Sistema de gestão financeira: o que é e como escolher o melhor

O sistema de gestão financeira é essencial para manter o orçamento da empresa em dia, com organização que potencializa a produtividade.

A solução é um verdadeiro braço direito dos setores financeiros de empresas de sucesso. O motivo de sua relevância é simples: ela potencializa o orçamento corporativo.

Essa pode ser uma grande aliada no controle, otimização e visão geral sobre a situação real e atualizada da empresa.

Além de facilitar a administração, um bom sistema contém dados importantes do faturamento da empresa, que podem gerar insights para que a companhia cresça. Para saber mais sobre essa ferramenta, é só seguir a leitura deste conteúdo.

O que é um sistema de gestão financeira?

Um sistema de gestão financeira é uma ferramenta digital projetada para organizar, monitorar e automatizar processos financeiros de uma empresa. 

A solução oferece diversos recursos que ajudam a gerenciar todo fluxo financeiro do negócio, além de possibilitar a automatização de várias tarefas.

Sua ampla aplicação é possível graças à capacidade de integração de dados entre diferentes setores, centralizando informações e alinhando o time.

Dessa forma, a empresa concilia operações em prol de uma organização financeira que possibilite a tomada de decisão assertiva.

Ou seja, além de servir como hub de serviços para auxiliar o setor, o sistema pode servir de dashboard para a análise de dados.

Assim, com tamanho potencial de previsão de capital de giro, a empresa ou o gestor responsável tem em mãos toda inteligência de negócios para melhor conduzir a operação.

Isso quer dizer que o sistema integrado de gestão financeira permite melhor controle sobre o orçamento, bem como a possibilidade de realizar análises de contas a pagar e dos recebíveis.

Algo essencial, visto que 82% das empresas em falência alegam que o principal motivo foi a péssima gestão do fluxo de caixa, de acordo com estudo da U.S. Bank.

Por isso, ao implementar uma ferramenta dessas, a empresa ganha estratégica e operacionalmente.

Há todo um mercado de sistemas de gestão financeira que, por estarem na nuvem, se encaixam perfeitamente em todas as estruturas corporativas. Das micro até as maiores empresas, com total escalabilidade.

Quais são as funcionalidades disponíveis em um sistema de gestão financeira?

E na prática, você já sabe como um sistema de gestão financeira empresarial pode ajudar o seu negócio? Versátil, a plataforma busca agir de ponta a ponta nas tarefas do setor.

O objetivo é, portanto, atuar como ferramenta operacional, mas também de base estratégica.

Assim, além de facilitar e automatizar tarefas, traz dados aprofundados que podem guiar as decisões mais importantes do seu negócio.

Para escolher a melhor ferramenta, é essencial entender quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira. Veja a seguir.

Fluxo de caixa

Acompanhar todas as entradas e saídas do caixa do seu negócio é complicado, por menor que sua empresa seja. 

Ter um olhar 360º é a melhor maneira de gerir o fluxo de caixa, e evitar o risco de uma visão equivocada sobre a situação do negócio.

É preciso tratar as informações de maneira abrangente, transparente e de preferência, em tempo real. 

Com um módulo de Fluxo de Caixa, integrado ao seu sistema de gestão, é possível controlar todas as movimentações da sua empresa, o que possibilita uma melhor projeção financeira.

É especialmente eficaz para realizar uma previsão de gastos futuros, o que permite antecipar alguns cenários de mercado e preparar-se melhor.

Emissão de notas fiscais e boletos

Outra funcionalidade que se apresenta como uma vantagem é a emissão de NFs e boletos via sistema de gestão financeira.

Esse recurso é valioso para várias empresas, pois centraliza a atividade (com total integração de dados e arquivos) e ainda reduz custos com plataformas dedicadas.

Controle de contas a pagar e receber

Com recursos de ponta, o sistema de gestão financeira empresarial  dá total controle sobre as contas a pagar e receber.

Assim, você se organiza quanto aos pagamentos e já se planeja quanto aos recebimentos, fortalecendo seu planejamento estratégico.

Essa é uma ação vital, que enriquece seu potencial de previsibilidade de receitas, impactando na tomada de decisão.

