O que é folha de ponto e como fazer sem erros na empresa

A folha de ponto é um recurso essencial para a gestão de pessoas e para o cumprimento das normas trabalhistas. 

Muito além de registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores, ela ajuda a empresa a manter um controle preciso da jornada de trabalho. 

No entanto, a complexidade das normas pode trazer desafios relacionados a esse controle, especialmente em um cenário no qual novas tecnologias e estruturas de trabalho flexíveis tornam a tarefa cada vez mais dinâmica. 

Por isso, é importante não apenas compreender as regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mas também adotar boas práticas no preenchimento da folha. Continue a leitura para saber como fazer isso. 

O que é folha de ponto?

A folha de ponto é o documento responsável por monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, registrando horários de entrada, saída, intervalos e qualquer hora extra realizada por eles. 

Ela funciona como um “diário” das atividades realizadas todos os dias pelos funcionários e serve para assegurar tanto os direitos dos profissionais como os deveres da empresa.

A partir desse registro, é possível calcular corretamente o salário do colaborador, com os devidos descontos e acréscimos referentes ao período de pagamento. 

Mais do que uma simples formalidade, é também uma ferramenta estratégica, capaz de trazer informações valiosas para a gestão de recursos humanos, como taxas de absenteísmo, controle de horas extras e análises sobre a produtividade da equipe. 

O que diz a CLT sobre a folha de ponto?

O artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) determina a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho para empresas com mais de 20 colaboradores. Segundo a legislação, o controle pode ser realizado de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Independentemente do sistema adotado pela organização, o acompanhamento deve ser feito diariamente e precisa refletir fielmente os horários trabalhados por cada funcionário. 

Vale destacar que, além dos sistemas manuais, mecânicos e eletrônicos, a portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego trouxe a possibilidade de utilizar soluções alternativas para simplificar esses registros.

Em 2021, ela foi substituída pela portaria 671, que regulamenta o registro de ponto eletrônico, trazendo pontos importantes, como a necessidade de emissão de um comprovante de ponto e a proibição de marcações automáticas dos horários. 

Quais informações compõem a folha de ponto?

O registro de ponto na folha deve apresentar dados claros e organizados que permitam o controle efetivo da jornada de trabalho, além de atender às exigências da legislação trabalhista. 

Além de auxiliar na organização interna, esses dados são indispensáveis para demonstrar conformidade e transparência no controle de jornadas em casos de auditoria ou fiscalização.

Conheça os principais grupos de informações que devem compor a folha a seguir.

Informações do colaborador

As folhas de pontos são documentos individuais, por isso os dados do colaborador são essenciais para identificar a quem os registros se referem e para garantir a individualização do controle de jornada.

Entre essas informações, devem estar:

• Nome completo do funcionário;
• Número de identificação;
• Setor ou departamento;
• Cargo.

O documento também pode especificar o modelo de jornada aplicado para o funcionário, conforme determinado no contrato de trabalho.

Esses detalhes ajudam a evitar confusões e garantem que os direitos de cada colaborador sejam devidamente respeitados, especialmente em empresas com um quadro de funcionários maior. 

Informações do empregador

Além dos dados do colaborador, a folha de ponto também deve incluir informações da empresa. Isso estabelece a relação entre colaborador e empregador e demonstra a formalidade do vínculo trabalhista.

Os dados relacionados a empresa devem incluir:

• Endereço da sede ou unidade onde o profissional está registrado;
• Razão social da companhia;
• CNPJ.

Ao formalizar o vínculo empregatício, esses dados facilitam os processos de auditoria, bem como possíveis fiscalizações e análises em casos de ações trabalhistas.

Informações sobre a jornada de trabalho

Os registros relacionados à jornada de trabalho são o foco do documento, responsáveis por descrever quanto tempo o colaborador está dedicado às suas funções, com detalhes sobre horários de entrada e saída, intervalos, assim como horas extras e ausências.

Nesse contexto, a folha deve conter dados como:

• Horas extras: tempo trabalhado além do limite contratado, devidamente autorizado e em conformidade com a legislação;
• Horário de entrada e saída: todos os turnos trabalhados, inclusive os intervalos intrajornada;
• Banco de horas: registro de horas acumuladas ou compensadas, quando aplicável.

