O que é ERP?

ERP, Enterprise Resource Planning, é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa. A partir das informações levantadas pelo software, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade.

Apesar de muitos gestores ainda desconhecerem essa solução, quais são as suas funcionalidades e como ela pode contribuir com o negócio, é fundamental entendê-la. 

Por quê? Basicamente, porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre os setores.

A tecnologia ainda favorece a análise de dados e processos. Com isso, o gestor toma decisões mais precisas, com o objetivo de elevar o crescimento e a rentabilidade da companhia. 

Para entender melhor, preparamos um guia com as principais informações sobre o assunto. Neste texto, entre outros tópicos, você vai ler sobre:

• O que é ERP?
• Como funciona o sistema ERP?
• A relação entre ERP e segurança de dados
• Módulos do ERP
• Opções disponíveis para contratação
• Como o software de gestão é dividido
• Como usar a solução em empresas de diferentes portes
• Vantagens de ter um ERP
• Avaliação da necessidade de um ERP na empresa
• Processo de implantação
• Diferenças entre opções on-cloud e on-premises
• ERP por assinatura
• Integrações estratégicas

Ficou interessado? Acompanhe!

O que é ERP?

O significado da sigla ERP é “Enterprise Resource Planning” ou planejamento de recursos empresariais. É um sistema de gestão integrado que auxilia gestores a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.

A partir da centralização das informações em uma única plataforma, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.

Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.

A aplicação do sistema de gestão integrado à rotina empresarial é simples: facilitar o gerenciamento das informações de diversos setores da organização para aumentar o controle e o acompanhamento dos processos. 

Em vez de cada departamento empresarial utilizar um software diferente, o que pode gerar erros nas informações e comprometer a capacidade produtiva, há apenas um sistema.

Essa integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e confere rapidez aos procedimentos. 

Entendeu o que é o ERP e para que ele serve? Vamos conhecer, então, seu funcionamento!

Como funciona o sistema ERP?

O funcionamento do ERP passa por aprimorar diversos aspectos, como monitorar as vendas, administrar as contas a pagar e a receber, permitir uma comunicação entre as equipes mais efetiva e muito mais.

Vamos entender como esse processo funciona na prática!

Imagine que seu ERP identificou que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção. 

De maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais.

Agora, vamos pensar nos departamentos de RH e finanças. 

Fábio, gestor de recursos humanos, lançou os dados dos colaboradores, enquanto Ana Lúcia, do financeiro, inseriu as informações de pagamentos. 

Nesse processo, a solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.

Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. 

Ao perceber que um produto apresenta queda nas vendas, é possível realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. 

Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP e para que ele serve é apenas o primeiro passo. 

Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas, sem deixar de lado a segurança de dados.

Qual a importância do ERP para as empresas?

O sistema integrado de gestão ajuda os gestores na administração de todas as rotinas empresariais. A partir dele, é possível acompanhar as contas a pagar e receber, monitorar vendas e acompanhar os pedidos de compras, por exemplo.

A relação entre o sistema ERP e a segurança de dados

Um bom software de gestão contribui diretamente para as atividades operacionais, mas também fornece subsídios à segurança das informações. 

Isso ocorre por conta dos recursos de criptografia, firewall e controle de confidencialidade, como veremos com mais detalhes adiante. 

O foco em segurança é fundamental para manter um bom relacionamento com os clientes, conquistar competitividade e evitar prejuízos à reputação.

Para se ter uma ideia, esse assunto é tão importante que a receita mundial de segurança cibernética totalizou US$ 162 bilhões em 2023 e deve continuar crescendo a uma taxa alta para atingir US$257 bilhões até 2028. 

Fazendo o recorte do mercado global de software de segurança em nuvem, em 2020, ele foi avaliado em US$ 29,5 bilhões. Espera-se que atinja aproximadamente 37 bilhões de dólares até 2026. 

