Pagamentos não registrados, tributos esquecidos e dificuldades em auditorias. Com o tempo, multas acumuladas, reputação da empresa comprometida e confiança cada vez menor dos investidores.
Esse cenário, infelizmente, é real para muitas organizações que não contam com um processo de compliance financeiro bem estruturado.
O conceito tornou-se ainda mais relevante com o aumento das exigências legais e da complexidade regulatória nos últimos anos, mas ele vai muito além do cumprimento de regras: é uma estratégia essencial para o crescimento sustentável de qualquer negócio.
Para saber como esse processo funciona na prática, quais suas vantagens, desafios e como a tecnologia pode torná-lo mais eficiente, é só continuar a leitura!
Entenda o que é compliance
Compliance significa estar em conformidade com normas, regulamentos e boas práticas estabelecidas para um determinado setor ou atividade.
Esse conceito tem como objetivo garantir que as empresas sigam leis específicas, padrões internos e exigências de órgãos reguladores para que as operações sejam realizadas de forma ética e transparente.
Para isso, um bom programa de compliance envolve desde a criação de políticas internas até a aplicação de auditorias regulares.
Neste contexto, o compliance financeiro surge como uma área crítica para qualquer negócio, como veremos a seguir.
O que é compliance financeiro
O compliance financeiro engloba todas as normas, diretrizes e processos adotados pela empresa para assegurar que suas operações financeiras estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
Isso envolve diversas práticas, como:
- Controle de fraudes;
- Auditoria financeira e fiscal;
- Transparência em transações;
- Prestação de contas às autoridades competentes.
Essas ações contribuem diretamente para uma gestão mais eficiente dos recursos da empresa e, consequentemente, para a redução de falhas em processos contábeis, otimização de alocação do capital e credibilidade no mercado.
Como os controllers desempenham um papel crítico no compliance financeiro?
Também conhecidos como gestores de controladoria, os controllers desempenham um papel estratégico nas empresas, especialmente por atuarem garantindo que as transações financeiras sejam registradas corretamente e repassadas aos executivos decisores.
Ou seja, eles asseguram que todos os processos de finanças e contabilidade sejam desempenhados exatamente como o esperado, gerando os insights necessários para decisões mais assertivas e eficazes.
Na dinâmica atual, são esses profissionais que se destacam na promoção de uma cultura de integridade e conformidade no mundo das finanças.
No entanto, o valor desse gestor vai além.
Parte do trabalho de um controller também envolve a criação e implementação de políticas para acompanhar a precisão e a integridade dos dados, além da administração dos relatórios contábeis.
Isso faz com que essa posição tenha uma função importante dentro de uma companhia, não só supervisionando equipes, mas tomando decisões e cuidando de outros quesitos indispensáveis para a área financeira, como o atendimento ao compliance.
A atuação decisiva dos controllers em relação ao compliance financeiro está intimamente ligada a certificar que todas as transações da companhia estejam dentro dos padrões regulatórios e, é claro, da legislação vigente.
Logo, todos os orçamentos e relatórios financeiros devem refletir a situação real, com informações relevantes, confiáveis e precisas, de modo que a segurança e transparência também estejam presentes nos levantamentos.
Porém, essa nem sempre é uma tarefa simples. O papel que os profissionais desempenham exige ter amplo conhecimento sobre os procedimentos da empresa, do mercado e da situação econômica atual.
No entanto, manter atenção a três requisitos básicos, garante a assertividade no trabalho dos gestores de controladoria, sendo eles:
1. Registros
O cuidado com os dados registrados e compartilhados pela empresa envolve a transparência e a confiabilidade, mas quando há sistemas completos que processam grandes volumes de transações, essa atividade se aproxima ainda mais da instrumentalidade, assegurando a confiabilidade das operações.
Assim, os controllers sustentam os requerimentos legais, o desenvolvimento das operações e o atendimento às condições do mercado – fatores essenciais para evitar fraudes, perda de contratos e danos à imagem do negócio.
2. Auditoria interna
Outra questão essencial relacionada à atuação dos controllers no compliance financeiro é a supervisão das auditorias internas. Isso tem a ver com os processos regulatórios e com os ajustes à legislação.
Ou seja, tudo precisa estar de acordo com os requerimentos legais e com as políticas internas, garantindo processos e informações bem ajustados.
Ao acompanhar as auditorias, esses profissionais ainda se tornam aptos a manter a estrutura interna funcionando exatamente como deveria, com processos ajustados e transparentes, além de informações seguras para a tomada de decisões assertivas.
3. Gestão de riscos
Por fim, mais uma grande função dos controllers envolve a gestão de riscos, afinal, eles devem usar sua experiência para avaliar e mitigar impactos associados às atividades financeiras – que podem trazer grandes perdas à organização se não observadas de perto.
A boa gestão, quando se fala em riscos, é essencial para que a imagem da empresa seja bem mantida diante do público e do mercado.