Um bônus aqui é que o sistema costuma avisar, por meio de alertas, as datas de vencimentos das contas a pagar. Isso lhe dá maior transparência no fluxo financeiro.

Emissão de relatórios e demonstrativos

Os sistemas também permitem uma visão mais ampla e clara da saúde financeira da empresa. Eles conseguem processar um grande volume de dados estratégicos e, a partir deles, fornecer um panorama completo que auxilia os gestores.

Logo de cara, no dashboard do módulo financeiro, o gestor conta com um balanço do seu segmento, mensal e anual. Além disso, também apresenta o Saldo de Contas em Caixa, de maneira intuitiva e simplificada.

Os relatórios e demonstrativos emitidos apresentam estatísticas operacionais com base em dados, análises automatizadas e informações relevantes, integrando atividades e processos em um mesmo lugar.

A partir desse compilado, é possível estabelecer indicadores de desempenho para a empresa e definir metas com base em dados reais.

Quais são as vantagens de ter um sistema de gestão financeiro?

A tecnologia é uma aliada cada vez mais importante para manter a competitividade e a qualidade do serviço prestado. 

Nesse cenário, o sistema de gestão financeira simplifica a rotina e otimiza operações essenciais para o negócio Veja a seguir os benefícios em adotar essa solução:

1. Ganho de produtividade

Não há como falar de sistema de gestão sem mencionar o potencial ganho de produtividade da sua equipe.

Os recursos de automação, bem como o uso de uma plataforma que organiza as informações, torna o fluxo produtivo muito melhor.

Em vez das planilhas e do preenchimento manual de notas, tudo é feito à distância com um ou dois cliques.

Ou seja, você se livra das tarefas de pouco valor, preenchendo todo aquele tempo gasto nelas em tarefas mais importantes.

E claro, o alto potencial de análise de dados é vital aqui, pois impacta na produtividade do próprio gestor.

2. Mapeamento de indicadores estratégicos

O sistema de gestão financeira permite que você mapeie e mantenha sob controle os principais indicadores estratégicos do seu negócio.

Como o aspecto financeiro serve de guia para decisões em todos os setores, é um recurso que não pode faltar para aprimorar sua experiência de gestão.

3. Padronização de operações

A centralização de informações beneficia a organização dos processos. Como suas funcionalidades estão sempre à mão, você não se perde nas resoluções e padroniza cada operação.

Todos os setores e responsáveis acessam a mesma informação, em um único local. Assim, qualquer atualização é geral, impactando todo o banco de dados.

4. Automatização de processos

A automação torna os processos de coleta, armazenagem, gestão e integração de informações muito mais ágeis e otimizados. Com isso, o fluxo de trabalho geral pode ser aprimorado, além de abrir espaço para a tomada de decisões mais estratégicas e assertivas.

Na prática, a automação promove também contribui para a redução de falhas e gargalos nas operações, que podem prejudicar a produtividade.

Isso é possível porque a automação permite eliminar processos manuais mais suscetíveis a erros.

5. Economia de recursos

Outra vantagem do sistema de gestão financeira é a economia de recursos, possível graças ao monitoramento mais preciso de toda a operação, que ajuda a compreender as necessidades e o cenário da empresa, considerando como as atividades impactam as finanças.

Isso facilita a identificação de gargalos processuais e quedas de produtividade, além do desperdício de recursos materiais, a exemplo das perdas no estoque devido à má gestão.

O sistema de gestão financeira também é essencial para otimizar a alocação de recursos humanos, direcionando o esforço dos colaboradores para atividades que precisem de maior atenção ou de ações mais estratégicas.

6. Redução dos índices de falhas

O risco de falhas é muito alto em uma operação completamente desorganizada e manual. Afinal, um erro de digitação em uma planilha pode arruinar todo planejamento financeiro, ocasionando em mais horas de retrabalho.

Com um sistema de gestão financeira você não corre esse risco, pois a usabilidade de cada recursos é muito mais intuitiva e simples.

7. Conformidade legal e regulatória

O sistema também ajuda a manter a conformidade com os requisitos legais e regulatórios. As soluções são atualizadas de acordo com a legislação vigente, o que garante a adequação dos registros financeiros.