Esses dados da Statista são relevantes para compreender o funcionamento do ERP, pois a maioria dos softwares atuais trabalha em nuvem. Esse ambiente online é mais seguro, porque conta com diversos mecanismos de proteção. 

Essas camadas de segurança evitam a perda dos dados e também aceleram a recuperação das informações, caso algum imprevisto aconteça. 

Para entender melhor, veja algumas das ferramentas utilizadas para essa finalidade.

• Criptografia: criptografar é tornar as informações inacessíveis para qualquer pessoa não autorizada. Esse processo é feito por meio de protocolos de codificação específicos, que embaralham as informações e as tornam impossíveis de visualizar;
• Firewalls: o foco do firewall é o monitoramento do tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que o utilizam. Com essa fiscalização do fluxo de informações, os ataques maliciosos são identificados e automaticamente bloqueados;
• Controle do acesso de dados: o acesso restrito às informações oferece a visualização dos dados apenas por colaboradores e gestores credenciados. Esse controle ainda permite saber quem verificou e quando, a fim de reduzir a chance de invasões. Ainda é possível implantar links dedicados, a depender das demandas e da capacidade da sua empresa. 

Em suma, saber o que é o ERP e implantá-lo no seu negócio é uma forma de manter os dados corporativos confidenciais. 

É possível aumentar a sua proteção com todos esses mecanismos e evitar que o mau uso dos softwares e hardwares gere brechas e vulnerabilidades passíveis de exploração por hackers.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um software ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia. Conheça os principais módulos do ERP:

• Estoque: controle de entrada e saída de mercadorias, saldos, movimentações, transferências, devoluções, perdas e inventários dos produtos armazenados pela empresa; 
• Faturamento: emissão de notas fiscais eletrônicas, boletos bancários, duplicatas e recibos referentes às vendas realizadas pela empresa. Também controla os tributos e as retenções fiscais;
• Financeiro: controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, planejamento orçamentário, conciliação bancária, emissão de relatórios gerenciais, entre outras funções relacionadas à gestão financeira da empresa;
• Fiscal: gerenciamento das obrigações fiscais e tributárias da empresa, como cálculo e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais, emissão e envio das declarações acessórias, apuração do regime tributário etc.;
• Produção: gerenciamento dos processos produtivos da empresa, como definição dos produtos e componentes, elaboração das ordens de produção, programação da capacidade produtiva, controle da qualidade, apontamento da produção, entre outros;
• Compras: gerenciamento de compras de materiais e serviços necessários para o funcionamento da empresa. Envolve desde a cotação de preços, a emissão de pedidos, o controle de estoque e o recebimento de mercadorias até o pagamento dos fornecedores; 
• Gerenciamento de projetos: responsável por planejar, executar e monitorar os projetos realizados pela empresa. São exemplos o lançamento de um novo produto ou serviço, a implantação de uma nova tecnologia ou processo, a expansão para um novo mercado ou segmento, entre outros;
• RH: gerenciamento dos processos relacionados aos recursos humanos da empresa. Isso inclui cadastro de funcionários, folha de pagamento, benefícios, encargos sociais e trabalhistas, ponto eletrônico, recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento, medicina e segurança do trabalho etc.

Vale a pena destacar que existe a possibilidade de personalização, conforme veremos adiante.

Quais são as opções disponíveis para a contratação do sistema?

Existem várias alternativas para contratação do sistema de gestão integrado. O mais comum é ter um plano básico, com módulos essenciais, e outros complementares, adquiridos conforme as demandas organizacionais.

O gestor pode incluir essas funcionalidades depois da contratação, quando surgir a necessidade. 

