RH digital: o que é, como funciona e como implementar

No momento em que estamos vivendo, em que a transformação digital já é uma certeza, a tecnologia se apresenta como um meio de resolver problemas de todos os setores de uma empresa. Esse é o caso do RH digital.

De forma geral, a modernização e a digitalização abraçaram todos os aspectos da vida das pessoas e da rotina das empresas.

No caso do setor de recursos humanos, operar em um ambiente digital, auxiliado por plataformas modernas e metodologias inovadoras, altera significativamente seu nível de entrega – de maneira positiva, claro!

Além disso, contribui para a relevância do setor em um caráter mais global no contexto da organização, uma vez que o posiciona como um criador de soluções eficientes para as dores do negócio.

Neste conteúdo, você vai conferir um guia completo sobre o assunto, entendendo sua importância, seu funcionamento, as vantagens e como implementar o modelo digital em seu negócio.

Basta seguir a leitura!

O que é RH digital?

O RH digital é uma forma de otimizar processos em que as tecnologias sociais, móveis, analíticas e de nuvem (ou “SMAC”) são aproveitadas para tornar o RH mais eficiente, eficaz e conectado.

O mercado está se tornando mais digitalizado e competitivo, portanto, é preciso investir em ferramentas que façam com que sua empresa se destaque.

Além disso, o setor de recursos humanos é peça fundamental no desenvolvimento do negócio.

Para você ter noção de como o RH digital já possui certa imersão no mercado, vale buscar os dados de uma pesquisa latinoamericana da Deloitte.

De acordo com os dados obtidos, cerca de 81% das organizações já consideram o RH digital “importante ou muito importante”.

Além disso, 56% das companhias afirmaram que buscam transformar os processos do setor de forma a incorporar as novas tecnologias, como móveis e digitais.

RH 4.0

O RH 4.0 é um conceito um pouco mais amplo que o RH digital.

Serve como framework para que a empresa desenvolva suas estratégias de gestão de pessoas e recursos dentro de um cenário em que a 4ª Revolução Industrial seja realidade.

Não por menos, RH 4.0 é uma resposta direta do setor de RH ao movimento de transformação da indústria.

É uma forma de pensar o RH como um setor realmente diferente: mais automatizado, menos manual e burocrático, com foco em atividades estratégicas e menos tempo desperdiçado nas ações repetitivas e de pouco valor agregado.

No entanto, vale reforçar que o RH 4.0 em si busca se distanciar da imagem de um setor que “resolve burocracias”.

Na verdade, a inovação busca posicionar o setor como fundamental para a qualificação do negócio, atraindo e selecionando novos talentos, bem como agindo diretamente na manutenção da cultura organizacional.

Ou seja, o RH 4.0 é um movimento que busca transformar o setor de forma que contribua diretamente para a melhoria estratégica da organização. 

E o que isso significa? Mais produtividade, melhor retenção de talentos e aumento da performance como um todo. 

Tudo isso com o uso de tecnologias e inovações como:

• Design Thinking;
• Aplicativos mobile;
• Metodologias ágeis;
• Inteligência artificial;
• Centros de operações;
• Plataformas de analytics;
• Plataformas de RH integradas;
• Dashboards interativos, com atualização em tempo real;
• Foco no capital humano, com abordagem que contribua para a experiência do funcionário.

Como funciona o RH digital?

O RH digital funciona com a implementação de tecnologias no setor de recursos humanos, bem como com a adição de metodologias inovadoras na composição da estratégia da empresa.

É necessário integrar a cultura organizacional, as tecnologias utilizadas pelos funcionários e o engajamento.

Os três pilares que vão reduzir as barreiras de comunicação e possibilitar uma verdadeira transformação no trabalho do RH e na forma com que a experiência do colaborador se desenvolve na empresa.

O principal objetivo desse processo é facilitar a rotina do setor, permitindo que os funcionários foquem em outras demandas e ações mais estratégicas na gestão de pessoas.

A partir disso, você pode estruturar um novo ambiente de trabalho, com um fluxo de tarefas mais eficiente, ágil e assertivo, bem como uma equipe mais produtiva. 

O papel da gestão nesse novo cenário

Com um cenário digitalizado, de processos automatizados e tecnologias otimizando a rotina, o papel da gestão passa a ser muito mais estratégico. 

Ao automatizar tarefas, as ferramentas digitais de RH permitem esse foco e ainda ajudam na tomada de decisões.

Isso acontece porque os sistemas reúnem indicadores de desempenho e dados que podem trazer insights relevantes para a evolução do negócio.

Além disso, a gestão também tem um papel importante no fortalecimento e manutenção da cultura organizacional, que precisa estar alinhada às transformações digitais. 