Isso facilita auditorias e garante que todos os processos financeiros estejam de acordo com as normas fiscais e tributárias. 

Dessa forma,  o risco de erros e de sanções devido a descumprimentos legais é minimizado. 

8. Segurança de dados

A segurança de dados financeiros é uma prioridade para empresas de todos os tamanhos, especialmente em um cenário de crescente digitalização. 

Para se adaptar a esse cenário, sistemas modernos de gestão financeira utilizam recursos avançados de criptografia e autenticação para proteger informações contra acessos não autorizados.

Isso assegura que dados sensíveis, como transações e dados bancários, sejam armazenados de forma segura, reduzindo o risco de fraudes e vazamentos de informações.

9. Escalabilidade

À medida que uma empresa cresce, suas operações financeiras tornam-se mais complexas. Por isso, é fundamental ter um sistema escalável capaz de acompanhar esse crescimento sem comprometer a eficiência operacional.

Essa flexibilidade ajuda a empresa a adaptar suas operações financeiras conforme a demanda, mantendo-se eficiente e organizada em qualquer fase de crescimento.

Um bom sistema permite aumentar o número de transações e processos financeiros sem perder o controle ou precisar de soluções adicionais.

Dicas para escolher o melhor sistema para seu negócio

Agora que você conhece as vantagens e as funcionalidades de um bom sistema de gestão financeira, é preciso entender como escolher o ideal para sua empresa.

Lembre-se: há vários desses sistemas por aí. O segredo é apostar naquele cujo desenvolvimento prioriza a transparência na gestão e tenha uma interface simples e intuitiva.

Uma dica é buscar por desenvolvedoras consolidadas no mercado, que oferecem uma suíte ampla de plataformas. Assim, você confia seu financeiro a uma marca forte do mercado, com certeza de eficiência e suporte.

Além disso, busque entender quais recursos de proteção de dados a desenvolvedora oferece. Entenda a robustez do código de segurança SSL, bem como se há opção de criptografar os dados e o nível de estabilidade do sistema.

Outra questão-chave nesse processo é entender a facilidade por trás do processo de implementação do sistema. Avalie a complexidade de instalação, a necessidade de treinamento e o suporte disponibilizado pelo fornecedor.

Não deixe de considerar também o custo-benefício do sistema. Compare valores e avalie qual solução apresenta as funcionalidades que você precisa por um preço que cabe no orçamento da empresa.

TOTVS Gestão Financeira – Linha Gesplan

O TOTVS Gestão Financeira – Linha Gesplan é a solução completa que você busca para otimizar a gestão financeira da sua empresa. 

Trata-se de um sistema SaaS totalmente escalável que oferece toda a tecnologia necessária para garantir mais eficiência, produtividade e segurança financeira.

Desenvolvido para atender as normas financeiras e integrável a qualquer ERP do mercado, o sistema simplifica a gestão de arrendamentos, as operações financeiras e o controle do fluxo de caixa.

Com ele, é possível acompanhar a liquidez e a disponibilidade financeira da empresa, acessar templates de cálculos avançados, configurar alertas de prazos e tarefas, e muito mais.

Dessa forma, ele fortalece a tomada de decisões financeiras estratégicas e traz agilidade para o dia a dia da gestão.

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Conclusão

Para sua empresa dar aquele passo além, é preciso pensar grande. No entanto, nada disso pode se materializar sem excelentes ferramentas para apoiar seu crescimento e organizar a demanda.

Trata-se de tomar a decisão o quanto antes para que sua empresa não se perca no meio da concorrência, correndo o risco de sumir do mercado.

E nessa dinâmica de crescimento, a organização financeira é essencial.

Portanto, contar com o melhor sistema de gestão financeira não é apenas uma necessidade para o hoje, mas um investimento para um amanhã muito melhor.

Após ler este conteúdo, nós esperamos que você saiba como conduzir sua escolha pela ferramenta ideal e que melhore a gestão financeira do seu negócio.

Para complementar a leitura e otimizar a organização financeira na empresa, aproveite para conferir também o nosso conteúdo sobre gestão patrimonial.