A importância de um sistema de ordem de serviço no dia a dia

A rotina de prestadores de serviços, muitas vezes, envolve demandas criadas pelos clientes no que diz respeito à manutenção de equipamentos, visitas técnicas, troca de produtos, entre outros tipos de atendimento. Por isso, é fundamental a adesão a um sistema de ordem de serviço.

Em muitos negócios, esse tipo de solicitação é feita de forma manual e analógica. O problema dessa ação é que os dados podem se perder, e as informações repassadas de um colaborador a outro, não estarem claras o suficiente.

Além disso, a empresa perde tempo nesse processo e, sem o acompanhamento adequado desse controle de ordem de serviço, prejuízos financeiros podem ocorrer. Afinal, o nível da manutenção e o custo de equipamentos necessários para o atendimento precisam estar registrados.

A Ordem de Serviço, também conhecida como OS, é uma ótima fonte de informação sobre o negócio, por isso faz parte de modelos de sistema de gestão empresarial.

Na OS, ficam registrados dados estratégicos, como o cadastro do cliente, serviços executados, defeitos apresentados, peças trocadas, laudo técnico e valores cobrados.

Por que contratar um sistema de ordem de serviço?

Um programa de ordem de serviço possibilita que todos os responsáveis por uma prestação de serviços estejam alinhados sobre a tarefa a se cumprir e qual será o custo desse atendimento à instituição.

Para os gestores, é possível acompanhar em tempo real a atividade. Assim, a visualização de relatórios auxilia em tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas, tornando o negócio mais produtivo e à frente da concorrência.

Quem deve optar por esse sistema?

Um software para ordem de serviço é uma ótima opção para negócios que precisam controlar a mão de obra e apontar quais colaboradores estão disponíveis para atender aquela demanda.

Um outro caso ao qual o sistema de ordem de serviço pode auxiliar é a indicação de materiais utilizados e a demanda desses itens para a manutenção de equipamentos e produtos do portfólio.

Uma ordem de serviço também compõe a lógica para transformar a solicitação em um Pedido de Venda. Logo, é parte essencial da estratégia de crescimento, independentemente do tamanho do negócio e setor de atuação.

Benefícios de um sistema de ordem de serviço

Entre os principais benefícios para a organização, pode-se citar:

• Agilidade: a sistematização das tarefas facilita a rotina de todos os envolvidos no processo, que ocorre de forma mais independente, não sendo necessário que a solicitação se torne um trâmite entre os diferentes cargos hierárquicos;
• Produtividade: com um atendimento mais eficaz e rápido, a OS aumenta a produtividade;
• Versatilidade: com um sistema de ordem de serviço, é possível realizar orçamentos em outras moedas, para prestadores que realizam serviços a clientes de fora do país;
• Confiabilidade: a maior segurança dos dados torna sua empresa mais confiável,
• Lucratividade: saber as demandas do cliente de forma detalhada é um recurso poderoso para organizar prazos e equipes.

Por que optar por um modelo digital?

Para obter todos os benefícios mencionados, é recomendável que ocorra a migração de sistemas em papel para um sistema de ordem de serviço online.

Assim, fica mais fácil o gerenciamento dos diversos elementos envolvidos e que ocorrem ao mesmo tempo, como datas para início e término do serviço, o status da solicitação e a melhor forma de contatar os clientes.

Como funciona a automatização

Um sistema ERP é um bom exemplo do uso da tecnologia para a automatização de processos. A TOTVS possui uma solução focada no segmento de serviços e as rotinas acompanham alguns passos apresentados abaixo:

1. Apontamento: o primeiro passo da ordem de serviço é incluir a tarefa na demanda do dia e indicar a mão de obra necessária, tal como os materiais que serão utilizados. Todos os dados devem ser preenchidos nos campos indicados. Vale conferir as informações antes de confirmar.
2. Programação: aqui, ocorre a indicação da equipe que estará alocada para o atendimento, informando ao atendente.
3. System Tracker: precisa rastrear as movimentações? Nesta etapa, movimentos e registros de um evento indicado na plataforma podem ser visualizados detalhadamente.
4. Atendimento da OS: para acompanhar se houve o atendimento da Ordem de Serviço, quem foi o responsável e em que momento isso ocorreu, o sistema oferece tal conhecimento.

Soluções feitas para o seu negócio é com a TOTVS!

Agora que você já sabe a importância de otimizar seus processos, precisa de um parceiro especialista em tecnologia e que entenda as necessidades do negócio, como flexibilidade e escalabilidade. Se quiser saber como a TOTVS pode te ajudar, fale com um de nossos especialistas.