6 elementos do RH Digital

Há tempos, o setor de recursos humanos de uma empresa deixou de ser apenas burocrático, encarregado de cuidar de contratações, manutenção e demissões.

Além de processos como pagamento de funcionários, o RH é responsável também pela gestão de pessoas e por garantir a manutenção da cultura organizacional.

A digitalização do setor facilita tarefas estratégicas, na medida em que usa recursos da inteligência artificial para compreender melhor as pessoas.

Com tecnologias como essas, é possível avaliar como contribuir para que a empresa alcance os seus objetivos.

Veja a seguir os principais elementos impactados com o uso do sistema digital:

1. Processo seletivo online

A tecnologia permite que os processos de seleção de novos colaboradores sejam mais rápidos e eficientes.

As entrevistas podem, inclusive, ser feitas online ou com o uso de games corporativos. Além disso, os dados dos candidatos podem ser analisados por meio do people analytics.

Essa ferramenta processa um grande volume de dados para que a empresa tenha uma visão mais precisa do perfil das pessoas.

Dessa forma, fica mais fácil identificar qual é o profissional mais adequado para uma função, por exemplo.

Essa solução também consegue analisar o desempenho do capital humano, facilitando a promoção de colaboradores.

2. Armazenamento em nuvem

A utilização da computação em nuvem para armazenar dados da empresa tem sido uma alternativa segura e eficiente.

Isso porque somente pessoas autorizadas podem acessar essas informações, que são altamente protegidas contra invasores.

Isso diminui as chances de ataques virtuais contra a organização.

Também é uma maneira de promover uma redução de custos, já que dispensa a utilização de servidores físicos, que exigem mais manutenção.

Dessa forma, a companhia obtém mais vantagens, desembolsando menos recursos.

3. Ponto eletrônico

O controle de ponto agora pode ser feito de maneira muito mais eficaz e simples. 

Com o ponto eletrônico, é possível ter acesso ao espelho do movimento diário do colaborador, além de gerir a marcação de ponto.

Essa ferramenta permite também a integração direta com a folha de pagamento, fazendo a gestão integrada de RH.

A solução dá a possibilidade ao setor de fazer a escala e o controle de horários dos colaboradores, incluindo os que trabalham de forma remota.

Da mesma forma, o banco de horas dos profissionais também é contabilizado automaticamente.

4. Medicina e segurança do trabalho

Parte essencial da administração de recursos humanos é a medicina e segurança do trabalho.

Com a digitalização do setor, é possível fazer o gerenciamento dos cadastros essenciais para saúde, segurança e administração das exigências do eSocial.

O agendamento de exames é feito de forma automática, além de o setor ter acesso ao prontuário médico do colaborador.

Sistemas de gestão de RH também oferecem relatórios de indicadores gerenciais para o uso estratégico do setor.

5. Soluções mobile

Outra tendência da digitalização do RH é a utilização de soluções para dispositivos móveis.

Em alguns casos, elas são operacionais, como os aplicativos que substituem o antigo relógio de ponto por um controle de presença por geolocalização.

Os dados como horário de entrada e saída, inclusive de equipes remotas, são enviados diretamente ao sistema, sem que um funcionário precise registrá-los. 

Além disso, as empresas estão adotando soluções mobile no momento da seleção de profissionais.

Os candidatos conseguem participar do processo mesmo a distância, o que facilita a captação de pessoas de outras cidades ou regiões.

6. Business Intelligence

O Business Intelligence coleta, organiza e analisa os dados da empresa com a finalidade de obter informações essenciais para seu crescimento.

Assim, é possível identificar padrões e tendências, além de verificar comportamentos.

Aplicado ao planejamento estratégico de RH, o Business Intelligence pode desenvolver o capital humano da organização e aumentar a produtividade.

Também oferece a possibilidade de fazer ajustes nas estratégias para colocar a empresa no caminho certo, a fim de alcançar seus objetivos.

Quais são as vantagens do RH digital?

Do mesmo modo que a tecnologia transformou a vida das pessoas, ela também já impacta o dia a dia do setor de RH.

Hoje, você sabe o que o RH digital pode proporcionar à empresa? Exploramos algumas das vantagens abaixo:

Segurança de dados

Com o modelo digital, é natural que os processos se tornem cada vez mais simples de realizar. Esse é um reflexo direto da infraestrutura tecnológica que assegura o funcionamento do setor, com base num sistema de RH completo.

Ele serve tanto como meio para realizar as atividades quanto como local de segurança para as informações.

Desse modo, nenhum dado sensível dos colaboradores deixa as imediações do setor de RH – ficando restrito apenas aos funcionários autorizados.

Aqui, não falamos apenas de salários e gestão de benefícios, mas também de informações como controle de férias, emissão de holerites e ponto digital, por exemplo.