Com ela, a prevenção e a detecção de fraudes ou até mesmo de multas e sanções de órgãos reguladores são realizadas com antecedência.
Vantagens de implementar o compliance financeiro
Muito além de garantir a conformidade com a legislação vigente, as práticas de compliance melhoram a governança corporativa, fortalecem a credibilidade da organização e minimizam riscos operacionais e financeiros.
Os benefícios são inúmeros, mas vale destacar alguns deles, como:
- Tomada de decisão mais estratégica: o acesso a dados financeiros organizados e auditáveis contribui para uma tomada de decisão informada e mais precisa;
- Redução de riscos e fraudes: com processos bem estruturados e um monitoramento contínuo, é possível minimizar as chances de erros contábeis, fraudes e descumprimentos regulatórios;
- Adequação às exigências fiscais e regulatórias: ao manter a conformidade com normas, é possível evitar multas, sanções e complicações jurídicas que poderiam comprometer a saúde financeira do negócio;
- Melhoria na reputação e credibilidade da marca: ao implementar boas práticas de compliance financeiro, sua empresa conquista a confiança de clientes, parceiros e investidores, o que fortalece a imagem da marca no mercado;
- Maior eficiência operacional: ao automatizar processos e padronizar atividades financeiras rotineiras, você agiliza auditorias, melhora o fluxo de aprovação de despesas e investimentos, otimiza o tempo da equipe e reduz retrabalho.
Desafios do compliance na gestão financeira
Parte dos desafios dos gestores de controladoria na conformidade com o compliance financeiro está no uso de planilhas.
A verdade é que as inserções manuais e o acompanhamento dessas ferramentas não automatizadas acabam sendo sinônimo de erros que poderiam ser evitados, especialmente quando há um grande volume de transações.
No final das contas, esses controles paralelos se tornam grandes inimigos nos esforços para trazer mais transparência aos dados e processos corporativos, especialmente no setor financeiro.
Assim, todo o empenho para a conformidade acaba ficando sempre com um pequeno nível de alerta, sem a completa segurança sobre a integridade das informações.
Além disso, outros desafios comuns incluem:
- Falta de padronização nos processos financeiros, levando a inconsistências e dificuldades na gestão do compliance;
- Informações descentralizadas, que podem dificultar auditorias e tomadas de decisão baseadas em dados confiáveis;
- Dificuldade em acompanhar mudanças regulatórias, tornando o processo de conformidade mais complexo e suscetível a falhas;
- Riscos de fraudes internas e externas, especialmente quando não há sistemas eficientes para o monitoramento e prevenção desses casos;
- Falta de integração entre áreas, dificultando a comunicação e o alinhamento estratégico na gestão financeira empresarial.
Diante de situações como essas, a tecnologia entra como grande aliada dos controllers.
Como implementar um compliance financeiro eficiente?
Para vencer os desafios e aproveitar os benefícios do compliance financeiro, é importante definir uma estratégia eficiente.
Isso exige atenção não apenas à regulamentação financeira, mas também a alguns pontos internos que devem ser muito bem administrados.
Confira alguns desses passos essenciais para manter a conformidade financeira na empresa a seguir.
Crie um código de ética e conduta
O código de ética e conduta estabelece diretrizes claras sobre as práticas aceitáveis dentro da organização, alinhando padrões de comportamento para colaboradores, gestores e parceiros.
Esse documento aborda questões como prevenção à corrupção, uso responsável de recursos financeiros, sigilo de dados, contrato de fornecedores e relacionamento com clientes.
Todas essas informações devem ser acessíveis aos colaboradores e o documento precisa ser atualizado constantemente para refletir mudanças regulatórias e estratégicas da empresa.
O objetivo, na área financeira, é justamente garantir que as transações sejam realizadas de forma ética, transparente e em conformidade com a legislação.
Estabeleça fluxos de aprovação
Definir fluxos de aprovação é uma maneira de agilizar processos, prevenir fraudes e reduzir erros, bem como identificar gargalos mais rapidamente.
Com regras bem definidas e ferramentas de monitoramento, processos como liberação de pagamentos, validação de contratos e aprovação de investimentos se tornam mais ágeis e seguros.
Além disso, a automação desses fluxos permite rastrear e documentar cada etapa da operação, garantindo auditorias eficientes e conformidade com normas regulatórias.
Ofereça treinamentos
Para implementar um programa de compliance eficaz, é fundamental que todos os colaboradores compreendam a importância de cada etapa e saibam colocá-las em prática no dia a dia.
Um bom treinamento de compliance financeiro ajuda nesse ponto, garantindo que todos os profissionais tenham acesso ao mesmo nível de conhecimento e saibam como agir diante de situações que possam comprometer a conformidade da organização.
O ideal é promover capacitações periódicas sobre temas relevantes, como normas financeiras, combate à lavagem de dinheiro, boas práticas contábeis e uso adequado de sistemas de gestão.
