Planejamento orçamentário: o que é, sua importância e como fazer

Uma gestão financeira eficiente é um dos pilares fundamentais para qualquer empresa e o planejamento orçamentário exerce um papel crucial nesse contexto.

Ele serve como um guia para nortear a organização por caminhos futuros ainda desconhecidos. Dessa forma, é capaz de manter a saúde financeira e ainda impulsionar o crescimento do negócio. 

Saber implementar essa ferramenta é essencial para organizar as finanças e se preparar para cenários futuros. 

Por isso, ao longo deste conteúdo, vamos abordar os tipos de plano orçamentário, o melhor momento para elaborar um e ainda compartilhar dicas para ajudar você a desenvolver um documento eficiente.

Continue a leitura para conferir!

O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é uma ferramenta de organização financeira, desenvolvida com o objetivo de gerar uma projeção futura das entradas, saídas e investimentos da empresa dentro de um determinado período.

A ideia é realizar um levantamento de dados para definir quais serão as despesas, receitas e os recursos a serem investidos ao longo desse prazo – normalmente um ano fiscal. 

Dessa forma, você garante uma visão ampla do cenário econômico da empresa, abre espaço para uma gestão financeira mais eficiente e promove tomadas de decisões embasadas em dados concretos.

A importância do plano orçamentário

Com o planejamento e controle orçamentário, é possível identificar oportunidades e ameaças, antecipar cenários, tomar decisões estratégicas baseadas em dados e, com isso, garantir a saúde financeira do seu negócio a longo prazo.

A partir dele, você consegue ter uma visualização mais técnica das ações e gastos necessários para atingir determinados resultados. 

Muito mais do que uma ferramenta de previsão, esse tipo de planejamento contribui diretamente para o crescimento da empresa, bem como para fortalecer a posição competitiva no mercado. 

Nesse contexto, o plano orçamentário traz inúmeros benefícios para a organização. Dentre eles, vale destacar pontos como:

• Direcionamento assertivo dos recursos financeiros;
• Visão clara do cenário econômico da empresa;
• Organização eficiente para alcançar metas;
• Monitoramento otimizado de resultados;
• Ganho de estabilidade financeira;
• Otimização da eficiência operacional;
• Redução de custos e riscos.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Na prática, o planejamento pode ser elaborado de diversas formas, de acordo com as diferentes metodologias existentes. Cada uma delas apresenta uma aplicação e características que funcionam melhor no cenário de cada empresa.

Para encontrar o tipo de planejamento ideal para o seu negócio, confira quais são essas modalidades:

• Orçamento centralizado: planejamento realizado apenas pela diretoria da empresa, sem contar com o apoio de gestores e colaboradores de outras áreas;
• Orçamento base histórico: esse tipo de planejamento considera dados do período anterior para definir expectativas de custos e receitas para os próximos meses ou ano;
• Orçamento base zero: como o nome diz, esse método cria um orçamento do zero. Para isso, avalia-se as necessidades da empresa sem considerar um histórico financeiro ou acontecimentos anteriores;
• Orçamento colaborativo: ao contrário do modelo centralizado, esse planejamento envolve os gestores de todas as áreas, que podem contribuir com insights alinhados com as necessidades de seus setores específicos;
• Orçamento contínuo: também chamado de rolling forecast, esse modelo mantém um planejamento constante de 12 meses. Ao final de cada mês, acontece uma revisão e adiciona-se um novo mês ao plano.

Além desses métodos, é possível aplicar o orçamento matricial, conhecido pela sigla GMD. Nesse tipo de planejamento, a análise financeira é feita a partir do cruzamento de dados sobre despesas, receitas e investimentos.

Para isso, é aplicada uma divisão por departamentos e o acompanhamento das movimentações financeiras em cada setor é feito por uma pessoa. 

Se o responsável pela área de marketing, por exemplo, pode identificar um gasto acima do esperado e notificar com agilidade os outros departamentos. Com isso, é possível buscar maneiras de equilibrar o orçamento e manter a saúde financeira da empresa. 