Organização

Com a digitalização do setor de Recursos Humanos, a sua empresa evolui o nível de organização das informações. 

Dispense todos os arquivos físicos e passe a armazenar qualquer documento na nuvem, facilitando o acesso e a manutenção dos arquivos.

Esse é um fator essencial para algumas atividades, como o recrutamento e seleção de talentos.

Com auxílio de um sistema de RH completo, você automatiza todo banco de currículos, organizando-os conforme os critérios da empresa – agilizando uma parte importante da etapa de contratação.

Modernização

Ao substituir os sistemas legados por uma plataforma de nuvem integrada com uma infraestrutura digital sólida, você atualiza as ferramentas de aprendizado, recrutamento e gerenciamento de desempenho.

É uma forma de facilitar o gerenciamento do capital humano, encurtando distâncias e tornando todo o engajamento do setor com os colaboradores mais simples.

Economia de recursos

Por fim, o RH digital permite que sua empresa reduza os custos operacionais relacionados à gestão de pessoas. Em especial, destacamos os gastos de armazenamento e todo o gerenciamento de documentos físicos.

Um sistema de RH completo elimina a necessidade de uso massivo do papel, permitindo que as tarefas sejam realizadas digitalmente.

Além disso, a tecnologia pode revolucionar a forma com que a empresa lida com algumas tarefas, como seleção de talentos, qualificação de colaboradores e engajamento da equipe.

Com ferramentas digitais, é possível encurtar o trabalho manual em cima dessas atividades, medindo cada parte do ciclo de vida do funcionário na empresa.

Assim, é mais fácil – e mais barato – tomar decisões relevantes para o negócio.

Como o RH digital impacta os processos no setor?

A função do RH é atuar como uma engrenagem vital no funcionamento de uma organização.

Com a crescente importância do setor como um braço estratégico de negócios, a transformação digital se tornou um alvo muito mais relevante para os líderes desse setor.

A grande verdade é que a transformação digital está alterando de forma tectônica o modus operandi do RH tradicional.

Ações como o recrutamento por vídeo já são realidade em muitas empresas, mas há ainda outras inovações mais profundas, como a recomendação sobre a utilização de wearables no local de trabalho.

Mas, em geral, o efeito do RH digital tem tudo para ser muito positivo. 

Entre outros impactos, essa digitalização pode transformar o setor de muitas maneiras. Confira as principais:

Otimizar a rotina

O RH digital pode automatizar qualquer processo manual demorado, permitindo que você e seu time se concentrem de forma a serem mais produtivos e importantes no aspecto estratégico do negócio.

Afinal, pense bem: qualquer organização com um grande número de funcionários terá dificuldade em gerenciar suas informações no papel.

O modelo digital permite que os profissionais de RH otimizem os fluxos de trabalho para melhorar o gerenciamento geral, alcançando melhores níveis de entrega.

Comunicação mais eficaz

Um setor de recursos humanos digital simplifica o processo de acesso às informações essenciais de todos os funcionários, assim como a tomada de decisões, pois todos os dados ficam instantaneamente acessíveis e atualizados.

É algo que facilita a comunicação entre os profissionais do setor e de toda a empresa, agilizando seus processos e evitando longas interrupções.

Nesse caso, é um ganho e tanto no quesito transparência.

Além disso, no modelo digital, é possível manter todos os dados organizacionais, informações e conteúdos em um local seguro centralizado.

Agilidade nos processos

Todo esse potencial tecnológico favorece  uma rotina operacional mais ágil, que permite que você e sua equipe concluam as tarefas com maior rapidez.

Em especial, as manuais e essencialmente burocráticas.

O auxílio de um sistema digital para o RH é vital nessa conquista, pois possibilita automatizar várias tarefas, bem como monitorar suas execuções de modo a entender o nível de produtividade exercido.

É possível, por exemplo, realizar toda a gestão de documentos de forma online e digital.

Assim, além de reduzir custos com armazenamento, você tem em mãos um sistema que protege todos os documentos e arquivos, bem como facilita o acesso.

Entre outros benefícios relacionados, podemos elencar:

• melhor e mais eficiente controle de férias;
• criação de holerites de forma automática;
• digitalização dos contratos de prestação de serviços;
• centralização e armazenamento de atestados médicos, relatórios de desempenho e pedidos de licença na nuvem.

Inovação

E o que é a adição de tecnologia em um processo se não a inovação, pura e simples?

No setor de RH, é uma necessidade que visa a alinhar o setor às mudanças que imperam em outros setores do negócio, como o operacional.

Assim, o sistema digital busca não apenas trazer novas tecnologias para seu dia a dia, mas realmente reformular a cultura do setor e da organização.

Desse modo, é possível implementar metodologias e frameworks inovadores na forma de gerir as pessoas, não apenas no seu dia a dia produtivo, mas também na sua posição como também dentro da organização, na sua qualificação etc.