Centralize dados
Os dados são grandes aliados das organizações atuais, independentemente de tamanho ou setor de atuação, e gerenciá-los corretamente é parte fundamental das práticas de compliance.
Segundo pesquisa da PwC, 92% das empresas entrevistadas consideram o uso ético e moral dos dados parte fundamental de suas estratégias.
Neste cenário, a gestão dos dados financeiros pode ser um desafio, especialmente quando há um grande volume de informações para processar.
Sem um sistema estruturado, dados dispersos dificultam auditorias, aumentam riscos de erros e comprometem a tomada de decisões estratégicas.
A chave para evitar esses problemas é centralizar as informações.
Com o apoio de ferramentas de compliance financeiro, é possível consolidar informações fiscais, contábeis e regulatórias em um único ambiente, facilitando o controle das finanças e mantendo uma boa governança de dados.
Invista em tecnologia
A tecnologia tem um papel fundamental na otimização do compliance aplicado à área financeira.
Soluções como sistemas de gestão financeira, inteligência artificial e automação ajudam a monitorar transações, identificar padrões de risco e garantir conformidade com as regulamentações.
Além disso, soluções de armazenamento em nuvem e blockchain aumentam a transparência e a segurança dos dados. Isso torna os processos mais ágeis, seguros e eficientes.
Tecnologias para gestão de compliance
Com a digitalização dos processos, é possível reduzir erros humanos e aprimorar a tomada de decisões estratégicas, fortalecendo a governança corporativa do seu negócio.
As soluções em nuvem, por exemplo, permitem que a tesouraria saia de uma posição simplesmente operacional e possa tomar seu lugar como agente estratégica da corporação.
Dessa forma, os gestores têm maior facilidade em manter todas as operações alinhadas às normas e princípios da empresa, bem como às exigências regulatórias.
Em outras palavras, o uso de soluções desenvolvidas especialmente para a tesouraria e finanças proporciona:
- Conformidade e visibilidade das informações: os dados são inseridos de maneira mais ágil e segura e ficam dispostos com clareza e organização, possibilitando a criação de relatórios e outros recursos essenciais para uma tomada de decisão mais eficaz.
- Registros de movimentações de usuários: com a tecnologia, todos os acessos, inserções e movimentações ficam registrados. Assim, é possível saber quais ações foram realizadas e quem as realizou.
- Notificação de erros por intervenção humana durante a execução de processos: caso haja qualquer falha ou inconsistência nos registros, o software oferece avisos imediatos para que os ajustes necessários sejam realizados.
- Notificação de processos em situações críticas: da mesma forma, há avisos com relação a problemas com qualquer procedimento, especialmente em momentos delicados.
- Aumento da capacidade de intervenção, gestão e controle sobre áreas sensíveis: os controllers têm domínio sobre todos os processos, inserções e movimentações realizadas, mantendo o controle e a supervisão de todas as questões que envolvem as finanças e a tesouraria.
TOTVS Gestão Financeira – Linha Gesplan
No esforço de conduzir a gestão de tesouraria a um patamar de mais conformidade legal, o uso de um sistema para a gestão completa das operações financeiras e covenants é essencial.
Isso pode posicionar a área financeira como um pilar estratégico para os esforços de compliance em toda a empresa.
Neste contexto, o TOTVS Gestão Financeira – Linha Gesplan surge como uma solução completa e integrada para otimizar processos, garantir conformidade e proporcionar mais transparência às decisões financeiras.
A plataforma permite maior controle sobre riscos, automatiza operações críticas e assegura que todas as movimentações financeiras estejam alinhadas às regulamentações vigentes.
Veja alguns dos benefícios da solução para o compliance financeiro e gestão do seu negócio:
- Integridade e conformidade com as regras locais e internacionais (SOX, IFRS);
- Contabilização automatizada, integrada aos principais ERPs do mercado;
- Controle do custo financeiro e maior visão sobre necessidades – ou não – de alavancagem;
- Integração automática das informações financeiras e contábeis;
- Maior visibilidade de risco de crédito e liquidez, podendo evitar maior custo de dívida;
- Eficiência dos controles internos, assegurando maior exatidão nas demonstrações contábeis.
Conclusão
O compliance financeiro é uma estratégia essencial para garantir a integridade, transparência e eficiência na gestão empresarial.
Isso traz mais segurança na tomada de decisões e maior capacidade de adaptação às exigências do mercado.
Para conseguir esses benefícios, é importante integrar tecnologia, padronizar processos e investir na capacitação da equipe para estruturar boas práticas de compliance na empresa.
Com uma abordagem estratégica, um ambiente financeiro bem estruturado e sistemas eficientes, como o TOTVS Gestão Financeira – Linha Gesplan, é possível não só reduzir riscos, como também fortalecer a reputação e a sustentabilidade do negócio no longo prazo.Aproveite para complementar essa leitura com o nosso conteúdo sobre compliance regulatório e confira dicas para manter a conformidade em diferentes áreas do negócio.
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