Dentro desse escopo, apresentamos algumas das diversas opções disponíveis. Confira:

• Backoffice: foca na área administrativa da empresa. O pacote básico oferece módulos de estoque, faturamento, compras e financeiro. No intermediário, há também as soluções contábil, fiscal e ativo fixo. O pacote completo traz todos os módulos, o que oferece mais autonomia à organização;
• RH: o módulo de gestão de pessoas é dividido em pacote básico e completo. O primeiro contém os módulos mais usados por empresas em início de atividade, como ponto eletrônico e folha de pagamento. O completo automatiza outras diversas tarefas, como gestão de benefícios, encargos sociais e trabalhistas, bem como recrutamento e seleção;
• Plataformas de produtividade e colaboração: são aplicações contratadas que potencializam seu ERP e reduzem custos com personalizações. As opções são BPM (modelagem de processos), WCM (criação de portais), GED (gestão de documentos), ESB (integrador de sistemas) e Identity (gerenciador de acessos e senhas). 

Há ainda pacote com solução completa de Business Intelligence (BI) e soluções verticais para 12 segmentos de mercado que automatizam a atividade-fim de forma integrada ao back office, como se verá adiante. 

Como o software de gestão é dividido?

O software de gestão tem três camadas: 

• Apresentação: dá acesso ao sistema por meio de formulários para preenchimento e faz a comunicação com a de processamento lógico, a fim de realizar a transmissão das informações;
• Processamento lógico: recebe os dados e faz a integração com os diversos módulos do sistema ERP. É responsável por dar uma resposta ao usuário sobre determinada solicitação ou fazer o armazenamento das informações, receber novas atualizações etc.; 
• Armazenagem: é o armazenamento dos arquivos em um banco de dados. Dali, eles podem ser acessados a qualquer momento. Muitas vezes, também é possível exportar para um arquivo PDF ou fazer o envio da informação para a nuvem.

Exemplos de ERPs para diferentes setores

Você sabe quais são os ERPs mais usados? Cada setor econômico possui necessidades específicas, motivo pelo qual é fundamental ajustar o sistema conforme essas demandas.

A seguir, você confere exemplos específicos de softwares para diferentes setores:

• Agro;
• Construção;
• Distribuição;
• Educacional;
• Hotelaria;
• Jurídico;
• Logística;
• Manufatura;
• Prestadores de Serviços;
• Saúde;
• Serviços Financeiros;
• Varejo.

É possível personalizar a ferramenta?

Sim. É possível fazer a personalização de ERP, pois é uma ferramenta flexível que oferece diferentes módulos para se adequar às demandas organizacionais.

Os módulos que podem ser agregados ao software também possibilitam que o gestor busque funcionalidades que operam de maneira mais adequada em relação ao perfil do seu negócio. 

O empresário pode escolher o plano básico, que apresenta um processo de implantação mais rápido e simples, mas também tem a chance de optar por outras ferramentas.

A personalização também contribui para a escalabilidade do software, até mesmo porque está sempre atualizado para acompanhar a legislação. 

Assim, inexiste qualquer possibilidade de ter uma solução defasada. Afinal, sempre há novas funcionalidades e ajustes técnicos, que elevam as chances de as suas demandas internas serem atendidas.

Leia mais: Conheça o Protheus da TOTVS, nosso ERP personalizável 

ERPs para empresas de diferentes portes

Muita gente que sabe o que é o ERP e para que ele serve acredita que essa solução serve apenas para grandes companhias. Isso é um mito. 

Qualquer tipo de negócio pode optar por um sistema de gestão integrado. 

Veja como usar o sistema nos três casos.

ERP para pequenas empresas

O sistema de gestão empresarial acompanha o crescimento do negócio a partir de um plano básico (investimento inicial mais baixo), mas oferece os recursos necessários para seu desenvolvimento.

Assim, o gestor paga apenas pelo que utilizar e, como consequência, evita o desperdício. Além disso, obtém informações corretas sobre várias áreas — como estoque, financeiro e comercial —, o que permite obter eficiência e inteligência nos processos de gestão.

ERP para empresas médias

As médias empresas têm a chance de se tornarem mais inteligentes com o ERP. Isso acontece pela automação com inteligência artificial e análises preditivas. Desse modo, os colaboradores atuam de maneira mais estratégica.