Como tornar o RH mais digital?

Primeiro de tudo, não pense no RH Digital como uma forma de complicar os processos. Trata-se exatamente do contrário.

Por isso, entender como implementar essa mudança no RH deve começar de forma simples: com perguntas!

“Quais áreas dos nossos processos de RH precisam de uma reforma digital?” 

Pergunte isso tanto aos funcionários quanto à diretoria. É preciso entender a visão de todos sobre quais partes, tarefas e funções eles acham que deve ser digital.

Isso, é claro, resultará em uma longa lista de ideias.

A próxima coisa que você precisa fazer é priorizar essas ideias com base em dois critérios: impacto e esforço.

O impacto diz respeito ao impacto comercial da digitalização das ideias. O esforço envolve o tempo e o dinheiro necessários para digitalizar as ideias.

Esta matriz será o seu ponto de partida: comece com as ideias de alto impacto e baixo esforço. Eles o ajudarão a construir o modelo digital de RH e a colocá-lo em ação rapidamente.

É importante que os líderes entendam que, para abraçar essa digitalização, é preciso de uma real alfabetização em dados.

A melhor forma de proporcionar isso é por meio de um sistema RH completo, que integre as informações, facilite o controle dos dados e dê mais transparência às tarefas.

Além disso, a adoção de metodologias inovadoras para a resolução de problemas e execução de projetos, como design thinking, também é essencial.

Afinal, falamos de conceitos catalisadores de uma nova face do RH.

É possível tornar o RH humanizado mesmo com a introdução de novas tecnologias?

Com as tecnologias, o RH consegue focar mais nas pessoas e menos nos processos, o que aproxima o setor dos colaboradores e facilita essa gestão mais humanizada.

Muitas pessoas associam a tecnologia a uma eliminação do trabalho humano, mas isso não é real. 

O objetivo das ferramentas é servir de suporte e simplificar a vida do capital humano nas organizações. Na prática, isso tende a refletir nessa aproximação entre funcionários e gestores.

Quando a gestão está focada nos processos, que tomam tempo, investimento e preocupação na rotina, fica mais difícil direcionar essa atenção à equipe.

Como a tecnologia passa a fazer esse trabalho operacional por você, de maneira muito mais rápida, eficiente e com menores chances de erro, sobra tempo para se dedicar ao acompanhamento da equipe e seu desempenho.

Nesse cenário, as pessoas passam a ser o centro da gestão e não mais os processos ou a própria tecnologia, o que impacta positivamente no clima organizacional e no desempenho da equipe.

TOTVS RH

Na medida em que essas tecnologias ganham maturidade, as possibilidades de aplicações aos diferentes setores de uma empresa também aumentam.

Os sistemas e ferramentas TOTVS RH oferecem soluções que automatizam o setor de recursos humanos, proporcionando mais produtividade para sua empresa.

Deste modo, é possível que o RH foque mais no capital humano do que em processos burocráticos.

Nossas tecnologias são completas e irão apoiar no desenvolvimento do seu negócio, indo desde o departamento pessoal até a disponibilização de dados de performance que apoiem gestores a definir os melhores indicadores de RH.

Assim, o setor se torna mais estratégico, digital, seguro e eficiente, capaz de montar um PDI com mais informações do funcionário.

Ou seja, uma ponta para o verdadeiro RH digital em seu negócio.

Quer saber mais sobre o que nossas soluções podem proporcionar para o seu negócio?

Conheça as tecnologias TOTVS RH para entender tudo que um portfólio de soluções completo, moderno e integrado pode fazer pela sua empresa!

Conclusão

Uma realidade importante em qualquer transformação digital é que a tecnologia, por si só, não vai construir cultura ou envolver os funcionários.

Criar um trabalho significativo, que inclua todo o quadro de colaboradores na estratégia digital, será ainda mais importante do que no passado, especialmente com a “ultraconectividade” das novas gerações.

Dentro do contexto corporativo, os funcionários buscam um propósito para o que fazem no trabalho.

É preciso estar atento, visto que os colaboradores costumam relutar no uso de novas tecnologias se o trabalho em si ou o conteúdo dos aplicativos com os quais eles interagem não for intuitivo, relevante e motivador.

Os colaboradores devem saber que têm espaço para criar o futuro ao serem capacitados para inovar.

E o setor de RH deve manter um olho em toda essa dinâmica, potencializando o seu dia a dia e cumprindo com os objetivos do negócio.

E onde fica a parte burocrática? Isso mesmo: a cargo da tecnologia, sob regimes de tarefas automatizadas, que são realizadas de forma autônoma, com auxílio de IA e machine learning.

Agora que você sabe o caminho para o RH digital, que tal testar na sua empresa?

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