Algumas operações são críticas para manter a saúde financeira de um negócio. Entre elas, está a conciliação de cartões, que é uma parte importante do fluxo de caixa e possibilita que as empresas verifiquem as informações sobre as vendas realizadas com esse meio de pagamento.
Desse modo, a origem do pagamento pode ser rastreada até que o dinheiro esteja disponível na conta da organização. O que facilita identificar erros em processos, inconsistências financeiras e fraudes.
Quer saber mais? Leia e aprenda sobre o conceito e descubra como isso é feito em empresas de médio a grande portes. Acompanhe!
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões envolve a verificação dos dados financeiros apresentados pela operadora. Essas informações dizem respeito às compras realizadas na empresa, a fim de detectar divergências entre valores de pagamento, prazos e descontos.
Se forem encontradas discrepâncias, é necessário contatar o emissor do cartão para verificar a causa e solicitar uma correção. Quanto maior for a companhia, mais importante é a realização desse processo.
Ainda não entendeu? Esse processo é baseado em uma operação, chamada de conciliação financeira — indispensável na gestão empresarial.
Ela ajuda as empresas a obterem resultados mais confiáveis, comparando dados financeiros internos e externos. Assim, é possível verificar se eles têm o mesmo valor ou se há alguma inconsistência, garantindo a saúde monetária da companhia.
Na prática, como funciona o processo?
A conciliação atua como uma espécie de controle de prazos e tarifas cobradas pelos agentes envolvidos na rede de pagamentos. Os processos são, portanto, parte fundamental da gestão financeira de uma organização.
Quando uma empresa vende com cartão, vários agentes estão envolvidos na transação. Por exemplo, bandeiras de cartões são formadas por um consórcio de instituições financeiras e definem prazos, regras e restrições para sua utilização.
Por outro lado, o adquirente decide as taxas, juros e compensações, e a empresa faz a venda. Todo o processo é interligado por um sistema robusto projetado para registrar e transmitir informações sobre as transações.
Além disso, o prazo para que as compras com cartão de crédito sejam repassadas aos lojistas é de 30 dias após a transação. O preço de compra é deduzido de despesas como taxas de transporte e aluguel de máquinas.
No entanto, nenhum sistema é perfeito. Por exemplo, as vendas processadas na máquina e no software da empresa podem não ser registradas como feitas na operadora.
Outro possível problema envolve a cobrança de taxas exorbitantes. É justamente para controlar essas variáveis que a conciliação existe.
Conceitos relacionados que você precisa conhecer
Você já entendeu que o processo de conciliação é crucial para manter a sustentabilidade contábil de qualquer organização, não é? Mas, unidas a essa operação, existem outros procedimentos semelhantes. Confira mais detalhes abaixo!
Conciliação de vendas
Esse processo trata diretamente da própria reunião de vendas, cuja importância se deve aos erros e inconsistências recorrentes.
Afinal, toda empresa que vende cartões de crédito sabe que revogações ou cancelamentos de transações não cadastradas, duplicadas etc. são comuns.
Conciliação de recebimentos
Depois de revisar todas as vendas, é hora de confirmar as informações com a empresa adquirente sobre as contas a receber do período.
Ou seja, uma vez efetuados todos os boletos, descontos e transferências, o gestor deve comparar o valor esperado do fluxo de caixa com todo o extrato de pagamento da operadora.
Conciliação bancária
Por fim, temos a conciliação bancária. Este processo visa comparar todas as entradas e saídas de pagamentos na conta bancária com os registros internos do departamento de tesouraria da sua empresa.
Como em outros casos, o objetivo aqui é verificar se não há inconsistências que devam ser corrigidas para que os gestores possam operar com valores verdadeiramente confiáveis e comprovados.
Quais são as vantagens de fazer a conciliação de cartões?
Uma das grandes vantagens desse processo é a visão abrangente de todos os custos cobrados pelo adquirente. Também é possível saber o valor exato que será recebido e o prazo para depositar o valor.
Esse controle financeiro facilita um melhor planejamento orçamentário. Por exemplo, se o seu departamento de marketing estiver realizando uma operação de publicidade, ele poderá entender rapidamente a disponibilidade de recursos.
Um benefício adicional dessa abordagem é que ela permite que a empresa adote um comportamento financeiro responsável e recupere o dinheiro que, de outra forma, seria perdido com a venda.
Dessa forma, a conciliação pode ajudar a melhorar as margens de lucro e tornar as empresas mais competitivas no mercado.
Os cartões são um dos meios de pagamento preferidos dos consumidores, tanto pela praticidade quanto pela possibilidade de parcelamento.
Por outro lado, fazer um bom trabalho de conciliação também pode ajudar a aliviar alguns problemas administrativos, sabia?
Nesse sentido, um dos problemas que podem ser evitados é a cobrança incorreta. Isso acontece quando a operadora do cartão descontada a tarifa duas vezes ou diverge do que foi firmado no contrato.
Cancelamentos e chargebacks também podem se tornar problemas comuns para empresas que não realizam conciliações. Isso acontece quando um cliente faz uma compra, mas cancela dentro do prazo permitido por lei, ou têm seu cartão clonado e não reconhece uma compra.
Como fazer conciliação de cartões?
Depois de aprender o que é conciliação e sua importância, você precisa saber como realizar o processo de forma eficaz. Confira as etapas que podem ajudar o seu negócio:
- Registre as vendas diariamente: evite o acúmulo de dados e cadastre todas as operações diariamente. Guarde os comprovantes de venda para detectar eventuais erros cometidos pela operadora;
- Controle as taxas cobradas: monitore as taxas cobradas pelos cartões para identificar possíveis erros, ou mesmo buscar condições mais interessantes com outras operadoras;
- Faça as correções necessárias: assim que forem detectados quaisquer erros, faça as correções necessárias imediatamente. Isso evita o acúmulo de problemas e que eles se tornem incorrigíveis;
- Use uma ferramenta de gestão: use um sistema que auxilie na conciliação de forma otimizada e integrada, a fim de evitar planejamentos ineficazes, dados descentralizados e outras dores de cabeça.
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Além disso, o sistema funciona de modo simples e descomplicado. Tudo o que você precisa fazer é ligar o computador e o PinPad.
Depois disso, a TEF realiza a sincronização com o meio de pagamento — crédito, débito e vale alimentação, refeição e combustível. Isso representa mais poder de compra para seus clientes.
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Conclusão
Agora que você sabe tudo sobre o processo de conciliação de cartões, suas vantagens, e como fazê-lo, coloque-o em prática em sua organização. E para ter ainda mais controle sobre suas finanças, conheça a TOTVS Pagamento TEF.
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