Aliás, ainda sobre como a inteligência artificial no ERP de empresas médias pode ser benéfica, o VP de Negócios para Segmentos da TOTVS afirma:

“Quando aplicada à gestão de estoque e à cadeia de suprimentos, por exemplo, é capaz de observar tendências e gerar previsões, proporcionando uma visibilidade antecipada da reposição de produtos, mitigando possíveis rupturas. Em paralelo, essa tecnologia pode indicar necessidades de reposição de estoque com melhor preço e prazo de entrega, amenizando desperdícios e custos desnecessários.”

Ao mesmo tempo, com o ERP, é possível obter insights valiosos, que geram melhorias para a experiência dos usuários internos e externos. 

Com o tempo, são implantadas outras inovações, que permitem aumentar o compliance nos diferentes processos, como os financeiros, de compras, RH, gestão da cadeia de suprimentos e mais.

ERP para grandes empresas

Nessa última opção, são acrescentados mecanismos de inteligência artificial e machine learning para identificar oportunidades de negócio e implantar melhorias. A partir disso, são adotados diferentes recursos, como:

• Deep learning: aprendizado profundo que reproduz o funcionamento dos neurônios para fornecer uma resposta;
• Smart data discovery: é o futuro do BI e visa ao entendimento de todos os dados para gerar relatórios automáticos;
• Análise preditiva: verifica a probabilidade de um evento ocorrer a partir de diferentes variáveis analisadas por um algoritmo;
• Aprendizado supervisionado: prevê a possibilidade de decorrer determinado acontecimento futuro a partir de um histórico de dados;
• Aprendizado não supervisionado: identifica características semelhantes de um grupo, por exemplo, de clientes;
• Aprendizado por reforço: usa-se tentativa e erro para definir quais ações trazem mais recompensa. O dispositivo interage com o ambiente e oferece um feedback, a fim de potencializar os resultados.

Com essas ferramentas, sua organização oferecerá uma experiência digital melhor, com automação de tarefas e execução de processos de última geração. Assim, são incorporadas tecnologias inteligentes para subsidiar as tomadas de decisão.

Leia mais: TOTVS Datasul, o ERP para médias e grandes empresas

10 vantagens da implementação de um sistema ERP

Quais os resultados positivos serão alcançados pela sua organização ao utilizar o software de gestão integrado?

Existem inúmeras vantagens do sistema ERP, que listamos a seguir para você conhecer:

1. Automação dos processos: o sistema de gestão reduz o tempo e o trabalho dos colaboradores em tarefas burocráticas e repetitivas. Ele também padroniza e simplifica os processos, o que aumenta a agilidade e a colaboração entre os setores;
2. Redução de custos: o software ERP integra as informações de diferentes departamentos, facilitando o controle do caixa e a identificação de oportunidades de economia. Ele ajuda a gerenciar o estoque e evitar excesso ou faltas de materiais;
3. Escalabilidade: o sistema integrado de gestão permite que a empresa cresça sem comprometer a qualidade e a eficiência dos processos. Ele se adapta às novas demandas e necessidades do negócio, pois oferece recursos e funcionalidades adequados ao seu porte e segmento;
4. Otimização do estoque: o ERP ajuda a controlar o estoque de forma eficiente, evitando excesso ou faltas de produtos. Ele registra entradas e saídas de mercadorias, saldos, movimentações e perdas, e pode criar alertas para avisar quando o estoque está baixo ou alto demais;
5. Acompanhamento das vendas: o software ERP possibilita monitorar o desempenho das vendas e dos produtos mais vendidos. Ele registra as vendas e atualiza o estoque automaticamente, evitando erros e falhas nas negociações, e ainda pode criar alertas para avisar quando o estoque está baixo;
6. Gestão de pessoas: o sistema integrado de gestão reduz o tempo gasto com tarefas administrativas, aumentando a produtividade e a eficiência da equipe. Ele também permite que os profissionais se dediquem a atividades mais estratégicas para a empresa e facilita a valorização dos colaboradores, com planos de carreira e capacitação;
7. Melhorias na tomada de decisão: o software de gestão facilita a gestão das informações, ajudando a identificar as áreas que precisam de mais investimentos ou de redução de custos. Ele consegue detectar as falhas nos processos e mostrar os indicadores de desempenho do negócio em gráficos. Assim, o gestor pode tomar decisões mais rápidas e eficientes;
8. Redução de erros: o uso do sistema evita falhas na comunicação e nos dados, pois integra as informações de diferentes sistemas e setores. Ele elimina a duplicidade de cadastros, pois os dados lançados por um setor são compartilhados com os demais. Por exemplo: os dados dos pedidos dos vendedores são usados para emitir notas, boletos e expedir os produtos;
9. Integração entre áreas e sistemas: o software de gestão integra as informações de diferentes áreas e sistemas da empresa, facilitando a comunicação e a colaboração entre os setores. Ele permite, por exemplo, que o setor financeiro acesse as informações do setor de compras. Essa integração ajuda o gestor a fazer análises mais precisas e tomar decisões mais eficazes para o negócio;
10. Transparência e segurança: o software ERP centraliza os dados corporativos em uma única base, gerando mais transparência nos processos e nas informações. Os usuários podem visualizar as atividades de cada área em um dashboard, facilitando o monitoramento das demandas. Ele também aumenta a segurança dos dados, pois muitos permitem o armazenamento na nuvem, que conta com sistemas robustos de proteção. 

