos processos. Por fim, os clientes são as pessoas que recebem as saídas em cada uma das etapas.

Vale ressaltar que o modelo faz parte da metodologia Six Sigma. Trata-se de um grupo de técnicas que tem como objetivo eliminar falhas e reduzir a diversidade dos processos em uma empresa.

O Six Sigma foi criado pelo engenheiro Bill Smith, em 1980, quando trabalhava na Motorola. Sigma faz referência à letra do alfabeto grego que é usada na matemática para representar o conceito de desvio de padrão. 

Ou seja, ela se tornou um padrão de melhoria na qualidade dos processos.

Qual o objetivo do SIPOC?

O SIPOC tem o objetivo de mapear processos e permitir uma visão mais clara de todo o escopo de trabalho. Ou seja, analisa o processo de maneira ampla e identifica os elementos relevantes.

Ele tem como função cuidar do fluxo de materiais e insumos que existem em uma cadeia de produção, de maneira detalhada e focada em cada parte do processo.

Dessa forma, é possível analisar toda a operação da empresa ou as partes separadamente.

O motivo é simples:

O conhecimento do funcionamento dos processos auxilia na melhoria contínua de cada um deles. Por isso, utilizá-lo permite que seja possível definir os limites dos métodos que serão executados.

É importante destacar que, desta forma, é possível mapear vários sistemas, como o financeiro, o de vendas e o de marketing.

Explicaremos no próximo tópico quais são os benefícios do SIPOC.

Quais são os benefícios de usar essa ferramenta em seu negócio?

A ferramenta de qualidade e planejamento, além de tudo que foi mencionado anteriormente, organiza todos os processos da empresa. Para isso, o diagrama SIPOC é totalmente flexível, pois permite analisar todas as operações e pode ser aplicado nos mais diferentes níveis.

Além disso, com ele, a empresa consegue otimizar os resultados e aumentar a produtividade, porque tudo está organizado nas etapas de cada processo.

E as desvantagens?

Um aspecto negativo do SIPOC é a não recomendação do seu uso para automatização, dado que isso demandaria um diagrama com muitas informações, o que seria visualmente complexo.

Além disso, se é necessário entender cada passo e detalhe de uma tarefa do processo, o SIPOC não é indicado.

Pontos para considerar ao utilizar o SIPOC

Você deve estar se perguntando: como utilizar e fazer o SIPOC. É sobre isso que explicaremos nos próximos tópicos.

Os pontos que devem ser considerados ao utilizá-lo são:

• nomear o processo para saber do que ele trata e utilizar verbos no infinitivo, como: Elaborar segmentação de clientes de tecnologia;
• definir quais são as saídas do processo, que são os resultados a serem gerados, como relatórios e produtos;
• decidir quem receberá as saídas (normalmente, serão os clientes);
• definir quais entradas do processo são essenciais para desenvolvê-lo;
• escolher os fornecedores que entregarão as entradas, podendo ser pessoas ou processos;
• determinar as atividades ou subprocessos que transformarão as entradas em saídas;
• atribuir as responsabilidades para saber quem são os responsáveis por cada etapa, o que facilita a cobrança por resultados.

Além dessas informações, é possível incluir outras que possam deixar o SIPOC mais eficiente e útil para a empresa e todos os envolvidos.

Como fazer um bom SIPOC?

Para que você possa entender como fazer e utilizar a ferramenta de gestão, explicaremos como elaborar um SIPOC e o que colocar em cada uma das colunas na hora de fazer o seu preenchimento.

Confira a seguir:

Coluna S

Na coluna S (Supplier), você deve listar quais são os fornecedores, tanto externos quanto internos. Ou seja, para quem o processo será executado.

Coluna I

Na coluna I (Input), deve ser listado o que faz o processo iniciar e as entradas que ele tem, como um e-mail ou o recebimento de um material.

Coluna P

Na coluna P (Process), liste os processos que existem dentro da sua área e identifique a interação entre as etapas do mesmo. É como se fosse uma espécie de mapa que mostrará como as tarefas serão executadas.

Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do processo, que deve ser integrada depois da realização da atividade. É importante fazer o mapeamento das saídas para que se tenha mais clareza sobre o que o projeto faz e o que teve mais impacto no produto final.

Coluna C

Por fim, na coluna C (Customer), liste quem é o cliente do processo, ou seja, para quem você executou a atividade e que, então, receberá as saídas. 

Isso porque todo o processo tem como objetivo produzir algo para alguém, certo? Por isso, fazer a análise de quem recebeu o produto ou serviço orienta o processo.

Matriz SIPOC: exemplos práticos

A matriz SIPOC utiliza formulário, tabela ou diagrama para auxiliar a empresa na definição dos processos, antes de mapeá-los e mensurá-los.

Para que você possa entender melhor sobre eles, selecionamos três exemplos de SIPOC preenchidos. Vamos lá?

SIPOC de um restaurante

Imagine que Marina é dona de um restaurante de comida italiana que, para facilitar o seu dia a dia, decidiu utilizar o modelo de planejamento. 