Esses dados servem como base para calcular salários, horas extras e outras variáveis da folha de pagamento. 

Aqui, vale destacar que é necessário considerar a jornada e a escala de trabalho definida em contrato para cada profissional ao organizar essas informações. Além disso, é importante detalhar a data de cada registro.

Observações 

A folha também deve contar com um campo destinado a observações para registrar qualquer situação atípica que tenha ocorrido durante a jornada do colaborador. Alguns exemplos são:

• Atrasos: justificados ou não, é importante identificá-los e detalhar os motivos;
• Faltas: abonos ou ausências injustificadas também devem ser apresentados na folha;
• Licenças ou afastamentos: indicação de períodos de afastamento médico ou de licença remunerada;
• Outros ajustes: alterações como troca de turnos ou compensação de horas podem ser especificados no registro.

Esses apontamentos ajudam a manter um histórico detalhado sobre as jornadas, tanto para a empresa quanto para o colaborador, o que evita mal entendidos e facilita a resolução de possíveis conflitos trabalhistas.

Conheça os tipos de folha de ponto

Como vimos, o registro de ponto pode ser realizado por meio de sistemas manuais, mecânicos ou eletrônicos. 

Atualmente, existem diferentes formas de fazer esse controle da jornada dos colaboradores, cada uma com características e benefícios específicos. 

A escolha do modelo ideal depende do porte da empresa, do número de funcionários e das demandas específicas de gestão. A seguir, conheça os principais tipos. 

Manual 

A folha de ponto preenchida manualmente é um dos métodos mais tradicionais. Nele, os colaboradores anotam seus horários de entrada, saída e intervalos em um documento físico, geralmente uma tabela impressa ou um caderno específico para essa finalidade.

Esse é um formato mais econômico e fácil de implementar, mas que apresenta alguns pontos negativos, como maior suscetibilidade a erros, fraudes e dificuldade para consolidar os dados. 

O controle manual também pode se tornar inviável em empresas com muitos funcionários, além de dificultar os cálculos, já que cada dado precisa ser conferido e coletado individualmente pelo RH no fechamento da folha de pagamento.

Mecânica

O registro mecânico é realizado por meio de equipamentos como os relógios de ponto. Nesse sistema, os colaboradores utilizam cartões que são inseridos no relógio para registrar os horários de entrada, saída e intervalos ao longo da jornada de trabalho.

Em comparação ao método manual, os registros mecânicos reduzem as chances de erros e fraudes, além de facilitar a organização e a consulta dos dados, já que todas as informações ficam centralizadas em um único local. 

No entanto, o sistema ainda requer uma equipe dedicada para manutenção e processamento manual dos dados para realização de cálculos, o que pode consumir bastante tempo e esforço. 

Digital

A folha de ponto digital ou eletrônica é uma alternativa mais moderna e eficiente para o controle de jornada, que tem se tornado cada vez mais comum nas empresas.

Segundo dados da Gallagher, 54% das companhias participantes da pesquisa confirmaram o desejo de implementar ou atualizar tecnologias voltadas para o RH, como o registro de ponto eletrônico, até 2025.  

Para monitorar a jornada dos colaboradores, o ponto digital utiliza tecnologias como aplicativos, softwares e dispositivos eletrônicos para registrar os horários. 

Os colaboradores podem marcar o ponto por meio de celulares, computadores, tablets ou terminais eletrônicos, com o auxílio de recursos como o reconhecimento facial, biometria e até mesmo geolocalização. 

Além de oferecer precisão nos registros, os sistemas digitais integram automaticamente os dados, o que facilita os cálculos e a elaboração de relatórios. 

Outra vantagem é a flexibilidade, que permite às empresas manter um controle eficiente da jornada mesmo com equipes remotas ou em diferentes localidades. 

Embora demande um investimento inicial em tecnologia, o modelo digital compensa pela redução de erros, fraudes e pelo ganho de eficiência na gestão de pessoas.

Como fazer folha de ponto sem erros? Saiba o que considerar

Para garantir a precisão e eficiência no registro de ponto na sua empresa, é necessário considerar alguns fatores.