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Existem sinais que auxiliam o gestor a identificar se a empresa passa por dificuldades, o que sinaliza a hora de buscar soluções mais efetivas para a organização.

Antes de escolher o melhor ERP, conheça os fatores que mostram que sua companhia precisa de um sistema inteligente para melhorar os processos:

• O time gasta muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas;
• A equipe não identifica os níveis exatos de estoque disponível;
• A empresa atua com vários fornecedores, de diferentes regiões do país ou do mundo;
• A companhia tem diversos softwares, mas eles não estão conectados reciprocamente;
• O gestor tem dificuldade para cumprir as normas vigentes e já recebeu multa por falha em compliance;
• Os problemas demoram para serem identificados, e a equipe não consegue ser proativa para resolver situações simples;
• Os colaboradores não conseguem compartilhar as informações com facilidade, situação que deixa a companhia suscetível a erros;
• O gestor não tem acesso aos dados e precisa ser informado pelos demais colaboradores sobre decisões importantes para o negócio;
• O gestor perde muito tempo buscando informações sobre a empresa e tentando encontrar soluções para aumentar a produtividade e a eficiência.

Se você perceber que algumas dessas situações ocorrem na sua empresa, é o momento de investir em um sistema ERP. Por isso, vale a pena entender como funciona a sua adoção.

5 passos para a implementação do ERP

O processo de implantação do ERP precisa ser planejado com cuidado, e isso envolve buscar ferramentas inteligentes e compatíveis com o segmento do seu negócio. Além disso, é necessário contar com uma equipe especializada no processo.

Assim, você consegue evitar problemas, como o que ocorreu com a Shane Co. (joalheria nos Estados Unidos). A empresa precisou fechar as suas portas porque o projeto extrapolou o custo inicial estimado para a implantação.

A HP, também dos Estados Unidos, sofreu problemas sérios com a implantação do software de gestão. A falha gerou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento em um de seus trimestres.

Confira um passo a passo abaixo para se prevenir desses riscos!

Passo 1: Definição do projeto

Qualquer ajuste deve ser feito antes da implantação do novo sistema, ainda que outras correções devam ser realizadas ao final do procedimento. 

De toda forma, é fundamental conversar com a equipe que realizará a tarefa.

O objetivo é definir as etapas de implantação da ferramenta, a migração de dados e os backups necessários para iniciar o processo. Perceba que alguns erros simples prejudicam tarefas básicas, como a emissão da folha de pagamento ou de um pedido do cliente.

