Sistema de gestão: o que é, vantagens e como escolher

Investir em um sistema de gestão pode ser muito vantajoso. A solução auxilia no controle de processos, além de proporcionar a integração entre atividades setoriais e uma gestão de riscos mais eficiente.

Graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio.

Para entender mais sobre essa tecnologia e por que ela é tão importante para as empresas, que tal continuar lendo o nosso conteúdo?

A TOTVS é pioneira no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial no Brasil, com mais de 20 anos de experiência. Ou seja, expertise de sobra para contar a você tudo sobre essa ferramenta.

Vamos lá?

O que é sistema de gestão?

Sistema de gestão é um software de computador que possui recursos que organizam, integram, controlam, monitoram e automatizam sua operação administrativa.

Trata-se de uma tecnologia que organiza a gestão de um negócio, criando caminhos para que os processos sejam executados de forma ágil, eficiente e segura, melhorando os resultados e a produtividade.

Ele agiliza as operações, melhora o atendimento ao cliente e mantém registros atualizados — tudo sem que o funcionário precise mexer um dedo.

Talvez o principal expoente quando falamos de sistemas de gestão seja o software ERP, ou seja, a tecnologia própria para gerenciamento de recursos empresariais.

No entanto, no mesmo guarda-chuva, podemos incluir o CRM, BPM, TMS, WMS, entre vários outros.

Qual a função de um sistema de gestão?

O sistema de gestão simplifica as complexidades de administrar um negócio.

Em caráter funcional, a solução fornece às organizações uma plataforma organizada e transparente para gerenciar o relacionamento interno e externo com os clientes, acompanhar o progresso dos projetos e garantir a precisão dos dados.

Assim, organizações podem efetivamente armazenar e acessar informações importantes em um lugar seguro, o que permite à liderança relatar a eficácia de seus processos.

Em específico, uma das funções de qualquer sistema de gestão hoje é automatizar tarefas repetitivas, tornando a rotina administrativa mais eficiente, rápida e assertiva.

Qual a importância do sistema de gestão para empresas?

Hoje, o sucesso de uma empresa vai muito além de oferecer grandes produtos e serviços — sua gestão precisa ser eficiente, proativa e data-driven.

Seja a partir da otimização da cadeia de fornecimento ou pela possibilidade de monitorar o desempenho dos funcionários, ter um sistema de gestão fornece grandes vantagens para as empresas que querem ficar à frente da curva.

De acordo com dados de pesquisa americana, a implementação de um ERP levou a uma melhoria de 95% na gestão de processos dos negócios.

Quando usar um sistema de gestão empresarial?

Toda empresa pode contar com a tecnologia já desde o dia 1 de operações.

Mas sim, sabemos que há um investimento envolvido e nem todas as organizações, especialmente micro e pequenas, possuem um nível de demanda que justifique a modernização.

Em geral, é comum que os fundadores das empresas comecem de baixo, escalando o negócio, utilizando ferramentas como planilhas e sistemas de organização de projetos gratuitos.

A partir do momento que a demanda cresce, essas soluções perdem a razão de serem utilizadas, especialmente porque não são confiáveis. É aí que o investimento em um sistema de gestão passa a fazer sentido.

Por que adotar um sistema de gestão?

Os pontos apresentados acima constituem, por si só, boas razões para se aderir a um software de gerenciamento empresarial.

Porém, se você quiser mais motivos para adotar esse tipo de solução, veja sete dos principais:

1. Mais transparência e integração

Normalmente, um sistema de gestão empresarial é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados.

Esses ficarão à disposição dos gestores, permitindo que monitorem os processos que passam pelo programa.

As informações geradas também ficam disponíveis, conforme as atribuições de cada colaborador e setor, para as pessoas envolvidas.

Além disso, a solução facilita a fiscalização de órgãos do governo, especialmente se está adaptada aos padrões legislativos.

2. Redução de burocracia

O sistema de gestão otimiza processos que normalmente consomem tempo e recursos, bem como aumenta a eficiência e torna o trabalho mais rápido.

Afinal, um de seus objetivos é desenvolver fluxos mais ágeis, que podem ser feitos automaticamente ou com o mínimo de obstáculos, como a alta burocracia.

Isso permite que processos de autorização, de coleta de assinaturas ou que dependem de regras externas — operações bancárias, jurídicas, fiscais etc — sejam efetuados sem tantos entraves burocráticos.

3. Automatização de processos

Investir em um sistema de gerenciamento é uma escolha inteligente para qualquer empresa. 

Ele não apenas fornece processos automatizados que podem melhorar o fluxo de trabalho, mas também dá aos funcionários mais tempo para se concentrarem nas tarefas principais.

A ferramenta simplifica tarefas mundanas como conciliação de contas, entrada de pedidos, acompanhamento de estoque e muito mais — liberando os funcionários para focar em atividades de maior valor agregado.

4. Redução de erros humanos

A automatização contribui para diminuir erros humanos nos processos repetitivos, cansativos e manuais.

Por exemplo, uma vírgula lançada de forma indevida em uma conta pode causar alterações nas análises gerenciais.

Ou um documento registrado incorretamente pode gerar problemas com o Fisco.

5. Decisões baseadas em dados

A produção de indicadores de desempenho pelo sistema de gestão integrada potencializa a tomada de decisões dos gestores.

Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens, etc., é possível entender melhor o desempenho da empresa, de seus departamentos e colaboradores.