Como se trata de uma exigência legal, o primeiro passo é conhecer as normas estabelecidas pela legislação brasileira e sempre manter-se atualizado sobre mudanças que possam impactar no documento. 

Além disso, confira algumas dicas práticas que garantem maior confiabilidade nos registros e evitam possíveis ações trabalhistas:

• Escolha o sistema mais adequado: considere detalhes como o número de colaboradores, recursos disponíveis e praticidade no controle, para avaliar qual é o melhor método de registro de ponto para a sua empresa;
• Oriente os colaboradores: capacite a equipe sobre a importância do registro correto e a responsabilidade de cumprir os horários estabelecidos, bem como sobre como utilizar o sistema implementado pela empresa;
• Realize auditorias periódicas: verifique os registros regularmente para identificar inconsistências e corrigi-las com agilidade. Aproveite esse momento para analisar também a eficiência do sistema de ponto;
• Automatize os processos: opte por sistemas digitais integrados que minimizam erros manuais, como inconsistências nos horários registrados ou cálculos imprecisos;
• Integre os sistemas: implemente plataformas digitais que integrem o controle de ponto com outros sistemas de RH para maior eficiência.

Passo a passo para fazer o cálculo da folha de ponto

A folha de ponto serve como base para garantir que os colaboradores recebam seus salários de forma justa e que a empresa cumpra com as exigências legais. 

Confira alguns passos essenciais para realizar o cálculo correto de acordo com os dados descritos na folha.

• Registre os horários trabalhados: certifique-se de que todos os horários da jornada estão devidamente registrados na folha de ponto, seja de forma manual, mecânica ou eletrônica;
• Calcule as horas totais trabalhadas: subtraia os intervalos intrajornada (almoço ou descanso) do total de horas registradas;
• Identifique horas extras ou faltas: verifique se o funcionário ultrapassou a jornada padrão de 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Por exemplo, se ele trabalhou 9 horas por dia durante cinco dias, ele fez 5 horas extras na semana. Da mesma forma, calcule faltas ou atrasos;
• Aplique os adicionais legais: se houver pagamentos a mais, como adicional noturno ou horas extras, aplique o valor correspondente para calcular o total a ser pago ao trabalhador;
• Considere os dias de descanso: lembre-se de incluir no cálculo o Descanso Semanal Remunerado (DSR) e outras pausas previstas na legislação.

RH da TOTVS

Os processos de registro de ponto e cálculos demandam atenção, tempo e eficiência para uma gestão correta, alinhada à legislação trabalhista e capaz de gerar insights relevantes para a empresa.

Para simplificar essas tarefas e, principalmente, otimizá-las, os sistemas para RH da TOTVS apresentam a tecnologia completa para acompanhar toda a jornada do colaborador.

Além de facilitar o cumprimento das exigências legais, as soluções desenvolvidas pela TOTVS promovem a eficiência na gestão de pessoas, permitindo que a empresa concentre esforços em ações voltadas ao desenvolvimento e engajamento da equipe.

As funcionalidades incluem ponto eletrônico com múltiplas formas de registro, gestão de escalas com cálculos automáticos, controle de jornadas e relatórios estratégicos.

Conheça os sistemas para RH da TOTVS e otimize a gestão de pessoas no seu negócio!

Conclusão

Especialmente por se tratar de um documento obrigatório para as empresas, realizar uma boa gestão da folha de ponto é fundamental para que os processos funcionem de forma adequada. 

Desde a compreensão das regras estabelecidas pela CLT até a escolha do sistema mais adequado, cada passo contribui para a criação de um ambiente de trabalho mais justo e transparente. 

Como vimos neste conteúdo, as soluções digitais têm se mostrado particularmente vantajosas nesse cenário. Elas oferecem precisão, integração e facilidade de uso, aspectos fundamentais em um mundo dinâmico de evoluções tecnológicas constantes.

O auxílio da tecnologia, aliado a boas práticas, torna o controle das jornadas de trabalho muito mais prático, garantindo que os deveres do empregador sejam cumpridos e que os colaboradores recebam seus direitos.

Aproveite para complementar essa leitura com o nosso conteúdo sobre atrasos no trabalho e compreenda como lidar corretamente com essas situações que impactam nos registros de ponto.