Passo 2: Escolha da equipe de acompanhamento

A próxima etapa é a seleção de alguns profissionais da companhia para fazerem o acompanhamento da implantação do sistema. 

Muitas vezes, é recomendável direcionar um colaborador de cada área, pois o fornecedor precisa compreender as particularidades do negócio, a fim de atender às demandas internas.

Passo 3: Gestão ativa do projeto

O processo de implantação do sistema ERP exige uma atenção efetiva da equipe e do gestor escolhidos para fazer o acompanhamento. 

Tenha em mente que o sucesso do procedimento está baseado nos detalhes e nas informações repassadas pelos colaboradores para o fornecedor do serviço.

Sendo assim, é fundamental transmitir um feedback sobre os progressos percebidos ou os problemas encontrados no uso da solução. Só assim será possível chegar ao sucesso da implantação.

Passo 4: Análise sobre o impacto no negócio

O sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da companhia. Por isso, é fundamental avaliar a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos. 

Muitas vezes, será necessário realizar algumas mudanças em procedimentos internos para alcançar todos os benefícios oferecidos pela tecnologia.

Passo 5: Treinamento eficiente

A finalização da implantação do software exige a execução de um treinamento para a equipe, a fim de que todos compreendam como funciona a solução. 

Se esse processo for realizado de forma inadequada, os colaboradores tendem a apresentar dificuldade no uso do sistema.

Em situações mais extremas, esse obstáculo gera, até mesmo, o fracasso do projeto. 

Portanto, cabe ao gestor solicitar uma capacitação ao fornecedor que seja suficiente para os usuários saberem utilizar todas as funcionalidades do software de gestão.

Inclusive, um fato interessante é que a TOTVS possui um portal de treinamentos com diversos cursos sobre os módulos dos ERPs da empresa. Esses cursos ajudam bastante nessa etapa.

Quanto custa implementar um ERP?

Os custos são variáveis. Dependem de vários fatores, como o tipo de software, os módulos e funcionalidades contratados, as personalizações necessárias, o treinamento da equipe, a manutenção e a consultoria.

Quais as diferenças entre as opções on-premise e on-cloud?

O sistema ERP pode ser contratado no modelo on-cloud ou on-premise. Você sabe qual a diferença entre as opções?

Confira!

ERP On-premise

O sistema ERP On-premise é executado no data center da empresa — o que significa que a solução precisa ser instalada em todas as máquinas. 

Apesar de oferecer flexibilidade e controle dos dados, você precisará de uma equipe interna especializada.

Isso porque, se for necessário personalizar ferramentas, o desenvolvimento da funcionalidade é feito pela própria organização. 

Por isso, essa opção é pouco adequada para organizações que têm menos capital para aplicar, já que é necessário um investimento alto com infraestrutura e instalação local.

Além disso, há emprego de muitos esforços e custos com manutenção de servidores, implantação e treinamento e capacitação da equipe de TI. 

ERP On-cloud

O ERP On-cloud apresenta maior nível de eficiência e segurança das informações, porque elas ficam armazenadas em um ambiente virtual criptografado e outros mecanismos de proteção.

Nesse modelo, também há mais flexibilidade e escalabilidade. Assim, você contrata um plano básico e agrega somente as funcionalidades que precisar para o atendimento das demandas internas. 

O resultado é a redução de custos, já que o pagamento é feito conforme o uso.

Como funciona o ERP por assinatura?

A solução de ERP por assinatura está hospedada na nuvem e traz todos os benefícios já citados ao longo deste post. De maneira mais clara, existem três principais aspectos positivos a serem destacados:

• Redução do investimento inicial: não há custo com servidores e infraestrutura de TI, e há redução de gastos com a equipe interna do setor e suas capacitações.
• Diminuição com os custos de TI: todos os custos da solução são tratados como OPEX, ou seja, despesas operacionais — que se referem à gestão e venda de produtos e serviços.
• Armazenamento de dados feito por especialistas: as informações hospedadas na nuvem, além de serem mais seguras, são armazenadas por profissionais com expertise e know-how para cumprir com as melhores práticas do mercado.