Ele ficaria da seguinte maneira em formato de tabela, mas também pode ser feito na estrutura de um diagrama:

Atender aos clientes com mais agilidade

S	I	P	O	C
Fornecedores internos	Pedido no caixa	Fazer a massa de macarrão	Massas	Cliente final
Fornecedores externos	Pedido no site	Fazer o molho	Massas recheadas	Processo de entrega
	Pedido por telefone	Atendimento de pedidos
	Pedido do aplicativo	Fazer o macarrão

Como é possível observar na tabela, o nome do processo de Marina é: Atender aos clientes com mais agilidade. Para isso, na coluna S, ela listou todos os seus fornecedores.

Na coluna I, listou todas as entradas de pedidos que tem no restaurante. Já na P, definiu o que é preciso ser feito dentro do restaurante e, assim, pode colocar quem executará cada uma das tarefas.

Com isso, o produto ficará pronto na coluna O e sairá para o cliente final e para o entregador, que está na coluna C.

Percebeu como aplicá-lo pode facilitar a etapa do processo de uma empresa? Marina teve mais facilidade em saber tudo que precisava ser feito no seu restaurante e mais agilidade no atendimento com um processo mais estruturado e definido.

Além disso, quando todos os envolvidos souberem o que precisa ser feito, a produtividade da empresa também aumentará, pois ocorre uma otimização de tempo em cada etapa.

SIPOC de um hospital

Assim como Marina, Antônio é enfermeiro chefe de um hospital e precisa utilizar o SIPOC para organizar alguns processos.

Confira como ficou o SIPOC hospital: 

S	I	P	O	C
Unidade de internação	Material limpo e esterilizado	Admissão do paciente	Paciente estabilizado	Centro cirúrgico
Pronto Socorro	Gerenciamento de vagas	Cuidados intensivos	Roupas e materiais sujos	Unidade de interações
Centro Cirúrgico	Roupas e leito limpos	Estabilidade	Registro no prontuário	Outros hospitais
Central de internação	Higiene do ambiente	Óbito	Lixo infectante

Como podemos observar, dentro de um hospital, existem vários fornecedores que entregam equipamentos, insumos e ferramentas médicas. Assim, na coluna S, estão todos os fornecedores que ajudam com a distribuição interna e externa.

Na coluna I, estão todos os objetos, documentos e materiais que são essenciais para a execução do processo. Já na P, estão listadas as atividades que devem ser executadas.

Para finalizar, na coluna O, estão todas as saídas, que são os resultados do processo. Eles são direcionados para os pacientes que estão na coluna C, no centro cirúrgico e em internação, por exemplo.

É importante destacar que o hospital tem vários processos envolvidos e que só listamos alguns para exemplificar o planejamento de Antônio, certo?

SIPOC na logística

Segundo a Business, o Brasil está na 10ª posição no ranking dos maiores mercados de comércio eletrônico do mundo. 

Por isso, é importante focar em uma logística que seja ágil, utilizando ferramentas que auxiliem na entrega rápida dos produtos que os clientes adquirem.

Pense em um exemplo: Francieli tem uma empresa de produtos de higiene e precisará organizar melhor algumas etapas do processo. Então, ela optou por utilizar o modelo de planejamento. 

Confira como ficou o SIPOC logística:

S	I	P	O	C
Fornecedores de produtos	Materiais de embalagem	Receber o pedido	Produto enviado	Cliente
Funcionários	Mão de obra	Verificar o estoque
Transportadoras		Fazer o pedido ao fornecedor
		Receber o produto
		Expedir o produto

Da mesma maneira que fizeram Marina e Antônio, Francieli também listou os fornecedores (S), verificou os materiais necessários (I), definiu todas as etapas do processo (P) e concluiu com a saída (O) do produto para o cliente (C).

Tudo isso a ajudou a conseguir ter mais agilidade, desde o pedido do produto até a entrega para o cliente. Afinal, quem não gosta de receber os produtos que compra rapidamente ou no mesmo dia, não é mesmo?

Por isso, é crescente o investimento em recursos tecnológicos pelas empresas para automatizar processos. Segundo uma pesquisa global da IBM, 78% dos líderes empresariais brasileiros investirão em tecnologia neste ano, o que inclui soluções como IA, automação e nuvem híbrida.

Gerencie seus processos com a TOTVS

Já deu para perceber que o SIPOC pode ser utilizado em vários segmentos e pode ser feito de diversas maneiras. No entanto, para facilitar ainda mais a organização dos processos da sua empresa, que tal conhecer uma ferramenta que pode te ajudar com isso?

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Todas as soluções são integradas para que o cliente possa ter uma experiência completa e para que você consiga gerenciar a sua empresa com agilidade e eficiência.

O melhor é que não importa de qual segmento seja o seu negócio ou o tamanho dele, temos um sistema especializado para cada setor. Conheça os nossos sistemas de gestão.

Conclusão

Neste artigo, você entendeu sobre uma ferramenta de planejamento e organização e como ela pode auxiliar na organização de processos em sua empresa. Além disso, compreendeu como melhorar os resultados do que deve ser entregue, seja produto ou serviço. 

Lembre-se de que investir em tecnologia é essencial para consolidar e alavancar o seu negócio e, consequentemente, gerar ainda mais clientes e vendas.

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