O momento certo para elaborar um plano orçamental na empresa

O ideal é que o planejamento orçamentário seja uma prática contínua, integrada à gestão empresarial. Contudo, o melhor período para elaborar esse documento deve ser decidido de acordo com os objetivos anuais e o ciclo operacional da empresa.

Ou seja, não existe um único momento certo. 

Para algumas organizações, o momento ideal é o início de um novo ano fiscal, enquanto outras empresas podem sentir a necessidade de fazer um planejamento semestral, por exemplo.

Em geral, o plano é elaborado no final do ano anterior ou no início do ano vigente para garantir uma análise do cenário nos próximos meses. Mas isso não é uma regra.

Para definir o melhor momento dentro do contexto da sua empresa, considere fatores como as suas metas estratégicas, o momento econômico (interno e externo) e o tipo de negócio. 

Independente do momento fixado no calendário, o planejamento sempre deve ser uma atividade contínua, estratégica e priorizada na empresa.

Como fazer um planejamento orçamentário?

Colocar o planejamento orçamental em prática vai muito além de entender o conceito e as metodologias aplicáveis. 

Existem aspectos indispensáveis para formular um plano realmente eficaz e completo, capaz de avaliar detalhes que impactam diretamente a saúde financeira do seu negócio.

Para ajudar no desenvolvimento, elencamos os principais fatores para criar um plano assertivo. Confira a seguir!

Tenha objetivos claros e bem definidos

Para iniciar o seu planejamento, é fundamental ter objetivos bem definidos. Para isso é necessário, antes de mais nada, conhecer a sua empresa.

Entender questões como o porte do negócio, faturamento mensal e anual, e posicionamento da marca no mercado é a base para criar um plano mais preciso.

Com isso em mente, você consegue ajustar expectativas e realidade, criando metas plausíveis e alinhadas ao contexto atual do negócio.

Ter essas metas claras é importante para fazer uma análise mais assertiva e, consequentemente, garantir projeções mais realistas.

Entenda a distinção entre gastos, custos e despesas

Antes da prática, é necessário entender algumas definições teóricas para conseguir desenvolver um bom planejamento.

Como vimos, o plano orçamental considera custos, receitas e investimentos. Nesse contexto, compreender a diferença entre gastos, custos e despesas é importante para fazer uma alocação eficiente de recursos.

Apesar de parecerem sinônimos, os três termos apresentam diferenças sutis entre si no universo corporativo. Vem entender:

• Custos: um custo é relacionado a produção de bens e serviços, algo indispensável para as empresas, como o pagamento de salário aos colaboradores;
• Despesas: engloba os gastos operacionais não relacionados à produção, ou seja, os valores necessários para manter o negócio em funcionamento, como aluguel;
• Gastos: normalmente utilizado para descrever despesas inesperadas. Ou seja, valores que são necessários para o funcionamento da empresa, mas não estavam previstos no orçamento, como a substituição de uma máquina.

Faça a previsão de vendas

Sem uma previsão de vendas, não é possível determinar uma projeção de faturamento e de recursos necessários para o futuro. 

Portanto, tenha definido algumas métricas de vendas para acompanhar as movimentações e realizar essa previsão no planejamento. 

Utilize relatórios como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e o Balanço Patrimonial para avaliar o histórico da empresa e, a partir disso, ter uma base informada de dados para projeções mais realistas.

Considere as deduções

Além de considerar as receitas, é fundamental levar em conta as deduções a serem aplicadas durante o período analisado no planejamento orçamentário empresarial.

Ou seja, é preciso incluir todas as saídas previstas do orçamento, como tributos, comissões e taxas de manutenção do e-commerce, por exemplo.

Avaliar essas deduções garante uma visão mais precisa das finanças da empresa a longo prazo, o que permite planejar uma alocação de recursos mais eficiente, assim como antecipar diferentes cenários.

Com isso, também é possível definir uma preparação mais sólida para lidar com desafios financeiros futuros e evitar grandes prejuízos motivados pela falta de planejamento.

Defina datas limites alternativas

Definir um prazo para a conclusão do planejamento é importante, mas estabelecer datas alternativas também é fundamental!