Quais são as integrações do software ERP?

O sistema de gestão empresarial tem como principal finalidade se integrar a outras soluções organizacionais para subsidiar as tomadas de decisão e fornecer informações mais precisas. 

Para chegar a esse patamar, existem algumas possibilidades estratégicas, como as que apresentamos agora.

BI

A oferta de dashboards personalizados permite tomar decisões eficientes a partir de diferentes indicadores da empresa. 

Com essa integração, há mais possibilidade de entregar resultados reais, a fim de eliminar gargalos. Isso ocorre devido a:

• Big Data;
• entrega de insights;
• integração de dados;
• serviços de processamento;
• implantação de governança e segurança.

BPM

O foco aqui é aumentar o controle dos processos internos, fluxos de trabalho e relatórios, além de facilitar a integração com sistemas legados e obter KPIs condizentes com o negócio. 

Essas atividades são possibilitadas devido a recursos como:

• modelador gráfico;
• formulários dinâmicos;
• central de tarefas, que apresenta pendências, prazos etc.;
• integração com sistemas legados, com diagnóstico integrável com qualquer fornecedor e tecnologia.

E-commerce

O propósito do sistema ERP integrado ao e-commerce é atender indústria e varejo de forma diferenciada, a fim de oferecer uma experiência positiva, que aumenta as chances de fidelização. 

Ao mesmo tempo, o preço de venda é controlado devido às informações centralizadas.

Você também consegue implantar a estratégia de omnichannel e trabalhar com marketing, logística, vendas, pagamentos, app store e personalização. Assim, os processos são mais eficientes.

Leia mais: Como o ERP para Varejo pode melhorar a sua operação 

GED

A Gestão Eletrônica de Documentos permite controlar, compartilhar e acessar os arquivos de forma centralizada. 

Com isso, sua equipe deixa de perder tempo ao buscar informações e trabalha de forma estratégica. Para chegar a esse patamar, a função é embasada em:

• taxonomia;
• visualização mobile;
• busca por conteúdo;
• alçada de aprovação;
• ciclo de vida do arquivo;
• visualizador de documentos.

Fiscal

A solução fiscal integrada ao sistema ERP mantém em dia as regras da legislação brasileira. 

Com isso, as ações estão alinhadas ao segmento de negócio, o que evita a aplicação de multas e penalizações. Mais que isso, é possível pagar menos tributos dentro do que as leis determinam.

RH

O RH atua de modo mais estratégico com a integração desse módulo ao sistema ERP. Isso acontece porque a área trabalha de maneira alinhada aos outros setores do negócio. 

Com isso, os relatórios fornecem insights relevantes, que contribuem para as tomadas de decisão. 

Os principais processos burocráticos do departamento também são simplificados, entre eles:

• BI e analytics;
• ponto eletrônico;
• folha de pagamento;
• processos trabalhistas;
• recrutamento e seleção;
• medicina e segurança do trabalho.

CRM

Muita gente se pergunta: “o que é sistema ERP e CRM?”. Eles podem estar intimamente relacionados.

O propósito é melhorar o relacionamento com os clientes para aumentar o engajamento e a produtividade da equipe de vendas. Ao mesmo tempo, é possível acompanhar a evolução das operações e obter informações e dados consistentes. 

A consequência é a otimização do processo de comunicação e de outras funções, como:

• formulários;
• gráficos dinâmicos;
• geolocalização e rotas;
• administração de equipes;
• gestão de leads e clientes;
• gerenciamento de oportunidades.

ERP x CRM x MRP: quais as diferenças e semelhanças?