Também dá para checar quais processos têm desempenho abaixo do esperado, o que permite mapear e identificar pontos que precisam de melhorias.

O sistema de gestão pode ser integrado a soluções de análise e processamento de dados, como big data ou machine learning.

Assim, as informações obtidas terão maior qualidade e precisão, que poderão, inclusive, ajudar a mapear tendências, descobrir oportunidades ou reduzir riscos.

6. Conformidade com a legislação fiscal

Como mencionado, um sistema de gestão normalmente é desenvolvido tendo por base exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras.

Dessa forma, costuma ser atualizado em relação às leis do país, emitindo relatórios e documentos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), em conformidade com as regras.

7. Posicionar a empresa para o crescimento

O ganho de escala precisa vir acompanhado de uma boa gestão, para que não se percam “os rumos” do negócio e não se extrapolem os orçamentos.

Nesse caso, o sistema de gerenciamento evolutivo, escalável e na nuvem, é essencial.

Ele é adaptável, ampliando ou reduzindo os seus recursos conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, que se dá via internet e, portanto, pode ser feita em qualquer hora, dia e lugar.

8. Economia

Um dos principais benefícios por trás da implantação de um sistema de gestão na empresa é o potencial de redução de custos.

De acordo com dados da Ultra Consultants, a maior razão que as empresas citam para justificar o investimento em uma tecnologia do tipo é a economia de custos.

O motivo por trás dessas respostas é simples: o sistema de gestão possibilita que empresas otimizem a forma que utilizam seus recursos, tornando as operações mais enxutas e assertivas.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Como falamos anteriormente, os sistemas de gestão não se resumem a um tipo de tecnologia. Trata-se, na verdade, de um guarda-chuva composto de várias soluções — algumas mais amplas, outras mais específicas.

A seguir, separamos uma breve explicação sobre alguns desses sistemas para você conferir, veja só:

ERP

O ERP automatiza e une atividades de vários departamentos, equipes e unidades de um negócio — filiais e matriz.

É um sistema completo, que cruza dados de procedimentos distintos, proporcionando maior controle em relação ao fluxo de atividades dentro da empresa.

Com o ERP, é possível integrar diferentes departamentos e processos dentro da companhia de maneira funcional e de maneira sistêmica.

Algumas das vantagens do ERP incluem boa escalabilidade e centralização de conteúdos em um só repositório. Além da possibilidade de acesso a históricos para consultas e realização de estimativas.

CRM

O Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que facilita a interação com os clientes. E também otimiza o atendimento oferecido a eles. No CRM, são armazenadas informações como:

• cadastros e dados de contato de consumidores;
• históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
• mensagens trocadas entre consumidores e colaboradores;
• análises para entender melhor o perfil do público, prever tendências e hábitos de consumo ou atender a novas demandas etc.

BPM

O software BPM serve para implementar um correto Gerenciamento de Processos de Negócios.

Ele possibilita que uma empresa mapeie, padronize, melhore e continuamente otimize seus processos.

É uma tecnologia que possibilita a melhor administração da empresa, de forma que seja cada vez mais fácil atingir seus objetivos e superar expectativas.

Sistema de gestão: dúvidas frequentes

Antes de finalizar esse guia completo, que tal sanar algumas dúvidas frequentes sobre o assunto? Separamos perguntas que sempre recebemos de clientes e leitores e as respondemos. Confira:

Qual o melhor sistema de gestão para micro e pequenas empresas?

A TOTVS é especialista no desenvolvimento de sistemas de gestão ideais não apenas para grandes organizações, mas também micro e pequenos negócios — com as soluções Eleve!

A Eleve é o nosso braço dedicado a micros – incluindo MEIs e startups – e pequenas empresas, com sistemas próprios para gestão de negócios em fase de escala. Que tal conferir?

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Primeiro, entenda as necessidades da sua operação. Então, conduza uma pesquisa de mercado e escolha os desenvolvedores que ofereçam os sistemas mais apropriados.

Lembre-se de considerar fatores além dos custos, como os benefícios que o sistema traz, seu nível de suporte e a reputação da empresa no mercado.

Existe algum sistema de gestão gratuito?

Existem sistemas de gestão gratuitos, mas eles são limitados. Versões trials são uma boa opção para quem quer testar a solução, mas não para uma adoção no médio e longo prazos.

Sistema de gestão da TOTVS

E sua empresa, precisa de um sistema de gestão eficiente, robusto, moderno e que seja referência no mercado brasileiro? Então, conheça as soluções da TOTVS!

Nossa tecnologia é lapidada para se adequar ao seu modelo de negócios e alavancar a sua operação, melhorando sua eficiência operacional e produtividade.

Conheça os benefícios dos sistemas de gestão da TOTVS! 

Conclusão

Ao longo deste guia, explicamos tudo sobre sistema de gestão, sua função, a forma que é estruturado, quais necessidades ele resolve e muito mais!

Investir em tecnologia é um dos principais passos para consolidar o seu negócio e entrar de vez na transformação digital.

Que tal implantar os melhores ERPs do mercado em sua empresa, testemunhando na prática suas vantagens? Conte com os sistemas de gestão da TOTVS!

Antes de ir, aproveite e leia nosso guia completo sobre omnichannel, que explica em detalhes o que é, as vantagens e exemplos dessa estratégia. Leia agora mesmo!