No cenário empresarial, as mudanças são constantes. Isso significa que adaptações são necessárias nas atividades internas das organizações, que precisam estar preparadas para acompanhar essas movimentações.

Como o plano orçamentário é parte importante da gestão de uma empresa, ele também deve ser flexível. A ideia das datas alternativas é justamente garantir essa flexibilidade, que vai permitir ajustes caso o cenário exija. 

Apesar disso, mantenha a disciplina: o planejamento vai guiar a empresa, por isso deve ser concluído a tempo de servir como base para a tomada de decisões.

Faça o monitoramento e a revisão do plano

Quando falamos em definir gastos, receitas e investimentos futuros, não estamos tornando algo definitivo. O planejamento orçamentário anual pode – e deve – ser ajustado sempre que necessário.

Podemos projetar um cenário futuro, mas muitas coisas podem acontecer ao longo do caminho. 

Uma oportunidade de negócio inesperada, uma movimentação na economia local, uma despesa fora dos planos: por mais detalhado que seja o seu planejamento, você está sujeito a imprevistos – sejam eles positivos ou negativos. 

Além disso, a empresa pode crescer e, com isso, as demandas e prioridades tendem a mudar. O planejamento precisa acompanhar essa movimentação.

Portanto, não deixe de monitorar e revisar o seu plano periodicamente. A dica é definir prazos para reavaliar o documento e indicadores de performance para facilitar o acompanhamento. 

A tecnologia como aliada ao elaborar um planejamento orçamentário

O avanço tecnológico permite que as empresas tenham uma série de ferramentas à disposição para otimizar diferentes processos internos. Isso inclui o setor financeiro e, claro, o planejamento orçamentário.

Imagine só realizar todos os passos que conhecemos até aqui de forma manual. Esse é um processo que demanda tempo e muita atenção, e mesmo quando feito com o máximo de cuidado, ainda está sujeito a erros.

Com o auxílio da tecnologia, as etapas tornam-se mais ágeis, práticas e estratégicas. Além disso, as chances de falhas são reduzidas. 

Para manter o planejamento, um sistema automatizado pode oferecer insights relevantes que ajudam a definir projeções mais precisas ou ainda emitir alertas quando os custos estão próximos de ultrapassar o valor previsto. 

Esses são apenas alguns exemplos, mas as soluções tecnológicas oferecem funcionalidades capazes de otimizar toda a gestão financeira do seu negócio.

Sistema para tesouraria da Gesplan

Falando em tecnologia e otimização financeira, o sistema para tesouraria da Gesplan surge como destaque e forte aliado das empresas no planejamento financeiro e orçamentário.

Essa é uma solução abrangente e integrada, desenvolvida para garantir ganho de eficiência, produtividade e segurança financeira na sua gestão.

O sistema traz funcionalidades exclusivas para simplificar o planejamento e o controle orçamentário, permitindo a simulação de diferentes cenários, definição de despesas e acompanhamento de resultados.

A ferramenta ainda permite um controle mais assertivo das variações entre os valores real e orçados. Tudo isso dentro de uma plataforma SaaS escalável, que acompanha o crescimento do seu negócio.

Conheça o sistema para tesouraria da Gesplan e otimize a gestão financeira da sua empresa!

Conclusão

Não há dúvidas de que o planejamento orçamentário é uma ferramenta indispensável para a gestão financeira de qualquer empresa, mas existem fatores para torná-la realmente vantajosa.

Estabelecer metas claras, compreender os diferentes tipos de orçamento e adotar práticas eficientes para elaboração do planejamento são passos importantes para que a sua empresa otimize o desempenho financeiro e garanta sustentabilidade a longo prazo.

Além disso, saber aproveitar o poder da tecnologia ao seu favor é uma necessidade no contexto atual e fator essencial para otimizar o desenvolvimento de um plano preciso.

Sistemas como o da Gesplan são grandes aliados para otimizar o processo, garantindo uma análise e um acompanhamento claros das finanças do seu negócio.

Para complementar o conhecimento e aprimorar ainda mais a gestão financeira na sua empresa, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre relatório financeiro.