• ERP (Enterprise Resource Planning): sistema de gestão empresarial com foco administrativo nas atividades essenciais para o funcionamento da organização;
• CRM (Customer Relationship Management): diretamente relacionado aos clientes e ao processo de vendas da empresa;
• MRP (Material Requirements Planning): um sistema de planejamento de necessidades de materiais utilizado na gestão da produção e inventário. O objetivo principal do MRP é evitar tanto excessos quanto faltas de estoque.

Para ficar mais claro, o software de gestão integrado lida com as tarefas internas mais rotineiras do negócio (em qualquer setor), como emissão de notas fiscais, gestão financeira e controle de estoque, por exemplo.

O sistema de gestão do relacionamento com o cliente acompanha todas as etapas da jornada de compra e contribui para ações estratégicas de retenção e fidelização.

Suas ferramentas contribuem para a experiência do cliente. Para tanto, os recursos visam compreender as necessidades do consumidor e melhorar o atendimento, assim como reduzir o tempo do ciclo de compra, tornando o processo mais rentável.

Já o MRP é um software ligado à produção industrial, que calcula as matérias-primas necessárias à fabricação, controla as quantidades de insumos e o tempo de entrega conforme o ritmo das operações.

Mas há semelhanças entre ERP e CRM, veja:

• São plataformas de gestão importantes em uma empresa;
• Trabalham com a automação de processos e visam a otimização operacional e estratégica em diversos negócios;
• Compartilham a gestão de algumas tarefas em comum, como a automação de ações de marketing e do próprio ciclo de vendas.

Já o ERP e o MRP são similares também, pois gerenciam recursos de maneira centralizada. 

A diferença é que o ERP é mais abrangente e é útil para qualquer tipo de empresa; ao passo que o MRP é estrito para questões de produção e matéria-prima. 

Na prática, essas ferramentas se complementam e, juntas, garantem uma estruturação eficiente de todos os processos administrativos e de vendas.

Ao integrar o sistema de gestão empresarial com o CRM, é possível obter resultados muito positivos na gestão da organização como um todo, contribuindo diretamente para o crescimento do negócio. 

Pronto! Agora você já sabe o que é ERP e para que ele serve, bem como os benefícios de utilizar essa solução no negócio. 

A tecnologia ajuda o gestor a controlar melhor os custos e as entradas de recursos, os níveis de estoque de matéria-prima e os pagamentos feitos aos fornecedores.

Dessa maneira, consegue-se ter insights valiosos para aperfeiçoar a gestão e aumentar a produtividade. 

Por que escolher um ERP TOTVS?

Como uma empresa brasileira, a TOTVS entende como ninguém a legislação fiscal do país e, portanto, oferece ao mercado soluções de ERP completas, que atendem a todas essas obrigações.

Além disso, os nossos sistemas de gestão são flexíveis, capazes de atender à realidade de empresas de todos os portes.

Os ERPs da TOTVS melhoraram a gestão dos nossos clientes e trouxeram resultados significativos para as suas operações, como: 

• Maior agilidade
• Processos mais inteligentes;
• Redução de custos e retrabalho;
• Mais personalização e confiabilidade;
• Melhor integração entre áreas e sistemas;
• Centralização de dados em um único ambiente.

Aumente a eficiência operacional do seu negócio com os ERPs mais completos do mercado!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, conhecemos todo o processo por trás de um ERP e entendemos a importância da plataforma para a eficiência do negócio.

Como vimos, o sistema de gestão empresarial contribui para a integração de setores e, consequentemente, para a estruturação do fluxo de tarefas operacionais de uma empresa.

Essa tecnologia se tornou fundamental para o funcionamento de organizações de diferentes portes nos últimos anos, principalmente pela praticidade trazida no dia a dia.

Neste artigo, você também conferiu as principais vantagens do sistema e ainda entendeu como é possível potencializar os resultados ao integrá-la com um bom CRM.

Aproveite as dicas e informações compartilhadas aqui para otimizar o seu negócio. Se quiser continuar lendo mais e aprendendo, confira nosso conteúdo sobre IA e ERP.